Imaginez que votre vie est une route sans fin. Vous pouvez avancer aveuglément sans objectif, mais personne ne peut vous dire où vous en serez dans cinq ans. Beaucoup de gens abandonnent le stream, ne voulant pas prendre de décisions, mais peu sont satisfaits de leur vie.

Une autre option vous permet de choisir le chemin. Chaque direction, chaque tournant de votre vie vous rapprochera de votre objectif. Vous saurez toujours que vous avancez dans la bonne direction. Si vous ne voulez pas laisser votre vie suivre son cours, vous avez besoin d'un outil tel que la planification.

La planification est un outil qui vous permet de tirer le meilleur parti de votre temps et de vos ressources. C'est un processus simple mais puissant qui implique la création d'une stratégie pour atteindre vos objectifs. Vous le décomposez en petites étapes (tâches) et attribuez des priorités à chacune. En plus d'évaluer et d'ajuster au besoin, la planification vous aide à travailler plus efficacement et à en faire plus en moins de temps. Dans l'ensemble, cela vous permet de voir une image complète de vos prochaines étapes, d'évaluer les progrès vers l'objectif et de modifier votre approche si nécessaire.

Supposons que vous souhaitiez maximiser l'effet de la planification. Dans ce cas, vous pouvez utiliser des stratégies de planification bien connues d'entrepreneurs et de gestionnaires prospères. Leurs solutions vous permettent de gagner du temps en fixant des objectifs et en découvrant ce qui vaut vos efforts et votre attention.

Les 3 meilleures stratégies de planification pour faire exploser votre productivité :

Méthode "Getting Things Done" par David Allen

L'une des pires choses à propos d'un emploi du temps chargé est de garder une trace de toutes les tâches dans votre tête. Garder à l'esprit vos objectifs et vos devoirs peut vous rendre anxieux et perturber votre concentration. Les neuroscientifiques affirment qu'avoir ses plans en tête est 1,4 fois moins efficace que de les écrire. En termes simples, la principale responsabilité de votre esprit est de proposer de bonnes idées et de résoudre des problèmes, et non de stocker toutes les tâches mineures.

C'est pourquoi David Allen, expert en productivité et consultant personnel, a un jour eu l'idée de créer un système unifié de toutes les tâches et de tous les engagements. David l'a appelé Getting Things Done (GTD) - parce qu'il vous aide à commencer à accomplir des tâches ici et maintenant sans reporter les tâches nécessaires. Ce système rend votre vie plus gérable et ajoute de la flexibilité à votre emploi du temps - lorsque vous n'avez pas besoin de faire quelque chose simplement parce que c'est sur votre liste de choses à faire. La particularité de ce système est que son utilisation ne cause pas de stress, vous pouvez donc mieux vous concentrer sur l'exécution des tâches au mieux.

La règle principale de GTD est d'écrire toutes vos tâches, même celles que vous transformez en routines. L'exception concerne les tâches qui nécessitent 1 à 2 minutes. L'expert suggère de les faire immédiatement pour faire de la place à des choses plus importantes. L'écriture des tâches a deux objectifs. Premièrement, cela vous aide à soulager le stress de manquer quelque chose d'urgent. Oubliez les nuits blanches et les rêves effrayants de manquer la date limite ! Et deuxièmement, cela vous permettra d'accomplir vos tâches plus efficacement, en hiérarchisant et en ajustant le calendrier en fonction de vos capacités et de votre niveau d'énergie actuel.

Lorsque vous appliquez Getting Things Done à votre vie et à votre travail, vous devez suivre cinq étapes principales :

1. Capturez toutes vos tâches et idées

Quant aux scientifiques, vous pourriez avoir plus de 60 000 pensées par jour. La plupart sont liés à l'autoréflexion ou aux émotions; encore, au moins 1000 d'entre eux sont des idées. Pour acheter quelque chose, changer votre façon de travailler, créer quelque chose de nouveau, appeler votre ami ou ne plus jamais porter ces chaussures inconfortables. Les pensées grouillent dans votre tête comme des abeilles, et leur bourdonnement peut être trop distrayant.

