Beaucoup de gens qui réussissent passent leur vie à penser à quel point il pourrait être bon d'avoir 30 heures par jour au lieu de 24 pour passer plus de temps sur des choses qui leur apportent de la joie. Si vous êtes l'un d'entre eux, alors vous devriez savoir à quel point ces pensées sont dénuées de sens. Vous ne pouvez pas changer des choses telles que le temps, mais vous pouvez apprendre à jouer avec et à trouver la façon la plus efficace de le dépenser. C'est là que les compétences en gestion du temps sont essentielles : elles définissent la manière dont vous pouvez allouer des heures de votre vie afin d'avoir du temps pour tout ce qui est planifié sans vous fatiguer.

La gestion du temps vous aidera à accomplir plus en moins de temps

Votre cerveau peut devenir assez paresseux si vous ne lui fixez pas de limites de temps particulières. De plus, il a tendance à reporter les tâches jusqu'à ce que vos délais commencent à brûler. Ainsi, en développant et en mettant en œuvre vos compétences en gestion du temps, vous optimisez le fonctionnement de votre cerveau, ce qui vous permet de réaliser son plein potentiel. En effet, lorsque vous avez un plan particulier avec des étapes et des délais à l'esprit, il sera beaucoup plus facile de démarrer la tâche et vous évitera de penser paresseux dans le processus.

En plus de vous donner de la certitude, la gestion du temps peut devenir votre sauveur dans diverses situations. Voyons donc pourquoi vous devriez absolument commencer à développer cette compétence.

La gestion du temps rend votre vie moins stressante

La gestion du temps rend votre vie moins stressanteLorsque vous n'avez pas de plan particulier pour la journée, vous vous donnez une raison supplémentaire de vous inquiéter. Par exemple, si vous passez la moitié de votre journée à flâner au bureau ou à regarder des vidéos d'animaux amusantes, une autre moitié de votre journée peut se transformer en catastrophe.

Vous vous reprocherez de procrastiner et d'essayer de terminer vos tâches quotidiennes à la hâte, ce qui causera du stress à votre cerveau et à votre corps. À la fin de votre journée de travail, vous vous sentirez pressé comme un citron et désaccordé. Pire encore, lorsque vous avez de mauvaises compétences en gestion du temps, de telles journées peuvent se produire à plusieurs reprises, comme un cercle vicieux de procrastination.

En retour, si vous aviez passé un peu de temps le matin à planifier le temps que vous alliez consacrer à chaque activité, la journée serait moins stressante pour vous. Vous n'aurez pas besoin de vous demander : « Est-ce que je vais tout faire à temps ? ou "Vais-je réussir à finir avant la date limite ?" plus.

Même si une tâche prend trop de temps pour être terminée jusqu'à la fin de votre journée de travail, vous le saurez dès le début. Vous pouvez alerter votre patron ou vos collègues à ce sujet. Si vous réalisez que vous ne pourrez pas vous rendre à une réunion avec un ami ou à un dîner en famille, vous pouvez laisser quelques tâches mineures pour demain, puis passer du temps avec vos proches.

Imaginez simplement : pas de précipitation, pas de panique due à l'incertitude, pas de réunions manquées et des collègues en colère. Ces choses sont les principaux contributeurs à votre stress lié au travail, alors débarrassez-vous d'eux avec l'aide de la gestion du temps et recommencez à apprécier votre travail.

La gestion du temps augmente votre productivité

Supposons que vous ayez l'habitude de retarder l'achèvement d'une tâche jusqu'à la fin de la journée. Dans ce cas, la gestion du temps peut être une bouée de sauvetage pour votre productivité. Cette compétence vous aidera à définir clairement le temps qu'il faudra pour chaque tâche, afin que vous puissiez vous concentrer sur sa réalisation. En conséquence, vous pourrez accomplir plus de tâches en moins de temps, sans être distrait par la précipitation et sans prévoir d'autres missions. En effet, lorsque vous avez un plan clair avec des délais précis, alors un second souffle s'ouvre et vous vous sentez plus productif que jamais.

