Ausdauer in Ihrem Leben bedeutet nicht nur die Energie, die Sie den ganzen Tag über haben. Es geht auch um die Produktivität, die Sie zeigen, wenn Sie Arbeitsaufgaben erledigen, komplizierte Probleme lösen und Ihre Zeit verwalten. Aber wenn Sie beschäftigt sind, ist es schwierig, alle Fristen einzuhalten und den Überblick über Ihre Leistung zu behalten.

Gibt es dann eine Möglichkeit, Ihren Tag zu planen und Ihre Ziele zu erreichen, ohne erschöpft zu sein? Zunächst sollten Sie definieren, warum es Ihnen nicht gelingt, produktiv zu werden.

Gründe, warum Sie sich unproduktiv fühlen können

Wenn Sie Schwierigkeiten haben, Ihren Tag zu planen, aber dennoch keine Zeit für alles haben, was Sie geplant haben, machen Sie sich keine Sorgen, Sie sind nicht allein! Britische Untersuchungen zeigen, dass der durchschnittliche Mensch nur weniger als drei Stunden pro Tag produktiv ist. Kein Wunder also, dass Sie sich den ganzen Tag über ineffizient fühlen. Schauen wir uns nun die genauen Gründe für die Unproduktivität an:

Schlechte Priorisierung

Zu Beginn Ihrer Woche müssen Sie bestimmte Aufgaben bis zum Wochenende erledigen. Angenommen, Sie können sie nicht nach Wichtigkeit ordnen. In diesem Fall verschwenden Sie möglicherweise Ihre Zeit damit, Ihre Smartphone-Dateien zu sortieren, anstatt das dringende Projekt abzuschließen.

Studien von McKinsey & Company haben gezeigt, dass nur 9 % der Berufstätigen ihre Zeiteinteilung als effektiv empfinden. Darüber hinaus glauben 48 % der Fachkräfte, dass sie Aufgaben nicht entsprechend der Strategie ihres Unternehmens priorisieren.

Aufschub

Was werden Sie wahrscheinlich tun, wenn Sie vor einer herausfordernden Aufgabe stehen? Verschieben Sie es natürlich auf morgen! Aufschub ist das schlimmste Übel von Berufstätigen. Dennoch begleitet es uns täglich. Dadurch werden Sie nicht einmal die Hälfte der geplanten Aufgaben erledigen.

Und das Problem ist schwerwiegender, als Sie sich vorstellen können – Untersuchungen haben ergeben, dass 20 % der US-Bürger täglich zögern. Aufschub kann sich auch drastisch auf Ihre Karriere auswirken. Eine andere Studie hat gezeigt, dass Zauderer niedrigere Gehälter, ein höheres Risiko, arbeitslos zu werden, und kürzere Beschäftigungsdauern haben.

Perfektionismus

Es ist nichts Falsches daran, fleißig zu sein. Nun, bis du ein Perfektionist wirst. Perfektionismus ist ein starker Produktivitätskiller, wenn Sie ihn über sich ergehen lassen. Wenn Sie Angst davor haben, das Projekt fertigzustellen, weil Sie es perfekt machen wollen, ist das ein Zeichen dafür, dass Ihr Perfektionismus bereits zu einem Hindernis geworden ist.

Manche Leute denken, Perfektionismus sei eine hervorragende Eigenschaft für die Produktivität. Die Umfrage der Dalhousie University zeigt jedoch, dass Perfektionisten kontraproduktiv sind, wenn sie danach streben, ihre Arbeit fehlerfrei zu erledigen.

Wenn Sie bemerkt haben, dass Sie eine der oben genannten Gewohnheiten haben, dann ist es an der Zeit, Ihre Produktivität zu steigern! Und hier kommen Zeitmanagementfähigkeiten zum Einsatz.

Warum sollten Sie Zeitmanagement betreiben?

Mit Zeitmanagement können Sie Ihren Tagesablauf kontrollieren, anstatt ständig unter dem Druck der Umstände zu stehen. Es hilft Ihnen auch dabei, eine gesunde Work-Life-Balance aufrechtzuerhalten. Im Allgemeinen kann es Ihr Leben wie folgt verbessern:

Bessere Ergebnisse bei der Arbeit erzielen

Zeitmanagement hilft Ihnen, bei der Arbeit bessere Leistungen zu erbringen. Das bedeutet, dass Sie die Kontrolle über den gesamten Prozess haben und so mehr Aufgaben in kürzerer Zeit und mit weniger Stress erledigen können. Die Umfrage ergab, dass Zeitmanagement Ihnen hilft, Arbeitsaufgaben auf höchstem Qualifikationsniveau auszuführen und sie einfach zu priorisieren.

