Strategieën voor tijdbeheer om uw productiviteit te verhogen

by Nick Collins

Uithoudingsvermogen in je leven betekent niet alleen energie die je de hele dag door hebt. Het gaat ook om de productiviteit die u laat zien bij het uitvoeren van werktaken, het oplossen van gecompliceerde problemen en het beheren van uw tijd. Maar als je het druk hebt, is het moeilijk om alle deadlines te halen en op de hoogte te blijven van je prestaties.

Is er dan een manier om je dag te plannen en je doelen te bereiken zonder uitgeput te raken? Ten eerste moet u definiëren waarom u niet productief wordt.

Redenen waarom je jezelf onproductief kunt voelen

Als je moeite hebt om je dag te plannen, maar nog steeds geen tijd hebt voor alles wat je gepland had, maak je dan geen zorgen, je bent niet de enige! Brits onderzoek toont aan dat de gemiddelde persoon slechts minder dan drie uur per dag productief is. Het is dus geen wonder dat u zich de hele dag inefficiënt voelt. Laten we nu eens kijken naar de exacte redenen om onproductief te zijn:

Slechte prioriteiten

Aan het begin van je week heb je specifieke taken tot het weekend. Maar stel dat u er niet in slaagt ze in volgorde van belangrijkheid te prioriteren. In dat geval kan het zijn dat u uw tijd verspilt aan het sorteren van uw smartphonebestanden in plaats van het dringende project af te ronden.

a man with the watches doing time-management

Onderzoek van McKinsey & Company heeft aangetoond dat slechts 9% van de loopbaanprofessionals hun tijdsbesteding effectief vindt. Bovendien denkt 48% van de professionals dat ze taken niet prioriteren volgens de strategie van hun bedrijf.

Uitstelgedrag

Wat ga je waarschijnlijk doen als je voor een uitdagende taak staat? Stel het natuurlijk uit tot morgen! Uitstelgedrag is het grootste kwaad van beroepsprofessionals. Toch begeleidt het ons dagelijks. Als gevolg hiervan voltooi je niet eens de helft van de geplande taken.

En het probleem is groter dan u zich kunt voorstellen: uit onderzoek bleek dat 20% van de Amerikaanse burgers dagelijks uitstelgedrag vertoont. Ook uitstelgedrag kan je carrière drastisch beïnvloeden. Een ander onderzoek heeft aangetoond dat uitstellers een lager salaris hebben, een grotere kans om werkloos te zijn en een kortere duur van hun dienstverband.

Perfectionisme

Er is niets mis met ijverig zijn. Nou ja, totdat je een perfectionist wordt. Perfectionisme is een krachtige productiviteitsmoordenaar als je het over je heen laat komen. Als je bang bent om het project af te maken omdat je het perfect wilt maken, is dat een teken dat je perfectionisme al een obstakel is geworden.

Sommige mensen denken dat perfectionisme een uitstekende eigenschap is voor productiviteit. Maar uit het onderzoek van Dalhousie University blijkt dat perfectionisten contraproductief zijn als ze ernaar streven hun werk vlekkeloos te doen.

Als je hebt gemerkt dat je een van de bovenstaande gewoontes hebt, dan is het tijd om je productiviteit te verhogen! En dat is waar tijdmanagementvaardigheden van pas komen.

Waarom zou je aan time-management doen?

Met time-management heb je controle over je dagelijkse routine in plaats van onder constante druk van omstandigheden te staan. Het helpt je ook om een ​​gezonde balans tussen werk en privé te behouden. Over het algemeen kan het dergelijke verbeteringen in uw leven brengen:

Toon betere resultaten op het werk

Time-management helpt je om beter te presteren op het werk. Dat betekent dat u het hele proces onder controle heeft, zodat u meer taken kunt uitvoeren in kortere tijd en met minder stress. Uit de enquête bleek dat time-management je helpt om werktaken op het hoogste vaardigheidsniveau uit te voeren en ze gemakkelijk te prioriteren.

people working productively in the office with the help of time-management

Haal deadlines gemakkelijk

Zelfs het woord 'deadline' kan ons ziek maken, om nog maar te zwijgen over het omgaan met hen op het werk. Maar time-management kan deze pot zoeter maken. Met zijn hulp kunt u de tijd evalueren die u nodig heeft om elke taak uit te voeren, zodat u deadlines zonder haast haalt. Bovendien helpt tijdmanagement u om taken van tevoren af ​​te ronden, zodat u zich tijdens het werk meer ontspannen voelt.