Vous vous demandez peut-être : "Vais-je passer beaucoup de temps à planifier plutôt qu'à exécuter ?". Au début, cela peut prendre une partie de votre temps précieux : pour vous habituer à la planification du temps, choisir des outils pour cela et ajuster votre flux de travail en conséquence.Cependant, une fois que vous vous y serez habitué, la gestion du temps commencera à vous faire gagner beaucoup de temps ! Vous pouvez passer ce temps à apprendre, à vous détendre ou à côtoyer les personnes que vous admirez - tout sauf au travail (rappelez-vous, l'équilibre travail-vie !) En d'autres termes, la gestion du temps vous donne la possibilité de prendre le contrôle de votre productivité

La gestion du temps vous aide à rester en bonne santé

De mauvaises compétences en matière de planification et de gestion du temps peuvent vous amener au point où vous devez sacrifier votre sommeil et votre santé pour rester sur la bonne voie. Selon l'étude, dans la plupart des cas, les petits dormeurs réduisent leur temps de repos dû au travail. À son tour, une mauvaise qualité de sommeil peut entraîner des maladies cardiaques, un stress excessif, de l'épuisement et des courbatures. Est-ce un juste prix pour plus d'heures de travail ? Vous vous poussez simplement dans un cercle vicieux, lorsque vous dormez moins pour mieux travailler mais que vous finissez par être inefficace en raison d'un mauvais sommeil.

Dans le même temps, un stress excessif dû aux délais et à l'anxiété de ne pas pouvoir tout accomplir à temps peut aggraver votre santé. À long terme, ils peuvent provoquer des maladies cardiaques, une augmentation de la tension artérielle et des maladies chroniques, car le stress est lié à l'inflammation. En attendant, en appliquant la gestion du temps dans votre vie, c'est à vous de décider combien vous allez travailler ou dormir. Cela vous permet de planifier votre journée de manière à terminer toutes les tâches tout en ayant suffisamment de temps pour vous détendre et mettre votre tête sur un oreiller plus tôt.

Meilleures stratégies de gestion du temps qui fonctionnent

Tout d'abord, avant de plonger dans la programmation et la planification de votre temps, vous devez choisir quelques stratégies de gestion du temps qui vous conviennent. Le type de stratégie appropriée peut dépendre de vos tâches, de votre style de vie et de votre horaire de travail. Cependant, la plupart d'entre eux vous donneront plus de temps libre et vous permettront de travailler de manière super productive à certaines heures, puis d'avoir un repos de qualité.

Matrice d'Eisenhower

Dwight D. Eisenhower, général de l'armée et 34e président des États-Unis, a à peine étudié la théorie de la gestion du temps et les techniques efficaces en termes de temps. Mais c'est sa phrase, "Toutes les questions urgentes ne sont pas importantes et toutes les questions importantes ne sont pas urgentes", qui décrit le principe sous-jacent à la matrice d'Eisenhower.

Notre cerveau a un point faible pour le mot "urgent". Chaque fois que nous l'entendons, nous commençons à ressentir de la panique et un désir irrésistible de courir quelque part et de faire quelque chose. Les tâches urgentes nous enlacent d'une chaîne invisible comme si nous ne pouvions pas souffler librement jusqu'à ce que nous les terminions.

Des recherches ont même montré que nous sommes plus susceptibles d'effectuer des tâches sans importance mais urgentes au lieu de celles qui sont essentielles pour nous mais sans échéance. Ainsi, nous jouons avec des tâches insensées qui n'ont aucun effet à long terme pour atténuer le stress qui accompagne l'urgence.

La matrice d'Eisenhower, à son tour, peut modifier la façon dont vous gérez vos missions. Il aide à définir les tâches les plus importantes (pas seulement urgentes) à accomplir et à filtrer les activités qui ne font que vous distraire. Un sondage affirme qu'il s'agit de la meilleure stratégie de gestion du temps : 50 % des personnes qui l'utilisent ont l'impression d'avoir le contrôle total de leurs tâches et de leur temps. Mais avant de commencer à créer votre matrice, vous devez connaître la différence entre urgent et essentiel.