Termine einfach einhalten

Selbst wenn wir das Wort „Frist“ hören, kann es uns krank machen, ganz zu schweigen vom Umgang mit ihnen am Arbeitsplatz. Aber Zeitmanagement kann diesen Pot versüßen. Mit seiner Hilfe können Sie die Zeit abschätzen, die Sie für die Erledigung jeder Aufgabe benötigen, und so Fristen ohne Eile einhalten. Darüber hinaus hilft Ihnen das Zeitmanagement dabei, Aufgaben im Voraus zu erledigen, um entspannter arbeiten zu können.

Stress reduzieren

Der Job-Stress-Bericht von CareerCast besagt, dass mehr als 71 % der Menschen bei der Arbeit gestresst sind, wobei strenge Fristen der häufigste Grund für Stress am Arbeitsplatz sind. Durch eine effektive Priorisierung haben Sie genügend Zeit, um dringende Aufgaben zu erledigen, sodass Sie sich weder schuldig noch gestresst fühlen. Außerdem vermeiden Sie zeitraubende Ablenkungen, die Ihre Produktivität beeinträchtigen.

Sparen Sie mehr Zeit für sich selbst

Wenn Sie Ihre Zeitmanagementfähigkeiten beherrschen, benötigen Sie weniger Zeit, um Ihre täglichen Arbeitsroutinen zu erledigen oder ein verwickeltes Problem zu lösen. So haben Sie mehr Zeit für Ihre Liebsten oder Ihr Hobby. Und das ist auch für die Produktivität von Bedeutung, denn wer ausgeruht ist, ist leistungsfähiger.

Trotz aller Vorteile, die Zeitmanagement bietet, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, Ihren Tag zu planen. Doch mit den richtigen Strategien können Sie Ihr Zeitmanagement beherrschen, Ihre Produktivität steigern und mehr Zeit für Ihre Selbstverwirklichung haben.

Zeitmanagement-Strategien zur Steigerung Ihrer Produktivität

Der durchdachte Ansatz ist das A und O beim Zeitmanagement. Wenn Sie ruhig und gelassen sind, gibt es keine Aufgabe, die Sie nicht erledigen können. Was Sie aber auch brauchen, ist Nachdenklichkeit, um Ihre tatsächlichen Fähigkeiten zu erkennen, realistische Pläne zu entwickeln und erreichbare Ziele zu setzen. Allerdings können diese Zeitmanagementstrategien Ihre Leistung auf die nächste Stufe heben.

Seien Sie realistisch, wenn Sie Ihre Ziele festlegen

Die meisten Ziele, die Sie sich setzen, scheinen kaum erreichbar zu sein, weil Sie planen, sie in ferner Zukunft zu erreichen. Versuchen Sie jedoch, Ihre Ziele realistischer zu betrachten, dann werden Sie sehen, dass Sie sie schneller erreichen können. Die psychologische Forschung stellt auch fest, dass erreichbare Ziele mit Ihrem Wohlbefinden, Ihrem Gesamterfolg und Ihrem persönlichen Wachstum zusammenhängen.

Setzen Sie sich konkrete kleine messbare Ziele für die kommende Woche und bewerten Sie Ihre Fortschritte an den Wochenenden. Sie werden sehen, welche Aufgaben zu zeitaufwändig waren und wo Sie mehr zögern. Allerdings erhalten Sie auch Ergebnisse, auf die Sie stolz sein können – die Ihr Selbstwertgefühl stärken und Sie bei der Erledigung weiterer Aufgaben produktiver machen.

Wie können Sie das machen?

Realistische Ziele sind solche, die Sie erreichen können, ohne viel in Ihrem Leben zu verändern. Wenn Sie beispielsweise Ihren aktuellen Geschäftswert steigern oder jeden zweiten Tag der Woche eine Stunde lang trainieren möchten, sind das erreichbare Ziele. Selbst wenn Sie einen Monat oder ein Jahr brauchen, um diese Ziele zu erreichen, sind sie dennoch realistisch, da Sie sie entsprechend Ihren anfänglichen Fähigkeiten festlegen.

Wenn Sie sich wiederum das Ziel setzen, in sechs Monaten Millionär zu werden, obwohl Sie Ihr Unternehmen noch nicht einmal gegründet haben, bedeutet das, dass Sie unrealistisch sind. Wir haben einen Tipp, wie Sie Ihre Ziele messen können – fragen Sie sich: „Kann ich dieses Ziel mit dem erreichen, was ich jetzt habe?“ und „Wie viel Zeit brauche ich, um es zu erreichen?“. Und wenn Ihre Fähigkeiten es Ihnen ermöglichen, das Ziel in naher Zukunft zu erreichen, dann erreichen Sie es.