Enlevez-les de votre tête et mettez-les sur papier/votre application de planification préférée. Ainsi, vous augmenterez votre concentration et évaluerez combien vous avez dans votre assiette pour le moment. Lorsque vous proposez de nouvelles idées ou recevez de nouvelles tâches, mettez-les sur vos listes. Ne laissez rien errer dans votre esprit et vous empêcher de travailler de manière ciblée.

2.Clarifiez les idées et les tâches dans votre liste

Il est maintenant temps de nettoyer un peu ! Toutes les idées que vous avez écrites ne peuvent pas être utiles. Regardez donc votre liste et notez les devoirs et les réflexions réalisables. Écrivez-les sous forme de plan étape par étape. C'est ce sur quoi vous travaillerez, vos tâches principales et les tâches à long terme qui nécessitent plus de temps. Examinez cette tâche et demandez-vous : "Quelles étapes dois-je suivre pour l'accomplir ?"

Au début, cela peut prendre du temps pour comprendre cette façon de planifier chaque engagement. Néanmoins, avec plus de pratique, vous pourrez tout planifier en quelques minutes seulement, car la plupart de vos tâches quotidiennes sont répétables ou vous sont familières.

Être productif signifie se concentrer uniquement sur les choses que vous pouvez faire ; plus c'est rapide, mieux c'est. Si vous vous rendez compte que vous ne pouvez rien faire à propos de certaines missions, jetez-les. Des idées spécifiques peuvent toujours être utiles, alors stockez-les dans une liste "un jour" pour y revenir plus tard lorsque vous aurez plus de temps ou de ressources.

3. Organisez toutes vos tâches

Maintenant que vous avez une liste complète de tâches, comment pouvez-vous résoudre ce gâchis ? Selon GTD, vous devez organiser vos tâches étape par étape, en rendant vos actions ultérieures aussi simples que possible. Vous pouvez les trier par heure, projet et contexte.

Si certaines de vos tâches sont limitées dans le temps, comme une réunion, un événement ou un devoir avec une échéance brûlante, mettez-les dans votre calendrier. Définissez une notification un jour ou deux avant eux afin de ne pas vous demander quels événements vous devriez visiter ou comment vous y préparer dans les plus brefs délais.

La méthode GTD affirme que toute tâche qui nécessite plus d'une étape pour être terminée est un projet. Ainsi, vous devez créer une liste séparée pour noter tous vos projets. Donnez-leur des noms et décrivez-les en quelques phrases, puis écrivez les étapes que comprend chaque projet. Par conséquent, lorsque vous arriverez à l'un de ces projets, vous n'aurez qu'à suivre les étapes exactes sans vous demander quoi faire.

De plus, vous pouvez trier vos tâches par contexte. Si vous effectuez quelques tâches similaires en une journée, il est logique de les regrouper et de les terminer. Par exemple, si vous devez faire quelques présentations ou rencontrer quelques personnes, créez des listes spécifiques pour ces tâches et concentrez-vous jusqu'à ce que vous les ayez toutes terminées.

4. Passez en revue vos listes et réfléchissez

Une partie essentielle du système GTD consiste à vérifier fréquemment vos listes, à les mettre à jour, à barrer les tâches terminées et à observer ce que vous pouvez faire ensuite. Passez-les en revue pour vous assurer que vous n'avez rien manqué et que vous connaissez toujours vos priorités. Vous pouvez faire des bilans hebdomadaires à la fin de la semaine pour voir ce que vous avez accompli et suivre vos progrès.

Lorsque vous examinez vos listes et vos tâches, posez-vous quelques questions :

• Est-ce que toutes mes listes sont à jour ?
• Ai-je coché toutes les tâches terminées ?
• Ai-je inscrit toutes les nouvelles idées dans les listes et les ai-je triées ?
• Ai-je réussi à respecter tous mes rendez-vous ?
• Est-ce que je veux faire quelque chose de la liste "Un jour" la semaine prochaine ?
• Que puis-je améliorer pour terminer plus de tâches en même temps ?