Verminder stress

Het CareerCast Job Stress-rapport stelt dat meer dan 71% van de mensen gestrest is op het werk, terwijl strikte deadlines de meest voorkomende reden zijn voor stress op het werk.Door effectieve prioriteiten te stellen, heeft u voldoende tijd om dringende taken uit te voeren, zodat u zich niet schuldig of gestrest voelt. Bovendien vermijdt u tijdrovende afleidingen die uw productiviteitsniveau verlagen.

Bespaar meer tijd voor jezelf

Als je je tijdmanagementvaardigheden onder de knie hebt, heb je minder tijd nodig om je dagelijkse werkroutines af te ronden of een ingewikkeld probleem op te lossen. Zo heeft u meer tijd om met uw dierbaren of met uw hobby door te brengen. En dat is ook van belang voor de productiviteit, want als je goed uitgerust bent, ben je efficiënter.

Ondanks alle voordelen die timemanagement u biedt, vindt u het misschien lastig om uw dag te plannen. Maar met de juiste strategieën kunt u uw tijdmanagementvaardigheden onder de knie krijgen, uw productiviteit verhogen en extra tijd overhouden voor uw zelfrealisatie.

Tijdmanagementstrategieën om uw productiviteit te verhogen

De doordachte aanpak is de kern van time-management. Als je kalm en stabiel bent, is er geen taak die je niet kunt voltooien. Maar wat u ook nodig heeft, is bedachtzaamheid om uw werkelijke capaciteiten te realiseren, realistische plannen te maken en haalbare doelen te stellen. Deze tijdmanagementstrategieën kunnen je prestaties echter naar een hoger niveau tillen.

Wees realistisch bij het stellen van je doelen

De meeste doelen die je stelt, lijken misschien moeilijk benaderbaar omdat je van plan bent ze in de verre toekomst te bereiken. Maar probeer realistischer te zijn met betrekking tot uw doelen, en u zult zien dat u ze sneller kunt bereiken. Het psychologische onderzoek stelt ook dat haalbare doelen verband houden met uw welzijn, algemeen succes en persoonlijke groei.

A woman planning her day on the sheet of paper

Stel specifieke kleine meetbare doelen voor de komende week en evalueer uw voortgang tijdens de weekenden. Je ziet welke taken te tijdrovend waren en waar je meer uitstelt. Je krijgt echter ook resultaten waar je trots op kunt zijn — dat zal je zelfvertrouwen een boost geven en je productiever maken bij het voltooien van andere taken.

Hoe kunt u dit doen?

Realistische doelen zijn doelen die je kunt bereiken zonder veel in je leven te veranderen. Als u bijvoorbeeld uw huidige bedrijfswaarde wilt laten groeien of elke tweede dag van uw week een uur wilt trainen, zijn dat haalbare doelen. Zelfs als je een maand of een jaar nodig hebt om deze doelen te bereiken, zijn ze nog steeds realistisch omdat je ze instelt op basis van je aanvankelijke mogelijkheden.

Als u zich ten doel stelt om binnen zes maanden miljonair te worden terwijl u nog niet eens met uw bedrijf bent begonnen, betekent dit dat u onrealistisch bent. We hebben een tip over hoe u uw doelen kunt meten - vraag uzelf af: "Kan ik dit doel bereiken met wat ik nu heb?" en "Hoeveel tijd heb ik nodig om het te bereiken?". En als uw capaciteiten u in staat stellen het doel in de nabije toekomst te bereiken, bereik het dan.

Scheid uw doelen

Het volgende dat u moet leren, is uw doelen te scheiden vanwege de tijd die ze nodig hebben. Schrijf je grote en kleine opdrachten op en markeer vervolgens welke gemakkelijk benaderbaar en herhaalbaar zijn en minder tijd kosten - dit zijn je dagelijkse doelen. Je kunt bijvoorbeeld acht glazen water drinken of je e-mail checken en dringende berichten binnen één dag beantwoorden, dus markeer ze dagelijks.

Beslis vervolgens over de langetermijntaken die onmogelijk in één dag kunnen worden voltooid. Het kan een bepaald trainingsdoel of een werkproject zijn - markeer ze als wekelijkse doelen, zodat je weet dat ze meer tijd in beslag nemen. Je kunt wekelijkse doelen opdelen in kleine stappen en één actie per dag uitvoeren om deze tot het einde van de week te bereiken.