Trennen Sie Ihre Ziele

Das nächste, was Sie lernen sollten, ist, Ihre Ziele nach der benötigten Zeit zu trennen. Schreiben Sie Ihre Haupt- und Nebenaufgaben auf und markieren Sie dann, welche leicht zugänglich und wiederholbar sind und weniger Zeit in Anspruch nehmen – das sind Ihre täglichen Ziele. Sie können beispielsweise innerhalb eines Tages acht Gläser Wasser trinken oder Ihre E-Mails abrufen und dringende Nachrichten beantworten, also markieren Sie sie täglich.

Entscheiden Sie sich dann für die langfristigen Aufgaben, die nicht an einem Tag erledigt werden können. Es kann sich um ein bestimmtes Trainingsziel oder ein Arbeitsprojekt handeln – markieren Sie sie als wöchentliche Ziele, damit Sie wissen, dass sie mehr Zeit in Anspruch nehmen. Sie können wöchentliche Ziele in kleine Schritte unterteilen und täglich eine Aktion ausführen, um diese bis zum Ende der Woche zu erreichen.

Wählen Sie anschließend die Ziele aus, die schwer zu erreichen sind. Nehmen wir an, Sie möchten zehn Bücher lesen oder Französisch lernen. Markieren Sie solche Ziele als monatlich und legen Sie bestimmte Tage fest, an denen Sie sie erreichen möchten, damit Sie bei wichtigeren Aufgaben nicht gestört werden.

Wie können Sie das machen?

Wenn Sie beschäftigt sind, ist es schwierig, alle Aufgaben und Prioritäten im Auge zu behalten. Erwägen Sie daher die Verwendung eines Planers oder eines Kalenders, um alle Ihre Aufgaben aufzuschreiben, ihren Status festzulegen und den Rang zu priorisieren. Sie können auch die ungefähre Zeit notieren, die Sie für jede Aufgabe benötigen.

Wir schlagen nicht vor, dass Sie von jeder Minute besessen sind. Aber wenn alle Ihre Aufgaben auf Papier oder auf Ihrem Bildschirm vorliegen, ist es für Sie einfacher, sich ihnen zuzuwenden und Ihren Fortschritt zu bewerten.

Verwenden Sie die „Sechs-Aufgaben“-Strategie

Die meisten Zeitplanungsstrategien sind schwer umzusetzen. Sie erfordern, dass Sie lange To-Do-Listen erstellen, einen Zeitplan einhalten und jeden Schritt bewerten, den Sie in Richtung Ihrer Ziele unternehmen. Aber sind diese Aufgaben nicht zu ablenkend, insbesondere wenn Sie konzentriert bleiben müssen? Dann erwägen Sie, diese leicht zugängliche Zeitplanungsstrategie der Produktivitätsberaterin Ivy Lee auszuprobieren.

Seine Strategie war kinderleicht: Schreiben Sie vor dem Schlafengehen sechs wichtige Aufgaben für morgen auf. Priorisieren Sie sie entsprechend ihrer Wichtigkeit. Führen Sie am nächsten Tag das erste Tagesziel aus und wechseln Sie erst dann zu einem anderen, wenn Sie es erreicht haben. Erledigen Sie andere Aufgaben auf die gleiche Weise. Mit dieser Strategie können Sie sich intensiv auf jede Aufgabe konzentrieren, sodass Sie sie auf höchstem Fähigkeitsniveau erledigen können.

Wie können Sie das machen?

Diese Strategie mag etwas verwirrend klingen, wenn Sie tagsüber viele kleine Aufgaben haben.Aber auch in solchen Fällen kann es Ihnen helfen: Teilen Sie Ihre kleinen Aufgaben je nach Art in sechs Gruppen ein und erledigen Sie diese nacheinander.

Ihre erste Aufgabe wäre beispielsweise, Ihre nächsten Schritte in einem laufenden Arbeitsprojekt zu klären. Anschließend fügen Sie darin alle notwendigen Änderungen ein. Ihr drittes Ziel können Sie Ihrer Produktivität widmen, beispielsweise 15 Minuten lang meditieren oder eine kleine Pause einlegen, um sich mit Ihren Kollegen zu unterhalten. Die Arbeit wird Sie nicht zwischen Dutzenden von Aufgaben zerren, wenn Sie alle Ihre Tagespläne nach und nach umsetzen.