5. Engagez-vous dans vos tâches

La moitié du succès lors de l'application de GTD consiste à planifier et à écrire chaque étape. L'autre moitié est en fait d'agir. Si votre travail ne vous enflamme pas le cœur, aucune liste de tâches ne peut vous aider à devenir plus efficace. Essayez donc de trouver quelque chose que vous admirez dans votre travail, puis tenez-vous en à cette pensée positive tout en planifiant vos journées et en accomplissant vos tâches.

Une autre chose qui vous aidera à rester au top de vos performances est d'adapter vos actions à vos ressources intérieures. En regardant les listes de choses à faire le matin, pensez à ce pour quoi vous avez l'énergie et le temps et à ce qu'il vaut mieux passer à un autre jour. Seules les tâches avec un délai précis peuvent être urgentes, tandis que vous pouvez facilement ajuster le reste des plans à votre bien-être et à votre humeur.

Getting Things Done est parfait pour vous si vous recherchez une stratégie de planification pour vous aider à vous "réveiller" et à commencer à apporter des changements. déplacer dans n'importe quelle direction. Après tout, lorsque rien ne s'oppose à vous, qu'il s'agisse de pensées anxieuses ou d'un manque de plan, il est beaucoup plus facile d'apprécier le processus et d'obtenir des résultats fascinants.

Méthode de planification "Must, Should, Want"

Si vous débutez dans la planification ou si vous souhaitez rendre votre routine de planification moins stressante et plus agréable, alors vous devriez l'essayer ! Les systèmes de planification précédents vous paraissent-ils trop détaillés et chronophages ? Ensuite, nous avons une méthode moins compliquée. "Must, Should, Want" est une stratégie de planification qui vous aide à vous concentrer sur trois tâches essentielles par jour.

Lorsque vous suivez "Must, Should, Want", vous commencez votre liste de tâches quotidiennes par trois tâches :

• la tâche que vous devez accomplir dans tous les cas, quelque chose d'urgent ou d'essentiel pour votre carrière/santé
• la tâche inutile qui contribue à vos objectifs à long terme
• la tâche que vous aimeriez réellement accomplir (principalement quelque chose en dehors de la routine de travail)

Ainsi, chaque jour, vous accomplissez une tâche qui a un impact immédiat sur votre vie, une pour vous rapprocher de vos rêves et une pour vous sentir mieux ici et maintenant. Cette méthode de planification est parfaite pour garder votre santé mentale et vous détendre après des périodes de travail intense avec des horaires chargés et des listes de tâches complètes.

Le matin, passez en revue la liste d'hier et évaluez vos progrès. Vous sentez-vous satisfait lorsque vous accomplissez les trois tâches ? Vous aident-ils à vous rapprocher de la vie que vous souhaitez ? Lorsque vous répondez à ces questions, décidez si vous souhaitez modifier quelque chose sur votre liste.

Le système de planification des résultats Agile

Il est difficile de suivre vos objectifs sans voir les résultats réels. Vous pensez peut-être que vous faites du surplace sans avancer, alors votre motivation diminue. Pourtant, il existe un moyen de construire votre planification autour des résultats. Alors que la plupart des stratégies et approches de planification se concentrent sur la définition d'objectifs et leur réalisation, le système de résultats Agile consiste à obtenir des résultats significatifs.

Selon ce système, au lieu de vous submerger de tâches, vous ne définissez que trois résultats que vous souhaitez atteindre dans un temps donné. Vous pouvez mettre en évidence vos résultats aux niveaux suivants : trois résultats pour la journée, la semaine, le mois et l'année.

Les résultats de chaque niveau se renforcent mutuellement, vous permettant de poursuivre vos principaux objectifs de vie. Le respect de la "règle des 3 résultats" vous montrera comment vous concentrer sur la destination plutôt que sur les moyens d'y parvenir. En d'autres termes, cela vous aide à être flexible dans votre approche tout en vous souvenant constamment de vos priorités.

