Veel presteerders denken in hun leven na over hoe goed het zou kunnen zijn om 30 uur in een dag te hebben in plaats van 24 om meer tijd te besteden aan dingen die hen vreugde brengen. Als jij een van hen bent, zou je moeten weten hoe zinloos deze gedachten zijn. Je kunt dingen als tijd niet veranderen, maar je kunt leren er omheen te spelen en de meest effectieve manier vinden om het te besteden. Dat is waar tijdmanagementvaardigheden essentieel zijn - ze bepalen hoe goed je uren van je leven kunt besteden, zodat je tijd hebt voor alles wat gepland is zonder je uiterste best te doen.

Timemanagement helpt je meer te bereiken in minder tijd

Je hersenen kunnen behoorlijk lui worden als je er geen bepaalde tijdslimieten aan vastlegt. Bovendien heeft het de neiging om taken uit te stellen totdat uw deadlines beginnen te branden. Dus door uw tijdmanagementvaardigheden te ontwikkelen en te implementeren, optimaliseert u de manier waarop uw brein werkt, zodat u het volledige potentieel ervan kunt benutten. Inderdaad, als je een bepaald plan hebt met stappen en tijdschema's in gedachten, zal het veel gemakkelijker zijn om de taak te starten en te voorkomen dat je lui gaat denken in het proces.

Behalve dat het u zekerheid geeft, kan timemanagement in verschillende situaties uw redding worden. Dus laten we eens kijken waarom je deze vaardigheid zeker moet gaan ontwikkelen.

Timemanagement maakt je leven minder stressvol

Timemanagement maakt je leven minder stressvolAls je geen bepaald plan voor de dag hebt, geef je jezelf een extra reden om je zorgen te maken. Als je bijvoorbeeld de helft van je dag op kantoor rondhangt of grappige dierenvideo's bekijkt, kan een andere helft van je dag een ramp worden.

Je zult jezelf de schuld geven van uitstelgedrag en proberen je dagelijkse taken gehaast af te ronden, wat stress voor je hersenen en lichaam veroorzaakt. Aan het einde van je werkdag voel je je uitgeperst als een citroen en vals. Erger nog, als je slechte tijdmanagementvaardigheden hebt, kunnen zulke dagen herhaaldelijk voorkomen, als een vicieuze cirkel van uitstelgedrag.

Als je 's ochtends wat tijd had besteed aan het plannen van hoeveel tijd je aan elke activiteit zou besteden, zou de dag minder stressvol voor je zijn. U hoeft zich niet af te vragen: "Ga ik alles op tijd doen?" of "Zal het me lukken om voor de deadline klaar te zijn?" meer.

Zelfs als een taak te tijdrovend is om tot het einde van je werkdag te voltooien, weet je het vanaf het begin. U kunt uw baas of collega's daarover waarschuwen. Als je je realiseert dat je een afspraak met een vriend of familiediner niet haalt, kun je wat kleine taken voor morgen overlaten en dan tijd doorbrengen met je dierbaren.

Stel je voor: geen haast, geen paniek door onzekerheid, geen gemiste vergaderingen en boze collega's. Die dingen dragen in de eerste plaats bij aan je werkgerelateerde stress, dus raak ze kwijt met behulp van timemanagement en begin weer te genieten van je werk.

Timemanagement verhoogt uw productiviteit

Stel dat je gewend bent om het voltooien van taken uit te stellen tot het einde van de dag. In dat geval kan timemanagement een redder in nood zijn voor uw productiviteit. Met deze vaardigheid kun je duidelijk bepalen hoe lang het duurt voor elke taak, zodat je je kunt concentreren op het voltooien ervan. Zo kun je in kortere tijd meer taken uitvoeren, zonder afgeleid te worden door de drukte en zonder vooruit te kijken naar andere opdrachten. Inderdaad, als je een duidelijk plan hebt met specifieke tijdschema's, komt er een tweede wind op en voel je je productiever dan ooit.