"Iss deine Frösche" am Morgen

Lassen Sie sich von diesem Satz nicht verwirren – wir werden keine echten Frösche essen! „Eat that frog“ wiederum ist eine Zeitplanungsstrategie von Brian Tracy, inspiriert von Mark Twains Zitat. Der Hauptgedanke dieser Strategie besteht darin, die schwierigsten und unangenehmsten Aufgaben zu Beginn des Tages zu erledigen, damit das Schlimmste bis zum Ende des Tages hinter Ihnen liegt.

Das Nachdenken über eine komplizierte Aufgabe kann Ihre Produktivität ruinieren. Wenn Sie es also frühzeitig beenden, sind Sie weniger gestresst und motivierter bei der Bewältigung anderer Alltagsroutinen. Aber diese Strategie hat auch Nachteile. Wenn Sie Ihren Tag mit der schlimmsten Aufgabe beginnen, könnten Sie nach Abschluss erschöpft und müde sein (das hängt mit der Art der Aufgabe zusammen). Wenden Sie es daher bei geistig und nicht körperlich anstrengenden Aktivitäten an.

Wie können Sie das machen?

Als Erstes sollten Sie entscheiden, welche Aufgabe für Sie am stressigsten ist. Ihren Arzt anzurufen, sich auf die Projektpräsentation vorzubereiten oder eine Präsentation zu halten, um Ihren Chef zu beeindrucken, kann eine herausfordernde Aufgabe sein. Wenn Sie die Aufgabe also deprimierend finden, erledigen Sie sie zuerst, damit der Rest des Tages reibungslos verläuft.

Planen Sie wichtige Arbeitsanrufe früh am Morgen, wenn Sie sich dabei unwohl fühlen. Wenn Sie damit fertig sind, nehmen Sie einen dicken Marker und streichen Sie die verhasste Aufgabe des Planers durch, damit Sie wissen, dass sie erledigt ist, und eine unglaubliche Erleichterung verspüren.

Delegieren Sie Ihre Aufgaben

Es ist an der Zeit, die Regel zu vergessen: „Wenn Sie wollen, dass die Arbeit gut gemacht wird, machen Sie sie selbst.“„Natürlich ist das eine ausgezeichnete Option für die Menschen um Sie herum, aber nicht für Sie. Wenn Sie feststellen, dass Sie mit Aufgaben überlastet sind und Sie einige davon auf andere übertragen können, zögern Sie nicht!/p>

Eine aktuelle Studie hat gezeigt, dass eine effektive Delegation den Stress am Arbeitsplatz reduziert und Sie zu Höchstleistungen motiviert. So haben Sie mehr Zeit, Ihre Aufgaben ordnungsgemäß zu erledigen, und sparen etwas Zeit für Aktivitäten, die Ihnen Spaß machen, sei es Lesestunden oder eine kleine Heimparty mit Ihren Freunden.

Wie können Sie das machen?

Es kann schwierig sein, mit dem Delegieren zu beginnen, wenn Sie nicht daran gewöhnt sind. Fangen Sie also klein an. Erstens: Weigern Sie sich, anderen Menschen zu helfen, wenn Sie noch dringende Aufgaben zu erledigen haben. Beginnen Sie dann damit, einfache Aufgaben wie das Anfertigen einiger Dokumentenkopien oder das Sortieren der Arbeitsdateien an Ihren Büroleiter zu delegieren.

Sie können Ihre Hausaufgaben auch delegieren – bitten Sie Ihren Partner, aufzuräumen, wenn Sie völlig erschöpft sind, oder bestellen Sie ein gesundes Abendessen zum Mitnehmen, wenn Sie keine Zeit zum Kochen haben. Das spart Ihnen nicht nur Zeit, sondern macht Sie auch weniger gestresst und ängstlich.

Vermeiden Sie Multitasking

Es wird allgemein angenommen, dass man schwach und kontraproduktiv ist, wenn man jeweils nur eine Aufgabe erledigt. Allerdings ist Multitasking für Ihr Energie- und Produktivitätsniveau schrecklich. Neurowissenschaftliche Untersuchungen haben gezeigt, dass Multitasking Ihre Produktivität um 40 % verringert, Ihren Arbeitsablauf verlangsamt und Sie weniger konzentriert macht.

Das Jonglieren mit Aufgaben verringert Ihre Arbeitsleistung und führt zu einem Angststau aufgrund der unvollendeten laufenden Aufgaben. Versuchen Sie daher, Ihre täglichen Ziele konsequent zu erreichen – Schritt für Schritt. Dieser Ansatz erhöht Ihren Fokus und hilft Ihnen dabei, bessere Ergebnisse zu erzielen.