Dans le même temps, les résultats Agile sont un système bien plus accessible que les stratégies d'objectifs GTD ou SMART. Il n'a pas besoin de préparations, d'outils spéciaux ou d'une compréhension approfondie de chaque étape de planification. Vous avez juste besoin d'une feuille de papier ou d'un document vierge sur votre PC/smartphone pour noter vos trois résultats souhaitables.

Votre plan préliminaire, selon les résultats Agile, pourrait ressembler à ceci :

1.Trois "victoires" pour une journée. Au début de chaque journée, fixez-vous trois résultats que vous souhaitez atteindre. Puisque vous ne disposez que de 18 heures par jour, assurez-vous que vos objectifs sont réalisables et réalistes.

2. Trois résultats pour chaque semaine. Le lundi, définissez les trois principaux résultats que vous souhaitez atteindre d'ici la fin de la semaine. Idéalement, ils devraient correspondre aux résultats quotidiens. Ensuite, le vendredi, analysez ce que vous avez accompli et quels résultats ne vous ont pas rapproché de vos objectifs à long terme. Débarrassez-vous ensuite des résultats qui vous font reculer et concentrez-vous sur ceux qui sont utiles pour vos résultats mensuels et annuels.

3. Trois réalisations pour chaque mois. Vos résultats quotidiens et hebdomadaires devraient vous aider à atteindre des objectifs plus importants : ceux que vous devez définir au début de chaque mois.Ils ne sont pas si facilement réalisables, mais ils vous aident à avoir une vue d'ensemble de votre futur chemin. Vous pouvez vous concentrer sur le résultat le plus remarquable lorsque vous obtenez des résultats moins significatifs dans le processus.

4. Trois résultats cruciaux pour l'année. N'ayez pas peur de penser grand à ce que vous voulez accomplir au cours de l'année. Plus votre objectif est ambitieux, plus vous volerez haut pour l'atteindre. En fin de compte, il ne sera pas si important que vous ayez atteint vos résultats - la quantité d'efforts et d'expérience acquise sera beaucoup plus importante. En attendant, n'oubliez pas que vos résultats mineurs devraient contribuer à de plus grands - comme un ruisseau qui se jette dans une rivière et la mer.

Le système de résultats Agile vous aide à commencer à agir si vous êtes bloqué dans la phase de planification. De plus, il n'attire pas votre attention sur des tâches mineures qui ne nécessitent pas de planification supplémentaire. Un niveau avancé de résultats Agile comprend la division des résultats en "sphères d'influence" afin que vous puissiez choisir ce que vous voulez réaliser dans chaque sphère de votre vie.

Par exemple, vos principaux domaines d'intérêt pourraient être la santé, la carrière et la famille. Faites-leur trois colonnes dans vos listes de tâches et notez-les en commençant par les priorités les plus élevées. Vous pourrez alors maîtriser toutes les sphères de votre vie sans rien manquer d'essentiel.

Comment garder du temps pour vous et vos proches ?

Outre la planification de votre évolution de carrière et la définition d'objectifs pour le développement de vos compétences, vous devez également disposer de suffisamment de temps de qualité à passer comme vous le souhaitez. Alors que la plupart des gens utilisent une excuse "n'ont pas le temps, doivent travailler" pour ne pas passer du temps avec leurs amis, leur famille ou leur passe-temps, vous avez la possibilité de changer cela dès maintenant !

Les scientifiques n'arrêtent pas de dire que la vie sociale est importante pour votre productivité, votre bonheur et votre santé mentale. Une carrière est essentielle pour rester à flot et avoir le sentiment d'être à la hauteur de votre potentiel, mais la socialisation et la concentration sur vos souhaits sont tout aussi cruciales. Passer plus de temps entouré de gens aiguise votre mémoire, améliore vos capacités cognitives et peut même prolonger votre vie. Mais comment pouvez-vous réserver quelques heures pour cela dans votre emploi du temps chargé ?