Tâches urgentes :

• besoin de votre attention maintenant
• pas nécessairement important pour votre productivité
• ne sont pas évitables et dépendent souvent des décisions des autres

Tâches importantes :

• vous permettent d'obtenir des avantages à long terme
• vous donne l'impression de contribuer réellement aux valeurs professionnelles ou personnelles
• dépend de vos propres décisions

Votre matrice comprendra quatre sections principales :

1. Tâches urgentes et importantes que vous devez accomplir maintenant et qui sont des étapes exactes vers vos principaux objectifs de vie.
2. Tâches non urgentes mais importantes qui n'ont pas de date limite et vous rapprochent de votre objectif.
3. Tâches urgentes mais sans importance : principalement des tâches routinières qui peuvent prendre beaucoup de temps si vous ne les hiérarchisez pas ou ne les déléguez pas.
4. Les tâches non urgentes et sans importance vous distraient (comme jouer à des jeux mobiles ou consulter votre boîte de réception personnelle)

Avant d'attribuer des tâches aux sections, vous pouvez écrire toutes vos tâches et leur donner une bonne réflexion. Lequel d'entre eux vous aidera réellement à réussir à long terme ? Quelles tâches comptent vraiment pour votre carrière et votre vie, mais vous continuez à les remettre à plus tard ? Lorsque vous avez les réponses, commencez à mettre vos tâches dans la matrice.

Vous pouvez créer votre matrice quotidienne ou hebdomadaire afin que vos devoirs soient plus accessibles et réalistes. Fixez toujours des limites de temps pour les tâches urgentes mais non importantes car, sans elles, vous risquez de les mettre de côté. Déléguez si possible les tâches urgentes mais pas importantes pour gagner du temps. Supprimez les tâches non urgentes et sans importance — elles ne font que vous faire perdre du temps, alors débarrassez-vous en.

2. Technique Pomodoro

Après un certain temps de travail productif complexe et ciblé, vous devriez avoir remarqué que votre corps commence à vous envoyer des signaux pour faire une pause. Si vous êtes facilement distrait, essayez de prendre une collation ou commencez à regarder votre smartphone (avec un désir secret de faire défiler votre flux Twitter), alors il est temps de donner un peu de repos à votre cerveau.

Notre corps passe par des cycles constants de repos et d'activité - des rythmes ultradiens. Ils durent environ 120 minutes, ce qui signifie qu'après 100 minutes d'activité cérébrale intense, vous avez besoin de 20 minutes pour vous calmer et restaurer vos sources d'énergie.

La plupart d'entre nous contournent ces cycles ; Pourtant, vous ne pouvez montrer vos meilleures performances qu'en les suivant. Les scientifiques ont découvert que travailler en courtes séances intenses suivies de périodes de repos total est le moyen le plus productif de rester efficace plus longtemps. Donc, si vous êtes prêt à sentir la différence dans votre routine de travail, nous vous recommandons d'essayer une technique Pomodoro.

C'est une solution parfaite si vous considérez le temps comme votre ennemi, ce qui ne vous permet pas de gérer tout ce qui est planifié, ou si vous avez du mal avec d'autres techniques de planification du temps plus compliquées. La technique Pomodoro simplifie votre journée de travail en deux activités : travailler et se reposer. Cela implique de diviser votre temps en intervalles courts : des périodes de travail intenses, lorsque vous êtes très concentré, et des périodes de repos, lorsque votre cerveau ne pense pas au travail.

Cela vous aide à éliminer les distractions qui peuvent apparaître lorsque vous avez toute la journée à votre disposition. Avec la technique Pomodoro, vous n'avez que 25 minutes pour une tâche, ici et maintenant. Ensuite, vous avez 5 minutes de pause forcée, pendant lesquelles vous pouvez tout faire sauf travailler, et le cycle se répète.

Ce système vous évite la procrastination incontrôlée car lorsque vous travaillez dur pendant 25 minutes, vous savez que vous aurez le temps de vous calmer par la suite. De plus, la technique Pomodoro s'aligne sur vos rythmes ultradiens, empêchant le brouillard cérébral et l'épuisement extrême qui apparaissent lorsque vous ignorez vos horloges internes.

Selon les enquêtes, la technique Pomodoro est la deuxième stratégie de gestion du temps la plus réussie après la matrice d'Eisenhower. 60 % des personnes qui l'utilisent affirment que cela les aide à contrôler leur travail 4 à 5 jours par semaine. Essayez-le si vous avez tendance à tergiverser ou si vous avez du mal à vous concentrer, et vous sentirez immédiatement la différence.