Wie können Sie das machen?

Wenn Sie es gewohnt sind, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen, fällt es Ihnen möglicherweise schwer, diese Gewohnheit zu ändern. Aber wir haben ein paar Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie Multitasking vermeiden können. Wenn Sie sich während der Arbeit Podcasts anhören, reduzieren Sie die Lautstärke, damit Sie nicht so sehr von den darin enthaltenen Informationen abgelenkt werden.

Und wenn Sie beim Verwalten von Arbeitsproblemen Unmengen von Nachrichten beantworten und in den sozialen Medien versinken, versuchen Sie, die Benachrichtigungen auszuschalten. Sie können sie später beantworten, wenn Ihr Gehirn keine starke Konzentration benötigt.

Planungstools nutzen

Denken Sie daran, dass Sie nicht jede Aufgabe und Pflicht im Gedächtnis behalten müssen, da es zahlreiche Zeitmanagement- und Planungstools gibt, die dies für Sie erledigen. Solche kostenlosen Planungs-Apps wie Trello, Asana oder Notion eignen sich perfekt zum Speichern all Ihrer Aufgaben mit Beschreibungen, angehängten Dateien und anderen wichtigen Details.

Sie können sie auf ein maximales Komfortmaß einstellen: Wenn Sie beispielsweise Benachrichtigungen über weitere Aufgaben erhalten möchten, schalten Sie sie ein. Verfolgen Sie den Fortschritt jedes Ziels, teilen Sie Ihre Pläne mit anderen Menschen und bewahren Sie Ihre Routinen an einem Ort auf, um nichts Dringendes zu vergessen. Solche Tools können Ihr Leben viel einfacher machen. Indem Sie alle Pläne auflisten, erstellen Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Ihre Aufgaben und Routinen, sodass Sie Ihr ganzes Leben vollständig unter Kontrolle haben.

Wie können Sie das machen?

Wenn Sie die Planungstools optimal nutzen möchten, wählen Sie eines aus und bleiben Sie dabei. Durch die Verwendung zahlreicher Planungs-Apps kann es leicht passieren, dass Sie durcheinander kommen und weniger produktiv sind. Probieren Sie also verschiedene Tools aus, testen Sie deren Funktionen und entscheiden Sie, welches am besten zu Ihnen passt.

Wenn Sie bisher noch keine Planungs-Apps verwendet haben, können Sie mit der Systemerinnerungs-App Ihres Smartphones/Laptops (wie Apple Reminders oder Google Kalender) beginnen oder einfache Apps wie Microsoft Todoist verwenden. Geben Sie anschließend alle Ihre Aufgaben und Ziele ein, beginnen Sie mit der Verfolgung, markieren Sie erledigte Aufgaben und spüren Sie, wie die Produktivität Sie bis zum Rand erfüllt!

Ressourcen:

• Wie viele produktive Stunden hat ein Arbeitstag? Nur 2 Stunden, 23 Minuten… (2021)
• Zeitmanagement zur Priorität der Organisation machen (2013)
• Psychologie des Aufschiebens: Warum Menschen wichtige Aufgaben bis zur letzten Minute aufschieben (2010)
• Auswirkungen des Aufschiebens am Arbeitsplatz und die Auswirkungen des Arbeitsplatzes auf das Aufschieben (2013)
• Dimensionen des Perfektionismus und Forschungsproduktivität bei Psychologieprofessoren: Implikationen für das Verständnis der (mal)adaptiven Wirkung des Perfektionismus (2010)
• Effektives Zeitmanagement für die Mitarbeiterleistung der Northern Nigeria Noodle Company LTD (2020)
• Leserumfrage zu stressigen Jobs (2017)
• Ein genauerer Blick auf Lebensziele im Erwachsenenalter: Anwendung einer Entwicklungsperspektive auf Inhalt, Dynamik und Ergebnisse der Zielbedeutung und Zielerreichbarkeit (2019)
• Die Ivy-Lee-Methode: Die Experten für tägliche Routine empfehlen sie für maximale Produktivität (2020)
• Eat That Frog: Brian Tracy erklärt die Wahrheit über Frösche (2021)
• Effektive Delegation und ihre Auswirkungen auf die Mitarbeiterleistung (2020)
• Ist Multitasking schädlich für Ihr Gehirn? Experten enthüllen die verborgenen Gefahren des Jonglierens zu vieler Jobs (2009)
• Geben Sie sich nicht zu sehr auf: Der Einfluss des Aufgabenjonglierens auf die Geschwindigkeit der Arbeitserledigung durch Arbeitnehmer (2010)