Je vraagt ​​je misschien af: "Zal ik veel van mijn tijd besteden aan het plannen in plaats van aan het uitvoeren van dingen?". In het begin kan het wat van uw kostbare tijd kosten: wennen aan tijdplanning, tools ervoor kiezen en uw workflow daarop aanpassen.Maar als je er eenmaal aan gewend bent, zal timemanagement je veel tijd gaan besparen! Je kunt deze tijd besteden aan leren, ontspannen of naast de mensen zijn die je bewondert - alles behalve werk (onthoud, balans tussen werk en privé!) Met andere woorden, tijdmanagement geeft je de mogelijkheid om controle te krijgen over je productiviteit

Timemanagement helpt je gezond te blijven

Slechte vaardigheden op het gebied van planning en tijdbeheer kunnen ertoe leiden dat u uw slaap en gezondheid moet opofferen om op schema te blijven. Volgens de studie verkorten korte slapers in de meeste gevallen hun rusttijd vanwege het werk. Op zijn beurt kan een slechte slaapkwaliteit leiden tot hartaandoeningen, overmatige stress, uitputting en lichaamspijnen. Is het een eerlijke prijs voor meer werkuren? Je duwt jezelf gewoon in een vicieuze cirkel, wanneer je minder slaapt om beter te werken, maar uiteindelijk inefficiënt wordt vanwege de slechte slaap.

Tegelijkertijd kan overmatige stress door deadlines en angst dat je niet alles op tijd kunt bereiken, je gezondheid verslechteren. Op de lange termijn kunnen ze hartaandoeningen, hogere bloeddruk en chronische ziekten veroorzaken, aangezien stress verband houdt met ontstekingen. Ondertussen, door tijdmanagement in je leven toe te passen, is het aan jou om te beslissen hoeveel je gaat werken of slapen. Hiermee kun je je dag zo plannen dat je alle taken afrondt en toch genoeg tijd hebt om te ontspannen en eerder je hoofd op een kussen te leggen.

Beste tijdmanagementstrategieën die werken

Allereerst, voordat je je gaat verdiepen in het plannen en plannen van je tijd, moet je een paar tijdmanagementstrategieën kiezen die bij je passen. Het type geschikte strategie kan afhangen van uw taken, levensstijl en werkschema. De meeste van hen zullen u echter meer vrije tijd geven en u op bepaalde uren superproductief laten werken, en vervolgens kwaliteitsrust hebben.

Eisenhower-matrix

Dwight D. Eisenhower, generaal van het leger en 34e president van de Verenigde Staten, studeerde nauwelijks tijdmanagementtheorie en tijdbesparende technieken. Maar het is zijn zin: "Niet alle urgente zaken zijn belangrijk en niet alle belangrijke zaken zijn urgent", die het principe beschrijft dat ten grondslag ligt aan de Eisenhower-matrix.

Ons brein heeft een zwak voor het woord 'dringend'. Telkens als we het horen, beginnen we paniek te voelen en een onweerstaanbaar verlangen om ergens heen te rennen en iets te doen. Dringende taken verstrengelen ons met een onzichtbare ketting alsof we niet vrijuit kunnen waaien totdat we ze af hebben.

Onderzoek heeft zelfs uitgewezen dat we meer kans hebben om onbelangrijke maar dringende taken uit te voeren in plaats van taken die essentieel zijn voor ons maar geen deadline hebben. Dus knoeien we met zinloze taken die geen langetermijneffecten hebben om de stress te verlichten die gepaard gaat met de urgentie.

De Eisenhower-matrix kan op zijn beurt de manier waarop u met uw opdrachten omgaat, veranderen. Het helpt bij het definiëren van de belangrijkste (niet alleen urgente) taken om te voltooien en om activiteiten te filteren die u alleen maar afleiden. Enquête beweert dat dit de beste strategie voor tijdbeheer is: 50% van de mensen die het gebruiken, hebben het gevoel dat ze volledige controle hebben over hun taken en tijd. Maar voordat u begint met het maken van uw matrix, moet u het verschil weten tussen urgent en essentieel.

Dringende taken:

• heeft nu je aandacht nodig
• niet per se belangrijk voor uw productiviteit
• zijn niet te vermijden en zijn vaak afhankelijk van de beslissingen van anderen

Belangrijke taken:

• u kunt profiteren van langetermijnvoordelen
• je het gevoel geven dat je echt bijdraagt ​​aan werk- of levenswaarden
• hang af van je eigen beslissingen

Je matrix zal vier hoofdsecties bevatten:

1. Dringende en belangrijke taken die u nu moet doen en die exacte stappen zijn in de richting van uw belangrijkste levensdoelen.
2. Geen urgente maar belangrijke taken die geen deadlines hebben en u dichter bij uw doel brengen.
3. Dringende maar niet belangrijke taken — meestal routinetaken die veel tijd in beslag kunnen nemen als je ze niet prioriteert of delegeert.
4. Niet dringende en onbelangrijke taken leiden je af (zoals het spelen van mobiele games of het controleren van je persoonlijke inbox)

Voordat u taken aan secties toewijst, kunt u al uw taken opschrijven en er goed over nadenken. Welke van hen zal u op de lange termijn daadwerkelijk helpen slagen? Welke taken zijn echt belangrijk voor je carrière en leven, maar je blijft ze uitstellen tot later? Als je de antwoorden hebt, begin je je taken in de matrix te plaatsen.

Je kunt je dagelijkse of wekelijkse matrix samenstellen, zodat je opdrachten toegankelijker en realistischer worden. Stel altijd tijdslimieten in voor dringende maar niet belangrijke taken, want zonder deze loop je het risico ze op te schorten. Delegeer indien mogelijk dringende maar niet belangrijke taken om uzelf meer tijd te besparen. Verwijder niet-dringende en onbelangrijke taken - ze verspillen gewoon je tijd, dus doe ze weg.

2. Pomodoro techniek

Na een tijdje van complex en geconcentreerd productief werk, zou je moeten hebben gemerkt dat je lichaam je signalen begint te sturen om een ​​pauze te nemen. Als je snel afgeleid raakt, een snack probeert te pakken of naar je smartphone begint te kijken (met een geheime wens om door je Twitter-feed te scrollen), dan is het tijd om je hersenen wat rust te gunnen.

Ons lichaam doorloopt de constante rust-activiteitscycli - ultradische ritmes. Ze duren ongeveer 120 minuten, wat betekent dat je na 100 minuten inspannende hersenactiviteit 20 minuten nodig hebt om af te koelen en je energiebronnen te herstellen.

De meesten van ons negeren deze cycli; toch kun je je beste prestaties alleen laten zien door ze te volgen. Wetenschappers hebben ontdekt dat werken in intense korte sessies gevolgd door perioden van totale rust de meest productieve manier is om langer effectief te blijven. Dus als je klaar bent om het verschil in je werkroutine te voelen, raden we je aan een Pomodoro-techniek te proberen.

Het is een perfecte oplossing als je tijd als je vijand ziet, waardoor je niet alles kunt beheren wat gepland is, of als je worstelt met andere, meer gecompliceerde technieken voor tijdplanning. De Pomodoro-techniek vereenvoudigt uw werkdag tot twee activiteiten: werken en rusten. Het houdt in dat je je tijd opdeelt in korte intervallen: intense werkperiodes, wanneer je sterk gefocust bent, en rustperiodes, wanneer je hersenen niet aan werk denken.

Het helpt je afleiding te voorkomen die kan optreden als je de hele dag tot je beschikking hebt. Met de Pomodoro-techniek heb je slechts 25 minuten voor een taak, hier en nu. Dan heb je 5 minuten gedwongen pauze, wanneer je alles kunt doen behalve werken, en de cyclus herhaalt zich.

Dit systeem voorkomt dat je ongecontroleerd uitstelt, want als je 25 minuten hard werkt, weet je dat je daarna tijd hebt om af te koelen. Bovendien is de Pomodoro-techniek afgestemd op je ultradiaanse ritmes, waardoor hersenmist en extreme uitputting worden voorkomen die optreden wanneer je je innerlijke klokken negeert.

Volgens onderzoeken is de Pomodoro-techniek de op één na meest succesvolle tijdmanagementstrategie na de Eisenhower-matrix. 60% van de mensen die het gebruiken, beweert dat het hen 4-5 dagen van de week helpt om controle over het werk te krijgen. Probeer het als je de neiging hebt om dingen uit te stellen of je moeilijk kunt concentreren, en je zult meteen het verschil voelen.

Hoe de Pomodoro-techniek te gebruiken:

1. Je kunt een timer op je telefoon instellen om werk- en rustintervallen bij te houden of een bepaalde app gebruiken die ze automatisch bijhoudt.
2. Neem na vier werkintervallen een langere pauze (20-30 minuten) om je hersenen een behoorlijke rust te geven.
3. Elke keer dat je een nieuwe cyclus ingaat, kijk dan wat je tot nu toe hebt gedaan tijdens de vorige werksessie.
4. Stel doelen voor de dag, maar niet voor de werkintervallen. Voltooi gewoon zoveel als je kunt tijdens deze en evalueer vervolgens je voortgang.

3.Tijdblokkeringsmethode

Vind je to-do-lijsten niet zo handig bij het opzetten van je productiviteit voor de dag? Dan kun je een tijdblokkeringsmethode proberen, die veel voorkomt onder de meest succesvolle presteerders zoals Bill Gates, Elon Musk en Cal Newport. . U voltooit dus slechts één taak tegelijk, zonder uzelf af te leiden met andere taken of uw collega's te helpen met hun taken.

Tegelijkertijd helpt tijdblokkering u destructieve multitasking te voorkomen. Wat wetenschappers betreft, presteren multitaskers slechter en besteden ze meer tijd aan het schakelen tussen opdrachten dan mensen die één taak tegelijk voltooien. Ondertussen kunt u zich met tijdblokkering concentreren op een enkel project met de maximale output gedurende een specifieke tijd. Toch kun je je bij deze methode afvragen: “Betekent timemanagement dat ik niet spontaan kan zijn?”. Nou, niets in je leven kan precies gaan zoals je had gepland, maar dat betekent niet dat je helemaal niet moet plannen.

Je kunt die dagen niet vermijden dat er enige urgentie is en je dwingt om al het andere te laten vallen. Tegelijkertijd moet u als succesvolle presteerder flexibel genoeg zijn om tijd te vinden voor onverwachte taken. Verrassend genoeg gaat tijdblokkering niet over strikte grenzen en tijdslimieten; het gaat meer om solide focus en consistentie. Door een bepaald plan voor de dag te hebben, is de kans veel kleiner dat je door het konijnenhol van Facebook gaat of afgeleid wordt door iets anders.

Toch is tijdblokkering niet voor iedereen weggelegd. Deze tijdmanagementstrategie is bedoeld voor mensen die vergevorderd zijn met plannen en het meeste uit elk uur willen halen. Als je net begonnen bent met plannen, is het beter om een ​​meer toegankelijke oefening te proberen, zoals de Pomodoro-techniek.

Hoe u kunt beginnen met het blokkeren van uw dagen:

1. Begin met het markeren van je rusttijd. Werk heeft niet de eerste prioriteit als je een planning maakt volgens het tijdsblokkeringssysteem. Leg uw terugkerende tijdsblokken neer die betrekking kunnen hebben op uw dagelijkse routinetaken, maaltijden, tijd die u met uw gezin doorbrengt of aan het sporten bent. Vervolgens kun je je werkblokken plaatsen, maar zorg ervoor dat er afbouwperiodes tussen zitten.
2. Definieer de soorten werkblokken. Hoe gedetailleerder u het blok aanwijst, hoe gemakkelijker het voor u zal zijn om op de gewenste stemming af te stemmen. We raden u daarom aan om werkblokken af ​​te stemmen op uw productiviteit gedurende de dag. Bijvoorbeeld, 's ochtends, wanneer de productiviteitsniveaus het hoogst zijn gedurende de dag, kunt u een blok "Essentieel werk" plaatsen. Voor een middag kunt u een blok "Routinewerk" plannen, omdat op dat moment uw productiviteitsniveaus dalen. Met andere woorden, het is aan jou om te beslissen welk soort werk je gedurende bepaalde tijdsblokken gaat doen, maar zorg ervoor dat dit aansluit bij je mogelijkheden.
3. Geef jezelf meer tijd dan nodig is. Onrealistisch zijn ten aanzien van de tijd die je nodig hebt voor een taak, betekent alleen maar dat je achteraf gestrest en ontevreden zult worden over je prestaties. Er is een term voor dat fenomeen - "de planningsfout, wat betekent dat je de hoeveelheid tijd en moeite die taken kunnen vergen, onderschatten. Wees dus niet te optimistisch en geef jezelf extra tijd voor elke taak.
4. Maak lege blokken in je schema. Als je diep in je werk gaat, is het gemakkelijk om zulke simpele dingen als dromen, denken en reflecteren te vergeten. Daarom stelt Jeff Weiner, CEO van LinkedIn, voor om lege blokken in je dagelijkse plan in te plannen. Het geeft je de mogelijkheid om een ​​beter beeld te krijgen van wat er om je heen gebeurt en of je in de goede richting beweegt.

4. De "Eet die kikker"-techniek

Heb je een aantal taken die je doen beven en zweten, zelfs als je er alleen maar aan denkt? Of het nu een maandelijks verslag is, een belangrijke vergadering of wat papierwerk, u kunt het uitstellen en met afschuw wachten op het moment dat u het moet doen.Deze wachttijd is dodelijk voor je productiviteit en zorgt ervoor dat je je niet kunt concentreren op je huidige opdrachten

Dit soort situaties inspireerde Mark Twain om te citeren: "Eet 's ochtends als eerste een levende kikker, en de rest van de dag zal er niets ergers met je gebeuren." Na meer dan een eeuw heeft zelfontwikkelingsauteur Brian Tracy het hele productiviteitssysteem gecreëerd met een grappige naam: "Eet die kikker." Het heeft eigenlijk geen betrekking op kikkers, maar op slimme prioriteiten stellen. Volgens deze tijdmanagementstrategie moet u uw belangrijkste of meest irritante taken voor de ochtend plannen, zodat u de rest van de dag op uw gemak kunt zijn.

Je denkt misschien: "Hoe zou het me in vredesnaam productiever kunnen maken als ik mijn dag begin met iets ingewikkelds of gruwelijks?" Denk dan eens terug aan die situaties waarin je eindelijk iets essentieels of complexs hebt bereikt. Na een lange voorbereiding en pijnlijk wachten, wanneer de taak voorbij is, voel je je ongelooflijke vrijheid alsof je vleugels hebt. Voeg hier uw verhoogde zelfrespect en zelfvertrouwen toe, en u krijgt een perfecte productiviteitsstatus! Door je kikkers 's ochtends te eten, verminder je je dagelijkse stress en kun je je concentreren op andere taken zonder afleidende gedachten omdat het ergste al is gebeurd.

Hoe je "je kikkers opeet" als een pro:

1. Geef prioriteiten aan op basis van de complexiteit en urgentie van taken. Wanneer u al uw taken voor de dag opschrijft, kunt u ze beoordelen volgens ABCD-criteria. Dus A is de meest urgente en essentiële taak die als eerste op je lijst zal staan, terwijl D de kleine opdracht is die je aan het einde van je dag kunt laten staan.
2. Eet eerst de lelijkste kikkers. Soms heb je een paar complexe en vervelende taken voor een dag. Begin in dat geval met de moeilijkste en ga door met het afmaken totdat je geen "kikkers" meer hebt.
3. Stel gedefinieerde en realistische doelen. Het zou buitengewoon moeilijk zijn om de "eet die kikker"-techniek te volgen als je taken onnauwkeurig en immens zijn. Breek ze indien nodig in een paar stappen en kies dan de moeilijkste - het zal jouw kikker zijn.
4. Plan alleen voor de huidige dag. Een van de grootste voordelen van deze strategie voor tijdplanning is dat je geest alleen op het heden is gericht. U hoeft dus niets een week vooruit te plannen en u af te vragen over toekomstige taken. Je begint elke dag fris zonder onnodige zorgen.

Je kunt een strategie kiezen die past bij je huidige levensstijl of werkschema, maar onthoud: ze zouden allemaal werken als je je er regelmatig aan houdt. Als je op zijn beurt een paar keer per maand aan timemanagement doet en het de rest van je tijd vergeet, is de kans groot dat je geen resultaten zult zien. Laten we nu eens kijken hoe de meest succesvolle presteerders van onze eeuw omgaan met hun tijdmanagement.

Bronnen:

• Veel Amerikaanse werknemers offeren slaap op voor werkuren, lange woon-werkverkeer (2014)
• Het loutere urgentie-effect (2022)
• Statistieken en feiten over tijdbeheer (2021)
• Inspelen op uw ultradiaanse ritmes voor maximale productiviteit (2022)
• Meerdere kosten van multitasking (2019)
• Waarom onderschatten we hoe lang het duurt om een ​​taak te voltooien? (2022)
• Het belang van niets plannen (2013)

.