Comment utiliser la technique Pomodoro :

1. Vous pouvez configurer une minuterie sur votre téléphone pour suivre les intervalles de travail et de repos ou utiliser une application particulière qui les suit automatiquement.
2. Après avoir terminé quatre intervalles de travail, faites une pause plus longue (20 à 30 minutes) pour donner à votre cerveau un repos décent.
3. Chaque fois que vous entrez dans un nouveau cycle, passez en revue ce que vous avez fait jusqu'à présent lors de la session de travail précédente.
4. Définissez des objectifs pour la journée, mais pas pour les intervalles de travail. Complétez-en autant que vous le pouvez, puis évaluez vos progrès.

3.Méthode de blocage du temps

Pensez-vous que les listes de tâches ne sont pas très utiles pour configurer votre productivité pour la journée ? Ensuite, vous pouvez essayer une méthode de blocage du temps, répandue parmi les plus performants comme Bill Gates, Elon Musk et Cal Newport. L'idée principale de cette pratique est de diviser votre temps de travail en blocs de temps, où chaque bloc est lié à une tâche spécifique. . Ainsi, vous n'effectuez qu'une seule tâche à la fois, sans vous distraire avec d'autres tâches ni aider vos collègues dans leurs tâches.

Dans le même temps, le blocage du temps vous aide à éviter le multitâche destructeur. Quant aux scientifiques, les multitâches sont moins performants et passent plus de temps à passer d'une tâche à l'autre que les personnes qui accomplissent une tâche à la fois. Pendant ce temps, le blocage du temps vous permet de vous concentrer sur un seul projet avec la sortie maximale pendant un temps spécifique. Pourtant, cette méthode peut vous amener à vous demander : "Est-ce que la gestion du temps signifie que je ne peux pas être spontané ?". Eh bien, rien dans votre vie ne peut se dérouler exactement comme vous l'aviez prévu, mais cela ne signifie pas que vous ne devriez pas planifier du tout.

Vous ne pouvez pas éviter ces jours où une certaine urgence apparaît, vous obligeant à laisser tomber tout le reste. En même temps, en tant que personne performante, vous devez être suffisamment flexible pour trouver du temps pour des tâches inattendues. Étonnamment, le blocage du temps n'est pas une question de frontières et de délais stricts ; il s'agit davantage d'une concentration et d'une cohérence solides. En ayant un plan particulier pour la journée, vous êtes beaucoup moins susceptible d'aller dans le terrier du lapin Facebook ou d'être distrait par autre chose.

Pourtant, le blocage du temps n'est pas pour tout le monde. Cette stratégie de gestion du temps s'adresse aux personnes avancées en planification qui souhaitent tirer le meilleur parti de chaque heure. Si vous venez de commencer votre chemin vers la planification, il est préférable d'essayer une pratique plus accessible, comme la technique Pomodoro.

Comment démarrer le blocage horaire de vos journées :

1. Commencez par marquer votre temps de repos. Le travail n'est pas la première priorité lorsque vous créez un emploi du temps selon le système de blocage du temps. Écrivez vos blocs de temps récurrents qui peuvent impliquer vos tâches quotidiennes, vos repas, le temps passé avec votre famille ou votre entraînement. Ensuite, vous pouvez placer vos blocs de travail, mais assurez-vous d'avoir des périodes de détente entre eux.
2. Définissez les types de blocs de travail. Plus vous détaillez le bloc, plus il vous sera facile de régler l'ambiance souhaitée. Nous vous recommandons donc d'aligner les blocs de travail aux types de votre productivité au cours de la journée. Par exemple, le matin, lorsque les niveaux de productivité sont les plus élevés de la journée, vous pouvez mettre un bloc "Travail essentiel". Pour une mi-journée, vous pouvez programmer un bloc « Travail de routine » car, à ce moment-là, votre niveau de productivité baisse. En d'autres termes, c'est à vous de décider quel type de travail vous ferez pendant certaines plages horaires, mais assurez-vous que cela correspond à vos capacités.
3. Donnez-vous plus de temps que nécessaire. Être irréaliste quant au temps dont vous avez besoin pour une tâche signifie simplement que vous finirez par être stressé et insatisfait de votre performance par la suite. Il y a un terme pour ce phénomène - "l'erreur de planification, ce qui signifie sous-estimer la quantité de temps et d'efforts que les tâches peuvent exiger. Ne soyez donc pas trop optimiste et accordez-vous plus de temps pour chaque tâche.
4. Créez des blocs vides dans votre emploi du temps. Lorsque vous vous enfoncez dans le travail, il est facile d'oublier des choses aussi simples que rêver, penser et réfléchir. C'est pourquoi Jeff Weiner, PDG de LinkedIn, vous suggère de planifier des blocs vides dans votre plan quotidien. Cela vous donnera la possibilité d'avoir une vue d'ensemble de ce qui se passe autour de vous et si vous vous dirigez dans la bonne direction.