C'est là que la planification est utile ! Ne pensez pas que vous pouvez uniquement programmer des réunions avec des collègues et mettre des arrangements de travail dans votre calendrier. Votre famille, vos amis et vos passe-temps méritent également de figurer sur des listes de choses à faire. Nous avons créé quelques conseils pratiques qui vous aideront à toujours trouver du temps pour les choses et les personnes que vous aimez :

1. Planifiez des dîners. Une cuisine savoureuse et une compagnie agréable peuvent égayer votre journée (et vous aider à socialiser) ! Donc, si vous êtes occupé la majeure partie de votre journée, laissez-vous du temps libre pour un dîner chaleureux avec vos amis ou votre famille. Ce sera l'occasion idéale de partager les dernières nouvelles, d'obtenir le soutien dont vous avez besoin et de vous détendre après une dure journée de travail. Vous pouvez organiser de tels dîners deux à trois fois par semaine, mais n'oubliez pas de les mettre dans votre emploi du temps et de définir une notification préalable.

2. Faites un plan pour les appels de la famille/des amis. Nous avons tous ces semaines sans minute supplémentaire pour expirer, sans même mentionner quelques heures de loisirs. Attendez, ce n'est quand même pas une excuse pour oublier les personnes que vous chérissez ! Prévoyez 15 minutes tous les deux jours pendant votre pause pour appeler vos parents et leur faire savoir que vous vous souciez d'eux ou pour demander à vos amis comment ils vont. Rester en contact avec eux peut réduire votre anxiété et améliorer votre humeur, même lorsque vous survivez à vos journées de travail les plus folles.

3. Créez un tableau de souhaits mutuel et incarnez-les ensemble. Lorsque vous avez une grande famille ou une compagnie d'amis avec des intérêts totalement différents, il est difficile de trouver un compromis et de passer du temps ensemble. C'est pourquoi vous pourriez sans cesse repousser et éviter ces réunions. Créez un tableau de souhaits mutuel (sur papier ou dans un document en ligne), où chacun peut exprimer sa vision d'un temps de qualité parfait ensemble.Chaque fois que vous vous rencontrez, vous pouvez incarner l'un des souhaits du conseil d'administration, en ajustant le souhait à vos capacités, vos finances et votre énergie actuelles

4. Passez vos vacances ensemble. Faites-vous partie de ceux qui sautent des vacances en raison d'une charge de travail élevée, tout comme les 26 % restants ? Il est alors temps de changer cette habitude improductive et de profiter au maximum de vos jours de congé en les combinant avec du temps en famille ou entre amis. Proposez à vos proches de passer les vacances ensemble. Vous vous amuserez beaucoup plus et apprendrez à en profiter même si vous êtes un bourreau de travail confirmé. De plus, vous créerez des souvenirs précieux qui vous rapprocheront les uns des autres. Cela semble beaucoup, hein ?

Suivez ces conseils de planification et vous transformerez la socialisation en une habitude saine. Cela vous aidera à créer des liens solides et à toujours rester un ami-parent-enfant-partenaire attentionné.

La planification peut devenir la superpuissance qui vous permet d'être au-dessus des ⅔ des personnes qui vous entourent grâce à une approche intelligente et réfléchie. En effet, la planification est un outil efficace pour garder une trace de vos objectifs et de vos priorités sans manquer aucun aspect de votre vie. C'est un moyen pour vous de rester au top de vos performances et d'apprivoiser votre anxiété d'oublier les délais et les arrangements. Alors qu'est-ce qui vous empêche de l'utiliser ?

Ressources :

• Sondage : 7 sur 10 modifient leurs plans de vacances d'été en raison de l'inflation (2022)
• Mayo Clinic Minute : Les avantages d'être socialement connecté (2019)
• Getting Things Done : un système de productivité pour tous les domaines de la vie (2019)
• La neuroscience explique pourquoi vous devez écrire vos objectifs si vous voulez réellement les atteindre (2018)

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