Kies daarna de doelen die moeilijk te bereiken zijn. Stel dat u tien boeken wilt lezen of Frans wilt leren. Markeer dergelijke doelen als maandelijks en stel specifieke dagen in om ernaar terug te keren, zodat ze u niet storen tijdens meer essentiële taken.

Hoe kunt u dit doen?

Het is moeilijk om alle taken en prioriteiten in gedachten te houden als je het druk hebt. Overweeg dus om een ​​planner of een kalender te gebruiken om al je taken op te schrijven, hun status in te stellen en rangorde te prioriteren.U kunt ook een geschatte tijd opschrijven voor elke taak

We suggereren niet dat je geobsedeerd raakt door elke minuut. Maar wanneer al uw taken op papier of op uw scherm staan, is het gemakkelijker voor u om ernaartoe te gaan en uw voortgang te evalueren.

Gebruik de "zes-taken"-strategie

De meeste tijdplanningsstrategieën zijn moeilijk uit te voeren. Ze vereisen dat je lange takenlijsten maakt, volgens een schema leeft en elke stap die je zet in de richting van doelen evalueert. Maar zijn deze taken niet te afleidend, vooral als je geconcentreerd moet blijven? Overweeg dan om deze toegankelijke strategie voor tijdplanning van productiviteitsconsulent Ivy Lee te proberen.

People working in a rush surrounded by laptops

Zijn strategie was een fluitje van een cent: schrijf zes belangrijke taken voor morgen op voordat je gaat slapen. Prioriteer ze op basis van hun belang. Voer de volgende dag het eerste dagelijkse doel uit en ga niet naar een ander totdat u het hebt voltooid. Voer andere opdrachten op dezelfde manier uit. Met deze strategie kun je je intensief op elke taak concentreren, zodat je ze op het hoogste vaardigheidsniveau kunt voltooien.

Hoe kunt u dit doen?

Deze strategie klinkt misschien wat verwarrend als je overdag veel kleine taken hebt. Maar het kan u ook in dergelijke gevallen helpen — verdeel uw kleine taken in zes groepen volgens het type en voltooi ze een voor een.

Uw eerste taak zou bijvoorbeeld zijn om uw volgende stappen in een lopend werkproject te verduidelijken. Vervolgens voert u alle benodigde wijzigingen erin in. Je derde doel kun je aan je productiviteit wijden, zoals 15 minuten mediteren of een kleine pauze nemen om met je collega's te praten. Werk zal je niet tussen tientallen taken verscheuren als je geleidelijk aan al je dagelijkse plannen voltooit.

'Eet je kikkers' in de ochtend

Laat je niet verwarren door deze uitdrukking - we gaan geen echte kikkers eten! Op zijn beurt is "Eet die kikker" een tijdplanningsstrategie van Brian Tracy, geïnspireerd door het citaat van Mark Twain. De hoofdgedachte van deze strategie is om de moeilijkste en onaangenaamste taken aan het begin van je dag te doen, zodat het ergste achter je ligt tot het einde van je dag.

Nadenken over een ingewikkelde taak kan je productiviteit verpesten. Dus door het vroeg af te ronden, zult u minder gestrest en meer gemotiveerd zijn bij het beheren van andere dagelijkse routines. Maar deze strategie heeft ook nadelen. Wanneer u uw dag begint met de slechtste taak, kunt u uitgeput en moe worden nadat u deze hebt voltooid (dit heeft te maken met de aard van de taak). Dus pas het toe bij mentale, niet fysiek inspannende activiteiten.

Hoe kunt u dit doen?

Het eerste dat u moet doen, is kiezen welke taak voor u het meest stressvol is. Uw arts bellen, de projectpresentatie voorbereiden of een presentatie houden om indruk te maken op uw baas kan een uitdagende taak zijn. Dus als je de opdracht deprimerend vindt, maak hem dan eerst af zodat de rest van de dag vlekkeloos verloopt.

Plan belangrijke werkbezoeken vroeg in de ochtend als u zich er ongemakkelijk bij voelt. Als je klaar bent, pak je een dikke stift en streep je de gehate taak van de planner door, zodat je weet dat het klaar is en een ongelooflijke opluchting voelt.