4. La technique "Mange cette grenouille"

Avez-vous des devoirs qui vous font trembler et transpirer même lorsque vous y pensez ? Qu'il s'agisse d'un rapport mensuel, d'une réunion importante ou de certains documents, vous pouvez le reporter et attendre avec horreur le moment où vous devez le faire.Ce temps d'attente tue votre productivité et ne vous permet pas de vous concentrer sur vos missions en cours

Ce genre de situation a inspiré Mark Twain à citer : "Mangez une grenouille vivante dès le matin, et rien de pire ne vous arrivera le reste de la journée." Après plus d'un siècle, l'auteur du développement personnel Brian Tracy a créé tout le système de productivité avec un drôle de nom, "Mange cette grenouille". En fait, cela ne concerne pas les grenouilles, mais le réglage intelligent des priorités. Selon cette stratégie de gestion du temps, vous devez programmer vos tâches les plus importantes ou les plus ennuyeuses le matin pour être à l'aise pour le reste de la journée.

Vous pensez peut-être : "Comment cela pourrait-il me rendre plus productif si je commence ma journée avec quelque chose de compliqué ou d'horrifiant ?" Eh bien, repensez à ces situations où vous avez enfin accompli quelque chose d'essentiel ou de complexe. Après une longue préparation et une attente angoissante, lorsque la tâche est terminée, vous ressentez une liberté incroyable comme si vous aviez des ailes. Ajoutez ici votre estime de soi et votre confiance renforcées, et vous obtenez un état de productivité parfait ! En mangeant vos grenouilles le matin, vous diminuez votre stress quotidien et vous laissez vous concentrer sur d'autres tâches sans pensées distrayantes car le pire est déjà arrivé.

Comment "manger vos grenouilles" comme un pro :

1. Établissez des priorités en fonction de la complexité et de l'urgence des tâches. Lorsque vous notez toutes vos tâches de la journée, vous pouvez les classer selon les critères ABCD. Ainsi, A est la tâche la plus urgente et essentielle qui sera la première sur votre liste, tandis que D est la tâche mineure que vous pouvez laisser pour la fin de votre journée.
2. "Mangez les grenouilles les plus moches" en premier. Parfois, vous pouvez avoir quelques tâches complexes et ennuyeuses pour une journée. Dans ce cas, commencez par les plus difficiles d'entre eux et continuez à les terminer jusqu'à ce que vous n'ayez plus de "grenouilles".
3. Fixez-vous des objectifs définis et réalistes. Il serait extrêmement difficile de suivre la technique « mange cette grenouille » si vos tâches sont imprécises et immenses. Divisez-les en quelques étapes si nécessaire, puis choisissez la plus difficile - ce sera votre grenouille.
4. Planifiez uniquement pour la journée en cours. L'un des plus grands avantages de cette stratégie de planification du temps est que votre esprit se concentre uniquement sur la journée actuelle. Vous n'avez donc pas besoin de planifier quoi que ce soit pour une semaine à l'avance et de vous interroger sur les tâches futures. Vous repartirez à zéro chaque jour sans soucis inutiles.

Vous pouvez choisir une stratégie en fonction de votre style de vie actuel ou de votre horaire de travail, mais n'oubliez pas : n'importe lequel d'entre eux fonctionnerait si vous vous y teniez régulièrement. À son tour, si vous pratiquez la gestion du temps quelques fois par mois, en l'oubliant pour le reste de votre temps, il y a de fortes chances que vous ne voyiez aucun résultat. Voyons maintenant comment les personnes les plus performantes de notre siècle gèrent leur gestion du temps.

Ressources :

• De nombreux travailleurs américains sacrifient le sommeil pour les heures de travail et les longs trajets (2014)
• Le simple effet d'urgence (2022)
• Statistiques et faits sur la gestion du temps (2021)
• Exploiter vos rythmes ultradiens pour une productivité maximale (2022)
• Coûts multiples du multitâche (2019)
• Pourquoi sous-estimons-nous le temps nécessaire pour accomplir une tâche ? (2022)
• L'importance de ne rien programmer (2013)

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