L'endurance dans votre vie ne signifie pas seulement l'énergie dont vous disposez tout au long de la journée. Il s'agit également de la productivité dont vous faites preuve lors de l'exécution de tâches, de la résolution de problèmes complexes et de la gestion de votre temps. Mais lorsque vous êtes occupé, il est difficile de respecter tous les délais et de rester au top de vos performances.

Alors, existe-t-il un moyen de planifier votre journée et d'atteindre vos objectifs sans vous épuiser ? Tout d'abord, vous devez définir pourquoi vous ne parvenez pas à devenir productif.

Raisons pour lesquelles vous pouvez vous sentir improductif

Si vous avez du mal à planifier votre journée mais que vous n'avez toujours pas le temps pour tout ce que vous avez prévu, ne vous inquiétez pas, vous n'êtes pas seul ! Des recherches britanniques montrent qu'une personne moyenne n'est productive que moins de trois heures par jour. Il n'est donc pas étonnant que vous vous sentiez inefficace tout au long de la journée. Examinons maintenant les raisons exactes de l'improductivité :

Mauvaise priorisation

Au début de votre semaine, vous avez des tâches spécifiques à accomplir jusqu'au week-end. Mais supposons que vous ne parveniez pas à les hiérarchiser par ordre d'importance. Dans ce cas, vous risquez de perdre votre temps à trier les fichiers de votre smartphone au lieu de terminer le projet urgent.

Les recherches de McKinsey & Company ont montré que seulement 9 % des professionnels de carrière trouvent leur allocation de temps efficace. De plus, 48 % des professionnels pensent qu'ils ne parviennent pas à hiérarchiser les tâches en fonction de la stratégie de leur entreprise.

Procrastination

Que ferez-vous probablement face à une tâche difficile ? Bien sûr, reportez-le à demain! La procrastination est le mal le plus terrible des professionnels de carrière. Pourtant, il nous accompagne au quotidien. Par conséquent, vous n'accomplirez même pas la moitié des tâches planifiées.

Et le problème est plus important que vous ne pouvez l'imaginer : une étude a révélé que 20 % des citoyens américains tergiversent quotidiennement. La procrastination peut également affecter considérablement votre carrière. Une autre étude a prouvé que les procrastinateurs ont des salaires inférieurs, une plus grande probabilité d'être au chômage et des durées d'emploi plus courtes.

Le perfectionnisme

Il n'y a rien de mal à être diligent. Eh bien, jusqu'à ce que vous deveniez perfectionniste. Le perfectionnisme est un puissant tueur de productivité si vous le laissez vous envahir. Lorsque vous avez peur de terminer le projet parce que vous voulez le rendre parfait, c'est un signe que votre perfectionnisme est déjà devenu un obstacle.

Certaines personnes pensent que le perfectionnisme est un excellent trait de productivité. Mais le sondage de l'Université Dalhousie montre que les perfectionnistes sont contre-productifs lorsqu'ils s'efforcent de faire leur travail parfaitement.

Si vous avez remarqué que vous avez l'une des habitudes ci-dessus, il est temps d'augmenter votre productivité ! Et c'est là que les compétences en gestion du temps sont utiles.

Pourquoi devriez-vous effectuer une gestion du temps ?

Avec la gestion du temps, vous pouvez contrôler votre routine quotidienne au lieu d'être sous la pression constante des circonstances. Il vous aide également à maintenir un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée. Généralement, cela peut apporter de telles améliorations à votre vie :

Afficher de meilleurs résultats au travail

La gestion du temps vous aide à être plus performant au travail. Cela signifie que vous contrôlez l'ensemble du processus afin que vous puissiez effectuer plus de tâches en moins de temps et avec moins de stress. L'enquête a découvert que la gestion du temps vous aide à effectuer des tâches professionnelles au niveau de compétence le plus élevé et à les hiérarchiser facilement.

Respectez facilement les délais

Le simple fait d'entendre le mot « délai » peut nous rendre malade, sans même mentionner le fait de les gérer au travail. Mais la gestion du temps peut adoucir ce pot. Avec son aide, vous pouvez évaluer le temps dont vous avez besoin pour accomplir chaque tâche, respectant ainsi les délais sans hâte. De plus, la gestion du temps vous aidera à terminer les tâches à l'avance pour vous sentir plus détendu lorsque vous travaillez.

Réduire le stress

Le rapport CareerCast sur le stress au travail indique que plus de 71 % des personnes sont stressées au travail, tandis que les délais stricts sont la raison la plus courante du stress au travail.Une hiérarchisation efficace vous donnera suffisamment de temps pour effectuer des tâches urgentes afin que vous ne vous sentiez pas coupable ou stressé. De plus, vous parviendrez à éviter les distractions chronophages qui réduisent votre niveau de productivité.

Gagnez plus de temps pour vous-même

Lorsque vous maîtrisez vos compétences en gestion du temps, vous avez besoin de moins de temps pour terminer vos routines de travail quotidiennes ou résoudre un problème complexe. Ainsi, vous aurez plus de temps à consacrer à vos proches ou à votre passe-temps. Et cela compte également en termes de productivité, car lorsque vous êtes bien reposé, vous êtes plus efficace.

Malgré tous les avantages offerts par la gestion du temps, vous trouverez peut-être difficile de planifier votre journée. Pourtant, avec les bonnes stratégies, vous pouvez maîtriser vos compétences en gestion du temps, augmenter votre productivité et disposer de plus de temps pour vous épanouir.

Stratégies de gestion du temps pour augmenter votre productivité

L'approche réfléchie est essentielle en matière de gestion du temps. Lorsque vous êtes calme et stable, il n'y a aucune tâche que vous ne pouvez pas accomplir. Mais ce dont vous avez également besoin, c'est de réflexion pour réaliser vos capacités réelles, élaborer des plans réalistes et fixer des objectifs réalisables. Cependant, ces stratégies de gestion du temps peuvent faire passer vos performances au niveau supérieur.

Soyez réaliste lorsque vous définissez vos objectifs

La plupart des objectifs que vous vous fixez peuvent sembler difficilement accessibles, car vous prévoyez de les atteindre dans un avenir lointain. Mais essayez d'être plus réaliste vis-à-vis de vos objectifs, et vous verrez que vous pourrez les atteindre plus rapidement. La recherche psychologique indique également des objectifs réalisables liés à votre bien-être, votre réussite globale et votre croissance personnelle.

Fixez-vous de petits objectifs mesurables spécifiques pour la semaine à venir et évaluez vos progrès pendant les week-ends. Vous verrez quelles tâches prenaient trop de temps et où vous tergiversez le plus. Cependant, vous obtiendrez également des résultats dont vous pourrez être fier, qui renforceront votre estime de soi et vous rendront plus productif lorsque vous effectuerez d'autres tâches.

Comment pouvez-vous le faire ?

Les objectifs réalistes sont ceux que vous pouvez atteindre sans trop changer votre vie. Par exemple, si vous souhaitez développer la valeur de votre entreprise actuelle ou vous entraîner tous les deux jours de la semaine pendant une heure, ce sont des objectifs réalisables. Même s'il vous faut un mois ou un an pour atteindre ces objectifs, ils restent réalistes car vous les définissez en fonction de vos capacités initiales.

À son tour, lorsque vous vous fixez pour objectif de devenir millionnaire en six mois alors que vous n'avez même pas lancé votre entreprise, cela signifie que vous n'êtes pas réaliste. Nous avons une astuce sur la façon dont vous pouvez mesurer vos objectifs - demandez-vous : "Puis-je atteindre cet objectif avec ce que j'ai maintenant ?" et "Combien de temps me faudra-t-il pour l'atteindre ?". Et si vos capacités vous permettent d'atteindre l'objectif dans un avenir proche, alors atteignez-le.

Séparez vos objectifs

La prochaine chose que vous devriez apprendre est de séparer vos objectifs en fonction du temps dont ils ont besoin. Notez vos tâches majeures et mineures, puis marquez celles qui sont faciles d'accès, répétables et prennent moins de temps - ce sont vos objectifs quotidiens. Par exemple, vous pouvez boire huit verres d'eau ou consulter vos e-mails et répondre à des messages urgents en une journée, alors marquez-les quotidiennement.

Ensuite, décidez des tâches à long terme qui sont impossibles à accomplir en une journée. Il peut s'agir d'un objectif d'entraînement particulier ou d'un projet de travail - marquez-les comme des objectifs hebdomadaires afin que vous sachiez qu'ils prendront plus de temps. Vous pouvez diviser les objectifs hebdomadaires en petites étapes et effectuer une action par jour pour les atteindre jusqu'à la fin de la semaine.

Après cela, choisissez les objectifs difficiles à atteindre. Supposons que vous vouliez lire dix livres ou apprendre le français. Marquez ces objectifs comme mensuels et définissez des jours spécifiques pour y revenir afin qu'ils ne vous dérangent pas lors de tâches plus essentielles.

Comment pouvez-vous le faire ?

Il est difficile de garder à l'esprit toutes les tâches et priorités lorsque vous êtes occupé. Ainsi, pensez à utiliser un planificateur ou un calendrier pour noter toutes vos tâches, définir leur statut et les classer par ordre de priorité.Vous pouvez également noter le temps approximatif que vous prendra chaque tâche

Nous ne suggérons pas que vous deveniez obsédé par chaque minute. Mais lorsque toutes vos tâches sont sur papier ou sur votre écran, il vous sera plus facile de vous diriger vers elles et d'évaluer vos progrès.

Utilisez la stratégie des "six tâches"

La majorité des stratégies de planification du temps sont difficiles à mettre en œuvre. Ils vous obligent à faire de longues listes de tâches, à respecter un calendrier et à évaluer chaque pas que vous faites vers les objectifs. Mais ces tâches ne sont-elles pas trop distrayantes, surtout si vous devez rester concentré ? Alors envisagez d'essayer cette stratégie de planification du temps accessible proposée par la consultante en productivité Ivy Lee.

Sa stratégie était simple comme bonjour : écrivez six tâches importantes pour demain avant d'aller vous coucher. Priorisez-les en fonction de leur importance. Le lendemain, réalisez le premier objectif quotidien et ne passez pas à un autre tant que vous ne l'avez pas terminé. Accomplir d'autres missions de la même manière. Cette stratégie vous permet de vous concentrer intensément sur chaque tâche afin de pouvoir les accomplir au niveau de compétence le plus élevé.

Comment pouvez-vous le faire ?

Cette stratégie peut sembler un peu déroutante lorsque vous avez beaucoup de petites tâches pendant la journée. Mais cela peut également vous aider dans de tels cas : divisez vos petites tâches en six groupes selon le type et effectuez-les une par une.

Par exemple, votre première tâche serait de clarifier vos prochaines étapes dans un projet de travail en cours. Ensuite, vous y insérez tous les changements nécessaires. Vous pouvez dédier votre troisième objectif à votre productivité, comme méditer pendant 15 minutes ou faire une petite pause pour parler avec vos collègues. Le travail ne vous déchirera pas entre des dizaines de tâches si vous réalisez progressivement tous vos plans quotidiens.

"Mangez vos grenouilles" le matin

Ne laissez pas cette phrase vous embrouiller : nous n'allons pas manger de vraies grenouilles ! À son tour, "Eat that frog" est une stratégie de planification du temps de Brian Tracy, inspirée de la citation de Mark Twain. L'idée principale de cette stratégie est d'effectuer les tâches les plus difficiles et les plus désagréables au début de votre journée, afin que le pire soit derrière vous jusqu'à la fin de votre journée.

Penser à une tâche compliquée peut ruiner votre productivité. Ainsi, en le terminant tôt, vous serez moins stressé et plus motivé pour gérer les autres routines quotidiennes. Mais cette stratégie a aussi des inconvénients. Lorsque vous commencez votre journée avec la pire tâche, vous pourriez finir par être épuisé et fatigué après l'avoir terminée (cela est lié à la nature de la tâche). Alors appliquez-le lorsque vous faites face à des activités mentalement et non physiquement intenses.

Comment pouvez-vous le faire ?

La première chose à faire est de choisir la tâche la plus stressante pour vous. Appeler votre médecin, préparer la présentation du projet ou faire une présentation pour impressionner votre patron peut être une tâche difficile. Donc, si vous trouvez le devoir déprimant, terminez-le d'abord pour que le reste de la journée se déroule parfaitement.

Planifiez des appels professionnels importants tôt le matin s'ils vous mettent mal à l'aise. Lorsque vous l'avez terminé, prenez un gros marqueur et rayez la tâche détestée du planificateur, afin que vous sachiez que c'est fait et ressentez un soulagement incroyable.

Déléguez vos tâches

Il est temps d'oublier la règle : "Vous voulez que le travail soit bien fait, vous le faites vous-même." Bien sûr, c'est une excellente option pour les personnes qui vous entourent, mais pas pour vous. Si vous voyez que vous êtes surchargé de tâches, et que certaines d'entre elles peuvent être transférées à d'autres, n'hésitez pas !/p>

Une étude récente a montré qu'une délégation efficace réduit le stress au travail et vous motive à donner le meilleur de vous-même. Cela vous donne plus de temps pour terminer correctement vos devoirs et vous permet de gagner du temps pour les activités que vous aimez, que ce soit la lecture ou une petite fête à la maison avec vos amis.

Comment pouvez-vous le faire ?

Il peut être difficile de commencer à déléguer lorsque vous n'y êtes pas habitué, alors commencez petit. Tout d'abord, refusez d'aider les autres lorsque vous avez encore des devoirs urgents à accomplir.Ensuite, commencez à déléguer des tâches simples comme faire quelques copies de documents ou trier les fichiers de travail à votre chef de bureau

Vous pouvez également déléguer vos tâches ménagères : demandez à votre partenaire de nettoyer lorsque vous êtes complètement vidé ou commandez un dîner sain à emporter lorsque vous n'avez pas le temps de cuisiner. Cela vous fera non seulement gagner du temps, mais vous rendra également moins stressé et anxieux.

Évitez le multitâche

Il existe une croyance commune selon laquelle si vous n'effectuez qu'une seule tâche à la fois, vous êtes faible et contre-productif. Cependant, le multitâche est épouvantable pour votre niveau d'énergie et de productivité. La recherche neuroscientifique a prouvé que le multitâche vous rend 40 % moins productif, ralentit votre flux de travail et vous rend moins concentré.

La jonglerie de tâches réduit vos performances au travail et crée un arriéré d'anxiété en raison des tâches en cours inachevées. Ainsi, essayez d'atteindre vos objectifs quotidiens en conséquence - étape par étape. Cette approche augmentera votre concentration et vous aidera à obtenir de meilleurs résultats.

Comment pouvez-vous le faire ?

Si vous avez l'habitude d'effectuer plusieurs tâches simultanément, vous aurez peut-être du mal à changer cette habitude. Mais nous vous proposons quelques conseils pour éviter le multitâche. Si vous écoutez des podcasts lorsque vous travaillez, baissez le volume sonore afin de ne pas être distrait par les informations qu'il propose.

Et si vous répondez à des tonnes de messages et que vous vous imprégnez des réseaux sociaux tout en gérant des problèmes professionnels, essayez de désactiver les notifications. Vous pourrez y répondre plus tard lorsque votre cerveau n'aura pas besoin d'une forte concentration.

Utiliser des outils de planification

N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin de garder chaque tâche et devoir dans votre mémoire car il existe de nombreux outils de gestion du temps et de planification pour le faire pour vous. Ces applications de planification gratuites comme Trello, Asana ou Notion sont parfaites pour stocker toutes vos tâches avec des descriptions, des fichiers joints et d'autres détails cruciaux.

Vous pouvez les ajuster au maximum : par exemple, si vous souhaitez recevoir des notifications sur d'autres tâches, activez-les. Suivez la progression de chaque objectif, partagez vos plans avec d'autres personnes et conservez vos routines au même endroit pour ne rien oublier d'urgent. De tels outils peuvent vous faciliter la vie. En répertoriant tous les plans, vous créez un guide étape par étape pour vos tâches et routines afin que vous ayez le contrôle total de toute votre vie.

Comment pouvez-vous le faire ?

Si vous souhaitez tirer le meilleur parti des outils de planification, choisissez-en un et respectez-le. En utilisant de nombreuses applications de planification, vous pouvez facilement vous perdre et être moins productif. Essayez donc divers outils, testez leurs fonctionnalités et décidez lequel vous convient le mieux.

Si vous n'avez jamais utilisé d'applications de planification auparavant, vous pouvez commencer par l'application de rappel système de votre smartphone/ordinateur portable (comme Apple Reminders ou Google Calendar) ou utiliser des applications simples comme Microsoft Todoist.Après cela, entrez toutes vos tâches et objectifs, commencez à les suivre, marquez les devoirs terminés et ressentez à quel point la productivité vous remplit à ras bord !

Ressources :

• Combien d'heures productives dans une journée de travail ? Seulement 2 heures, 23 minutes… (2021)
• Faire de la gestion du temps la priorité de l'organisation (2013)
• Psychologie de la procrastination : pourquoi les gens remettent des tâches importantes à la dernière minute (2010)
• L'impact de la procrastination sur le lieu de travail et l'impact du lieu de travail sur la procrastination (2013)
• Dimensions du perfectionnisme et productivité de la recherche chez les professeurs de psychologie : implications pour comprendre la (mal)adaptabilité du perfectionnisme (2010)
• Gestion efficace du temps sur la performance des employés de Northern Nigeria Noodle Company LTD (2020)
• Enquête auprès des lecteurs d'emplois stressants (2017)
• Un examen plus approfondi des objectifs de vie à l'âge adulte : appliquer une perspective de développement au contenu, à la dynamique et aux résultats de l'importance et de l'atteinte des objectifs (2019)
• La méthode Ivy Lee : la routine quotidienne recommandée par les experts pour une productivité maximale (2020)
• Mangez cette grenouille : Brian Tracy explique la vérité sur les grenouilles (2021)
• Délégation efficace et son impact sur les performances des employés (2020)
• Le multitâche est-il mauvais pour votre cerveau ? Des experts révèlent les dangers cachés de jongler avec trop d'emplois (2009)
• Ne vous dispersez pas trop : l'impact de la jonglerie de tâches sur la vitesse d'exécution des tâches par les travailleurs (2010)