Delegeer uw taken

Het is tijd om de regel te vergeten: "Je wilt dat het werk goed wordt gedaan, je doet het zelf." Dit is natuurlijk een uitstekende optie voor mensen om je heen, maar niet voor jou. Als je merkt dat je overladen bent met taken, en sommige ervan kun je overdragen aan andere, aarzel dan niet!/p>

Man with the laptop talking to others

Een recent onderzoek heeft aangetoond dat effectief delegeren stress op de werkplek vermindert en je motiveert om je best te doen. Het geeft je meer tijd om je opdrachten goed af te ronden en helpt je wat tijd over te houden voor activiteiten die je leuk vindt, of het nu leestijd is of een klein feestje thuis met je vrienden.

Hoe kunt u dit doen?

Het kan moeilijk zijn om te beginnen met delegeren als je er niet aan gewend bent, dus begin klein. Ten eerste, weiger om andere mensen te helpen als je nog dringende opdrachten moet uitvoeren.Begin vervolgens met het delegeren van eenvoudige taken, zoals het maken van een paar documentkopieën of het sorteren van de werkbestanden naar uw kantoormanager

Je kunt ook je thuistaken delegeren - vraag je partner om op te ruimen als je helemaal leeg bent of bestel een gezond afhaalmaaltijd als je geen tijd hebt om te koken. Dat bespaart u niet alleen tijd, maar maakt u ook minder gestrest en angstig.

Vermijd multitasking

Er is een algemene overtuiging dat als je maar één taak tegelijk doet, je zwak en contraproductief bent. Hoewel multitasken verschrikkelijk is voor je energie- en productiviteitsniveau. Neurowetenschappelijk onderzoek heeft aangetoond dat multitasking je 40% minder productief maakt, je workflow vertraagt ​​en je minder geconcentreerd maakt.

Het jongleren met taken vermindert uw werkprestaties en zorgt voor een achterstand van angst vanwege de onvoltooide lopende taken. Probeer daarom uw dagelijkse doelen consequent te bereiken - stap voor stap. Deze aanpak zal je focus vergroten en je helpen om betere resultaten te laten zien.

Hoe kunt u dit doen?

Als je gewend bent om meerdere taken tegelijk uit te voeren, kan het moeilijk zijn om deze gewoonte te veranderen. Maar we hebben een paar tips voor je om multitasking te voorkomen. Als je naar sommige podcasts luistert terwijl je aan het werk bent, zet dan het geluidsvolume lager, zodat je niet zo wordt afgeleid door de informatie die het biedt.

En als je massa's berichten beantwoordt en doordrenkt raakt van sociale media terwijl je werkproblemen beheert, probeer dan de meldingen uit te schakelen. Je kunt ze later beantwoorden als je hersenen geen sterke focus nodig hebben.

Gebruik planningstools

Vergeet niet dat u niet elke taak en plicht in uw geheugen hoeft te houden, aangezien er talloze tools voor tijdbeheer en planning zijn om het voor u te doen. Dergelijke gratis planning-apps zoals Trello, Asana of Notion zijn perfect voor het opslaan van al je taken met beschrijvingen, bijgevoegde bestanden en andere cruciale details.

Weekly planner app on iPad

Je kunt ze tot een maximaal comfort aanpassen: als je bijvoorbeeld meldingen over andere taken wilt ontvangen, zet je ze aan. Houd de voortgang van elk doel bij, deel uw plannen met andere mensen en bewaar uw routines op één plek om niets dringends te vergeten. Dergelijke hulpmiddelen kunnen uw leven veel gemakkelijker maken. Door alle plannen op een rij te krijgen, creëer je een stapsgewijze handleiding voor je taken en routines, zodat je je hele leven volledig onder controle hebt.

Hoe kunt u dit doen?

Als je het meeste uit planningstools wilt halen, kies er dan een en houd je eraan. Door talloze planningsapps te gebruiken, raak je gemakkelijk in de war en minder productief. Dus probeer verschillende tools, test hun functies en beslis welke het beste bij je past.

Als je nog niet eerder planningsapps hebt gebruikt, kun je beginnen met de systeemherinneringsapp van je smartphone/laptop (zoals Apple Reminders of Google Calendar) of eenvoudige apps gebruiken zoals Microsoft Todoist.Voer daarna al je taken en doelen in, begin ze te volgen, markeer voltooide opdrachten en voel hoe de productiviteit je tot de nok toe vult!

Bronnen: