Stellen Sie sich vor, dass Ihr Leben ein endloser Weg ist. Du kannst dich blind und ziellos bewegen, aber niemand kann dir sagen, wo du in fünf Jahren sein wirst. Viele Menschen geben den Stream auf, weil sie keine Entscheidungen treffen wollen, aber nur wenige sind mit ihrem Leben zufrieden.

Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass Sie den Pfad auswählen. Jede Richtung, jede Wendung Ihres Lebens wird Sie Ihrem Ziel näher bringen. Sie werden immer wissen, dass Sie sich in die richtige Richtung bewegen. Wenn Sie Ihrem Leben nicht seinen Lauf lassen wollen, brauchen Sie ein Tool wie die Planung.

Planung ist ein Werkzeug, mit dem Sie Ihre Zeit und Ressourcen optimal nutzen können. Es handelt sich um einen einfachen, aber wirkungsvollen Prozess, bei dem eine Strategie zur Erreichung Ihrer Ziele erstellt wird. Sie unterteilen es in kleine Schritte (Aufgaben) und weisen jedem eine Priorität zu. Neben der Beurteilung und Anpassung bei Bedarf hilft Ihnen die Planung dabei, effizienter zu arbeiten und mehr in kürzerer Zeit zu erledigen. Insgesamt ermöglicht es Ihnen, sich ein vollständiges Bild Ihrer nächsten Schritte zu machen, den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel zu bewerten und bei Bedarf Ihre Vorgehensweise zu ändern.

Angenommen, Sie möchten den Effekt der Planung maximieren. Dann können Sie auf weithin bekannte Planungsstrategien erfolgreicher Unternehmer und Manager zurückgreifen. Mit ihren Lösungen können Sie Zeit sparen, indem Sie Ziele festlegen und herausfinden, was Ihre Mühe und Aufmerksamkeit wert ist.

Top-3-Planungsstrategien zur Steigerung Ihrer Produktivität:

Getting Things Done-Methode von David Allen

Eines der schlimmsten Dinge an einem hektischen Zeitplan ist, den Überblick über alle Aufgaben im Kopf zu behalten. Das Behalten Ihrer Ziele und Pflichten kann Sie ängstlich machen und Ihre Konzentration beeinträchtigen. Neurowissenschaftler behaupten, dass es 1,4-mal weniger effektiv ist, seine Pläne im Kopf zu haben, als wenn man sie aufschreibt. Einfach ausgedrückt besteht die Hauptaufgabe Ihres Geistes darin, großartige Ideen zu entwickeln und Probleme zu lösen, und nicht darin, jede noch so kleine Aufgabe zu speichern.

Deshalb kam David Allen, ein Produktivitätsexperte und persönlicher Berater, einst auf die Idee, ein einheitliches System aller Aufgaben und Verpflichtungen zu schaffen. David nannte es „Getting Things Done“ (GTD) – weil es Ihnen hilft, hier und jetzt mit der Erledigung von Aufgaben zu beginnen, ohne die notwendigen Aufgaben zu verschieben. Dieses System macht Ihr Leben überschaubar und verleiht Ihrem Zeitplan mehr Flexibilität – wenn Sie etwas nicht tun müssen, nur weil es auf Ihrer To-Do-Liste steht. Die Besonderheit dieses Systems besteht darin, dass die Verwendung keinen Stress verursacht, sodass Sie sich besser auf die bestmögliche Erledigung Ihrer Aufgaben konzentrieren können.

Die Hauptregel von GTD besteht darin, alle Ihre Aufgaben aufzuschreiben, auch diejenigen, die Sie in Routinen verwandeln. Eine Ausnahme bilden Aufgaben, deren Erledigung 1–2 Minuten in Anspruch nimmt. Der Experte schlägt vor, sie sofort zu erledigen, um Platz für Wichtigeres zu schaffen. Das Aufschreiben von Aufgaben hat zwei Zwecke. Erstens hilft es Ihnen, den Stress abzubauen, etwas Dringendes zu verpassen. Vergessen Sie schlaflose Nächte und gruselige Träume vom Versäumen der Frist! Und zweitens ermöglicht es Ihnen, Ihre Aufgaben effizienter zu erledigen, indem Sie Prioritäten setzen und den Zeitplan an Ihre Fähigkeiten und Ihr aktuelles Energieniveau anpassen.

Wenn Sie „Getting Things Done“ auf Ihr Leben und Ihre Arbeit anwenden, sollten Sie fünf Hauptschritte befolgen:

1. Erfassen Sie alle Ihre Aufgaben und Ideen

Wissenschaftler könnten mehr als 60.000 Gedanken pro Tag haben. Die meisten hängen mit Selbstreflexionen oder Emotionen zusammen; Dennoch sind mindestens 1000 davon Ideen. Etwas kaufen, Ihre Arbeitsweise ändern, etwas Neues schaffen, Ihren Freund anrufen oder nie wieder diese unbequemen Schuhe tragen. Gedanken schwirren wie Bienen durch Ihren Kopf und ihr Summen kann zu ablenkend sein.

Nehmen Sie sie aus dem Kopf und bringen Sie sie zu Papier bzw. in Ihre bevorzugte Planungs-App. So steigern Sie Ihre Konzentration und beurteilen, wie viel Sie gerade auf dem Teller haben. Wenn Sie neue Ideen haben oder neue Aufgaben erhalten, tragen Sie diese auf Ihre Listen ein. Lassen Sie nichts in Ihrem Kopf schweifen und Sie von der konzentrierten Arbeit abhalten.

2. Klären Sie die Ideen und Aufgaben in Ihrer Liste

Jetzt ist es an der Zeit, ein bisschen aufzuräumen! Nicht jede Idee, die Sie aufgeschrieben haben, könnte hilfreich sein. Schauen Sie sich also Ihre Liste an und markieren Sie die umsetzbaren Aufgaben und Gedanken. Schreiben Sie sie als Schritt-für-Schritt-Plan auf. Daran werden Sie arbeiten: Ihre Hauptaufgaben und langfristige Aufgaben, die mehr Zeit erfordern. Schauen Sie sich diese Aufgabe an und fragen Sie sich: „Welche Schritte muss ich ausführen, um sie zu bewältigen?“

Anfangs kann es einige Zeit dauern, herauszufinden, wie man jede Verpflichtung plant. Dennoch werden Sie mit mehr Übung in der Lage sein, alles in nur wenigen Minuten zu planen, da die meisten Ihrer täglichen Aufgaben wiederholbar oder Ihnen vertraut sind.

Produktiv zu sein bedeutet, sich nur auf Dinge zu konzentrieren, die man tun kann; je schneller desto besser. Wenn Sie feststellen, dass Sie bei einigen Aufgaben nichts tun können, verwerfen Sie sie. Konkrete Ideen könnten dennoch hilfreich sein. Speichern Sie sie daher in einer „Irgendwann“-Liste, um später darauf zurückzukommen, wenn Sie mehr Zeit oder Ressourcen haben.

3. Organisieren Sie alle Ihre Aufgaben

Wie können Sie dieses Durcheinander beseitigen, wenn Sie nun eine vollständige Aufgabenliste haben? Laut GTD sollten Sie Ihre Aufgaben Schritt für Schritt organisieren, um Ihnen das weitere Vorgehen so einfach wie möglich zu machen. Sie können sie nach Zeit, Projekt und Kontext sortieren.

Wenn Sie zeitlich begrenzte Aufgaben haben, z. B. eine Besprechung, eine Veranstaltung oder eine Aufgabe mit einer dringenden Deadline, tragen Sie diese in Ihren Kalender ein. Richten Sie eine Benachrichtigung ein oder zwei Tage vor ihnen ein, damit Sie sich nicht fragen, welche Veranstaltungen Sie besuchen sollten oder wie Sie sich am schnellsten darauf vorbereiten können.

Die GTD-Methode behauptet, dass jede Aufgabe, für deren Abschluss mehr als ein Schritt erforderlich ist, ein Projekt ist. Daher müssen Sie eine separate Liste erstellen, um alle Ihre Projekte aufzuschreiben. Geben Sie ihnen Namen und beschreiben Sie sie in ein paar Sätzen. Schreiben Sie dann die Schritte auf, die jedes Projekt umfasst. Wenn Sie also zu einem dieser Projekte kommen, müssen Sie nur noch die genauen Schritte befolgen, ohne sich fragen zu müssen, was zu tun ist.

Darüber hinaus können Sie Ihre Aufgaben nach Kontext sortieren. Wenn Sie an einem Tag mehrere ähnliche Aufgaben erledigen, ist es sinnvoll, diese zu gruppieren und zu erledigen. Wenn Sie beispielsweise ein paar Präsentationen halten oder sich mit ein paar Leuten treffen müssen, erstellen Sie spezielle Listen für diese Aufgaben und konzentrieren Sie sich, bis Sie sie alle erledigt haben.

4. Überprüfen Sie Ihre Listen und denken Sie darüber nach

Ein wesentlicher Bestandteil des GTD-Systems besteht darin, Ihre Listen regelmäßig zu überprüfen, zu aktualisieren, erledigte Aufgaben zu streichen und zu beobachten, was Sie als Nächstes tun können. Überprüfen Sie sie, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpasst haben und immer Ihre Prioritäten kennen. Sie können am Ende der Woche wöchentliche Überprüfungen durchführen, um zu sehen, wie viel Sie erreicht haben, und um Ihre Fortschritte zu verfolgen.

Stellen Sie sich beim Durchsehen Ihrer Listen und Aufgaben ein paar Fragen:

• Sind alle meine Listen aktuell?
• Habe ich alle erledigten Aufgaben durchgestrichen?
• Habe ich alle neuen Ideen in die Listen eingetragen und sortiert?
• Habe ich es geschafft, alle meine Termine einzuhalten?
• Möchte ich nächste Woche etwas von der „Irgendwann“-Liste tun?
• Was kann ich verbessern, um mehr Aufgaben gleichzeitig zu erledigen?

5. Beteiligen Sie sich an Ihren Aufgaben

Der halbe Erfolg bei der Anwendung von GTD besteht darin, jeden Schritt zu planen und aufzuschreiben. Die andere Hälfte besteht darin, tatsächlich Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Ihre Arbeit Ihr Herz nicht zum Leuchten bringt, kann Ihnen keine Aufgabenliste helfen, effektiver zu werden. Versuchen Sie also, etwas an Ihrem Job zu finden, das Sie bewundern, und bleiben Sie dann bei der Planung Ihrer Tage und der Erledigung von Aufgaben bei diesem positiven Gedanken.

Eine weitere Sache, die Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Leistung zu behalten, besteht darin, Ihr Handeln an Ihre inneren Ressourcen anzupassen. Denken Sie beim Blick auf die To-Do-Listen am Morgen darüber nach, wofür Sie Energie und Zeit haben und was Sie besser auf einen anderen Tag verschieben sollten. Nur Aufgaben mit einer bestimmten Frist können dringend sein, während Sie den Rest der Pläne problemlos an Ihr Wohlbefinden und Ihre Stimmung anpassen können.

Getting Things Done ist perfekt für Sie, wenn Sie nach einer Planungsstrategie suchen, die Ihnen hilft, „aufzuwachen“ und mit der Umsetzung von Veränderungen zu beginnen. Es gibt Ihnen keine magischen Schlüssel zu allen Türen – es zerstört lediglich alle Eingänge, sodass Sie sich schnell in jede Richtung bewegen können. Denn wenn einem nichts mehr im Weg steht, seien es ängstliche Gedanken oder fehlender Plan, ist es viel einfacher, den Prozess zu genießen und faszinierende Ergebnisse zu erzielen.

Planungsmethode „Muss, Soll, Wollen“

Wenn Sie ein Neuling in der Planung sind oder Ihre Planungsroutine weniger stressig und angenehmer gestalten möchten, dann sollten Sie es versuchen! Die bisherigen Planungssysteme erscheinen Ihnen zu detailliert und zeitaufwändig? Dann haben wir eine weniger komplizierte Methode. „Muss, Soll, Wollen“ ist eine Planungsstrategie, die Ihnen hilft, sich auf drei wesentliche Aufgaben am Tag zu konzentrieren.

Wenn Sie „Muss, Soll, Wollen“ befolgen, beginnen Sie Ihre tägliche To-Do-Liste mit drei Aufgaben:

• die Aufgabe, die Sie auf jeden Fall erledigen müssen, etwas Dringendes oder Wesentliches für Ihre Karriere/Gesundheit
• die unnötige Aufgabe, die zu Ihren langfristigen Zielen beiträgt
• die Aufgabe, die Sie tatsächlich erledigen möchten (meistens etwas außerhalb des Arbeitsalltags)

Sie erfüllen also jeden Tag eine Aufgabe, die einen unmittelbaren Einfluss auf Ihr Leben hat, eine, um Ihren Träumen näher zu kommen, und eine, um sich hier und jetzt besser zu fühlen. Diese Planungsmethode ist perfekt, um nach Phasen intensiver Arbeit mit hektischen Zeitplänen und vollständigen To-Do-Listen den Verstand zu bewahren und zur Ruhe zu kommen.

Sehen Sie sich morgens die Liste von gestern noch einmal an und bewerten Sie Ihre Fortschritte. Fühlen Sie sich zufrieden, wenn Sie alle drei Aufgaben erledigt haben? Helfen sie Ihnen, dem Leben, das Sie sich wünschen, näher zu kommen? Entscheiden Sie bei der Beantwortung dieser Fragen, ob Sie etwas auf Ihrer Liste ändern möchten.

Das agile Ergebnisplanungssystem

Es ist schwer, seine Ziele zu verfolgen, ohne tatsächliche Ergebnisse zu sehen. Du denkst vielleicht, dass du nur auf der Stelle trittst, ohne voranzukommen, und dass deine Motivation sinkt. Dennoch gibt es eine Möglichkeit, Ihre Planung auf Ergebnisse auszurichten. Während sich die meisten Planungsstrategien und -ansätze auf das Setzen und Erreichen von Zielen konzentrieren, geht es beim agilen Ergebnissystem darum, sinnvolle Ergebnisse zu erzielen.

Anstatt sich mit Aufgaben zu überfordern, definieren Sie nach diesem System nur drei Ergebnisse, die Sie in einer bestimmten Zeit erreichen möchten. Sie können Ihre Ergebnisse auf den folgenden Ebenen hervorheben: drei Ergebnisse für Tag, Woche, Monat und Jahr.

Die Ergebnisse jedes Levels unterstützen sich gegenseitig und ermöglichen es Ihnen, Ihre wichtigsten Lebensziele zu verfolgen. Die Einhaltung der „Regel der 3 Ergebnisse“ zeigt Ihnen, wie Sie sich auf das Ziel konzentrieren können und nicht auf die Mittel, um es zu erreichen. Mit anderen Worten: Es hilft Ihnen, flexibel vorzugehen, sich aber stets an Ihre Prioritäten zu erinnern.

Gleichzeitig sind agile Ergebnisse ein weitaus zugänglicheres System als GTD- oder SMART-Zielstrategien. Es sind keine Vorbereitungen, Spezialwerkzeuge oder ein tiefes Verständnis der einzelnen Planungsphasen erforderlich. Sie benötigen lediglich ein Blatt Papier oder ein leeres Dokument auf Ihrem PC/Smartphone, um Ihre drei gewünschten Ergebnisse zu notieren.

Ihr vorläufiger Plan könnte laut Agile-Ergebnissen wie folgt aussehen:

1.Drei „Siege“ für einen Tag. Setzen Sie sich zu Beginn jedes Tages drei Ergebnisse, die Sie erreichen möchten. Da Sie täglich nur 18 Stunden Zeit haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele erreichbar und realistisch sind.

2. Drei Ergebnisse für jede Woche. Definieren Sie montags die drei Hauptziele, die Sie bis zum Ende der Woche erreichen möchten. Idealerweise sollten sie mit den Tagesergebnissen übereinstimmen. Analysieren Sie dann am Freitag, was Sie erreicht haben und welche Ergebnisse Sie Ihren langfristigen Zielen nicht näher gebracht haben. Beseitigen Sie dann Ergebnisse, die Sie zurückhalten, und konzentrieren Sie sich auf diejenigen, die für Ihre monatlichen und jährlichen Ergebnisse hilfreich sind.

3. Drei Erfolge für jeden Monat. Ihre täglichen und wöchentlichen Ergebnisse sollten Ihnen helfen, wichtigere Ziele zu erreichen – diejenigen, die Sie sich zu Beginn jedes Monats setzen sollten. Sie sind nicht so einfach zu erreichen, aber sie helfen Ihnen, das Gesamtbild Ihres zukünftigen Weges zu erkennen. Sie können sich auf das bemerkenswertere Ergebnis konzentrieren, während Sie im Prozess weniger bedeutende Ergebnisse erzielen.

4. Drei entscheidende Ergebnisse für dieses Jahr. Haben Sie keine Angst davor, groß darüber nachzudenken, was Sie im Laufe des Jahres erreichen möchten. Je ehrgeiziger Ihr Ziel ist, desto höher werden Sie fliegen, um es zu erreichen. Am Ende wird es nicht so wichtig sein, ob Sie Ihre Ergebnisse erreicht haben – viel wichtiger sind der Aufwand und die gewonnene Erfahrung. Vergessen Sie in der Zwischenzeit nicht, dass Ihre kleinen Ergebnisse zu größeren beitragen sollten – wie ein Bach, der in einen Fluss und ins Meer mündet.

Das Agile-Ergebnissystem hilft Ihnen, mit dem Handeln zu beginnen, wenn Sie in der Planungsphase stecken bleiben. Außerdem wird Ihre Aufmerksamkeit nicht auf kleinere Aufgaben gelenkt, die keiner zusätzlichen Planung bedürfen. Eine fortgeschrittene Ebene der agilen Ergebnisse umfasst die Aufteilung der Ergebnisse in „Einflussbereiche“, sodass Sie auswählen können, was Sie in jedem Bereich Ihres Lebens erreichen möchten.

Ihre Hauptinteressenbereiche könnten beispielsweise Gesundheit, Karriere und Familie sein. Erstellen Sie in Ihren Aufgabenlisten drei Spalten für sie und schreiben Sie sie auf, beginnend mit der höchsten Priorität. Dann können Sie alle Bereiche Ihres Lebens meistern, ohne etwas Wesentliches zu verpassen.

Wie behält man Zeit für sich selbst und seine Lieben?

Neben der Planung Ihrer beruflichen Weiterentwicklung und der Festlegung von Zielen für die Weiterentwicklung Ihrer Fähigkeiten sollten Sie auch genügend Zeit haben, die Sie nach Ihren Wünschen gestalten können. Während die meisten Menschen die Ausrede „Ich habe keine Zeit, müssen arbeiten“ verwenden, um keine Zeit mit ihren Freunden, ihrer Familie oder ihrem Hobby zu verbringen, haben Sie jetzt die Möglichkeit, das zu ändern!

Wissenschaftler sagen immer wieder, dass das soziale Leben für Ihre Produktivität, Ihr Glück und Ihre geistige Gesundheit wichtig ist. Eine Karriere ist unerlässlich, um über Wasser zu bleiben und das Gefühl zu bekommen, Ihr Potenzial auszuschöpfen, aber ebenso wichtig sind soziale Kontakte und die Konzentration auf Ihre Wünsche. Wenn Sie mehr Zeit mit Menschen verbringen, schärfen Sie Ihr Gedächtnis, steigern Ihre kognitiven Fähigkeiten und können sogar Ihr Leben verlängern. Aber wie können Sie in Ihrem hektischen Zeitplan ein paar Stunden dafür reservieren?

Hier kommt die Planung zum Tragen! Denken Sie nicht, dass Sie nur Besprechungen mit Kollegen planen und Arbeitsvereinbarungen in Ihren Kalender eintragen können. Auch Ihre Familie, Freunde und Hobbys verdienen es, auf der To-Do-Liste zu stehen. Wir haben einige praktische Tipps zusammengestellt, die Ihnen helfen, immer Zeit für die Dinge und Menschen zu finden, die Sie lieben:

1. Planen Sie Abendessen. Leckeres Essen und angenehme Gesellschaft können Ihren Tag bereichern (und Ihnen helfen, Kontakte zu knüpfen)! Wenn Sie also den größten Teil Ihres Tages beschäftigt sind, lassen Sie sich etwas Zeit für ein herzerwärmendes Abendessen mit Ihren Freunden oder Ihrer Familie. Es wird eine perfekte Gelegenheit sein, die neuesten Nachrichten auszutauschen, die nötige Unterstützung zu erhalten und sich nach einem anstrengenden Arbeitstag zu entspannen. Sie können solche Abendessen zwei- bis dreimal pro Woche organisieren. Vergessen Sie jedoch nicht, sie in Ihren Zeitplan aufzunehmen und eine vorherige Ankündigung zu vereinbaren.

2. Machen Sie einen Plan für Anrufe mit Familie/Freunden. Wir alle kennen diese Wochen, in denen wir keine Minute mehr zum Ausatmen haben, ganz zu schweigen von ein paar Stunden Freizeit. Warten Sie, das ist immer noch keine Entschuldigung, die Menschen zu vergessen, die Sie schätzen! Planen Sie während Ihrer Pause alle zwei Tage 15 Minuten ein, um Ihre Eltern anzurufen und ihnen mitzuteilen, dass Sie sich um Sie kümmern, oder um Ihre Freunde zu fragen, wie es ihnen geht. Wenn Sie mit ihnen in Kontakt bleiben, können Sie Ihre Ängste abbauen und Ihre Stimmung verbessern, selbst wenn Sie Ihre verrücktesten Arbeitstage überstehen.

3. Erstellen Sie eine gemeinsame Wunschtafel und verkörpern Sie diese gemeinsam. Wenn Sie eine große Familie oder eine Gruppe von Freunden mit völlig unterschiedlichen Interessen haben, ist es schwierig, einen Kompromiss zu finden und Zeit miteinander zu verbringen. Deshalb könnten Sie diese Treffen endlos verschieben und vermeiden. Erstellen Sie eine gemeinsame Wunschtafel (auf Papier oder in einem Online-Dokument), in der jeder seine Vision einer perfekten gemeinsamen Zeit zum Ausdruck bringen kann. Jedes Mal, wenn Sie sich treffen, können Sie einen der Wünsche des Vorstands verkörpern und den Wunsch an Ihre aktuellen Fähigkeiten, Finanzen und Energie anpassen.

4. Verbringen Sie Ihren Urlaub gemeinsam. Gehören Sie genau wie die anderen 26 % der Leistungsträger zu denen, die aufgrund einer hohen Arbeitsbelastung Urlaub machen? Dann ist es an der Zeit, diese unproduktive Angewohnheit zu ändern und Ihre Urlaubstage optimal zu nutzen, indem Sie sie mit der Zeit von Familie oder Freunden kombinieren. Bieten Sie Ihren Liebsten an, den Urlaub gemeinsam zu verbringen. Sie werden viel mehr Spaß daran haben und lernen, Spaß daran zu haben, selbst wenn Sie ein eingefleischter Workaholic sind. Darüber hinaus schaffen Sie wertvolle Erinnerungen, die Sie einander näher bringen. Klingt nach einem tollen Angebot, oder?

Befolgen Sie diese Planungstipps und Sie werden soziale Kontakte zu einer gesunden Gewohnheit machen. Es wird Ihnen helfen, starke Bindungen aufzubauen und immer ein fürsorglicher Freund-Eltern-Kind-Partner zu bleiben.

Planung kann zur Superkraft werden, die es Ihnen ermöglicht, mit einem intelligenten und durchdachten Ansatz zwei Drittel der Menschen um Sie herum um Längen zu übertreffen. Tatsächlich ist Planung ein wirksames Instrument, um Ihre Ziele und Prioritäten im Auge zu behalten, ohne einen Aspekt Ihres Lebens zu verpassen. Dies ist eine Möglichkeit für Sie, den Überblick über Ihre Leistung zu behalten und Ihre Angst vor dem Vergessen von Fristen und Vereinbarungen zu zügeln. Was hält Sie also davon ab, es zu verwenden?

Ressourcen:

• Umfrage: 7 von 10 ändern ihre Sommerurlaubspläne aufgrund der Inflation (2022)
• Mayo Clinic Minute: Die Vorteile sozialer Kontakte (2019)
• Getting Things Done: ein Produktivitätssystem für alle Lebensbereiche (2019)
• Neurowissenschaften erklären, warum Sie Ihre Ziele aufschreiben müssen, wenn Sie sie tatsächlich erreichen wollen (2018)