Molti uomini di successo trascorrono la vita pensando a quanto sarebbe bello avere 30 ore al giorno invece di 24 per dedicare più tempo a cose che li rendono felici. Se sei uno di loro, allora dovresti sapere quanto siano privi di significato questi pensieri. Non puoi cambiare cose come il tempo, ma puoi imparare a giocarci intorno e trovare il modo più efficace per spenderlo. È qui che le capacità di gestione del tempo sono essenziali: definiscono quanto bene puoi allocare le ore della tua vita in modo da avere tempo per tutto ciò che hai pianificato senza lavorare troppo.

La gestione del tempo ti aiuterà a ottenere di più in meno tempo

Il tuo cervello può diventare piuttosto pigro se non gli imposti limiti di tempo particolari. Inoltre, tende a posticipare le attività fino a quando le scadenze non iniziano a bruciare. Quindi, accrescendo e implementando le tue capacità di gestione del tempo, ottimizzi il modo in cui funziona il tuo cervello, permettendoti di realizzare il suo pieno potenziale. In effetti, quando hai in mente un piano particolare con passaggi e intervalli di tempo, sarà molto più facile iniziare l'attività e impedirti di pensare pigro nel processo.

Oltre a darti certezze, la gestione del tempo può diventare il tuo salvatore in varie situazioni. Quindi diamo un'occhiata al motivo per cui dovresti assolutamente iniziare a sviluppare questa abilità.

La gestione del tempo rende la tua vita meno stressante

La gestione del tempo rende la tua vita meno stressanteQuando non hai un piano particolare per la giornata, ti dai un motivo in più per preoccuparti. Ad esempio, se trascorri metà della giornata bighellonando per l'ufficio o guardando divertenti video di animali, un'altra metà della giornata potrebbe trasformarsi in un disastro.

Incolperai te stesso per aver procrastinato e cercherai di finire le tue attività quotidiane in fretta, causando stress al tuo cervello e al tuo corpo. Alla fine della tua giornata lavorativa, ti sentirai spremuto come il limone e stonato. Quel che è peggio, quando hai scarse capacità di gestione del tempo, questi giorni possono ripetersi ripetutamente, come un circolo vizioso di procrastinazione.

A sua volta, se hai dedicato un po' di tempo al mattino a pianificare quanto tempo dedicherai a ogni attività, la giornata sarà meno stressante per te. Non avrai bisogno di chiederti: "Farò tutto in tempo?" o "Riuscirò a finire prima della scadenza?" più.

Anche se alcune attività richiedono troppo tempo per essere completate fino alla fine della giornata lavorativa, lo saprai dall'inizio. Puoi avvisare il tuo capo o i tuoi colleghi di questo. Se ti rendi conto che non ce la farai a un incontro con un amico o a una cena in famiglia, puoi lasciare alcuni compiti minori per domani e poi passare del tempo con i tuoi cari.

Immagina: niente fretta, niente panico dovuto all'incertezza, niente riunioni perse e colleghi arrabbiati. Queste cose contribuiscono in primo luogo al tuo stress da lavoro, quindi eliminale con l'aiuto della gestione del tempo e ricomincia a goderti il ​​lavoro.

La gestione del tempo aumenta la tua produttività

Supponi di essere abituato a ritardare il completamento delle attività fino alla fine della giornata. In tal caso, la gestione del tempo può essere un vero toccasana per la tua produttività. Questa abilità ti aiuterà a definire chiaramente quanto tempo ci vorrà per ogni attività, così potrai concentrarti sul completamento. Di conseguenza, sarai in grado di portare a termine più compiti in un tempo più breve, senza essere distratto dalla fretta e senza guardare avanti ad altri incarichi. In effetti, quando hai un piano chiaro con intervalli di tempo specifici, si apre un secondo vento e ti senti più produttivo che mai.

Potresti chiederti: "Passerò molto del mio tempo a pianificare piuttosto che eseguire cose?". All'inizio, potrebbe volerci un po' del tuo tempo prezioso: abituarti alla pianificazione del tempo, scegliere gli strumenti per questo e adattare il tuo flusso di lavoro ad esso.Tuttavia, una volta che ti ci abitui, la gestione del tempo inizierà a farti risparmiare un sacco di tempo! Puoi trascorrere questo tempo imparando, rilassandoti o stando accanto alle persone che ammiri, qualsiasi cosa tranne il lavoro (ricorda, l'equilibrio tra lavoro e vita privata!) In altre parole, la gestione del tempo ti offre la possibilità di assumere il controllo della tua produttività

La gestione del tempo ti aiuta a rimanere in salute

Scarse capacità di pianificazione e gestione del tempo possono portarti al punto in cui dovresti sacrificare il tuo sonno e la tua salute per rimanere in pista. Secondo lo studio, nella maggior parte dei casi chi ha il sonno corto riduce il tempo di riposo a causa del lavoro. A sua volta, una scarsa qualità del sonno può portare a malattie cardiache, stress eccessivo, spossatezza e dolori muscolari. È un prezzo equo per più ore di lavoro? Ti spingi semplicemente in un circolo vizioso, quando dormi meno per lavorare meglio ma finisci per essere inefficiente a causa del sonno scarso.

Allo stesso tempo, lo stress eccessivo dovuto alle scadenze e l'ansia di non riuscire a portare a termine tutto in tempo possono peggiorare la tua salute. A lungo termine, possono causare malattie cardiache, aumento della tensione sanguigna e malattie croniche poiché lo stress è correlato all'infiammazione. Nel frattempo, applicando la gestione del tempo nella tua vita, sta a te decidere quanto lavorerai o dormirai. Ti consente di pianificare la tua giornata in modo da completare tutte le attività e avere ancora abbastanza tempo per rilassarti e mettere la testa su un cuscino prima.

Le migliori strategie di gestione del tempo che funzionano

Prima di tutto, prima di dedicarti alla programmazione e alla pianificazione del tuo tempo, dovresti scegliere alcune strategie di gestione del tempo adatte a te. Il tipo di strategia adatta può dipendere dalle mansioni lavorative, dallo stile di vita e dall'orario di lavoro. Tuttavia, la maggior parte di loro ti darà più tempo libero e ti permetterà di lavorare in modo super produttivo in determinate ore, per poi avere un riposo di qualità.

Matrice di Eisenhower

Dwight D. Eisenhower, generale dell'esercito e 34° presidente degli Stati Uniti, ha studiato a malapena la teoria della gestione del tempo e le tecniche di efficienza del tempo. Ma è la sua frase "Non tutte le questioni urgenti sono importanti e non tutte le questioni importanti sono urgenti", che descrive il principio alla base della matrice Eisenhower.

Il nostro cervello ha un debole per la parola "urgente". Ogni volta che lo sentiamo, iniziamo a provare panico e un desiderio irresistibile di correre da qualche parte e fare qualcosa. I compiti urgenti ci avvinghiano con una catena invisibile, come se non potessimo muoverci liberamente fino a quando non li avremo completati.

La ricerca ha persino scoperto che è più probabile che svolgiamo attività non importanti ma urgenti invece di quelle che sono essenziali per noi ma non hanno una scadenza. Pertanto, ci occupiamo di compiti insensati che non hanno effetti a lungo termine per alleviare lo stress che deriva dall'urgenza.

La matrice di Eisenhower, a sua volta, può alterare il modo in cui gestisci i tuoi incarichi. Aiuta a definire le attività più importanti (non solo urgenti) da completare e a filtrare le attività che ti distraggono. Il sondaggio afferma che è la migliore strategia di gestione del tempo: il 50% delle persone che la utilizzano si sente come se avesse il controllo completo delle proprie attività e del proprio tempo. Ma prima di iniziare a creare la tua matrice, devi conoscere la differenza tra urgente ed essenziale.

Compiti urgenti:

• bisogno della tua attenzione in questo momento
• non è necessariamente importante per la tua produttività
• non sono evitabili e spesso dipendono dalle decisioni di altre persone

Attività importanti:

• consentono di ottenere benefici a lungo termine
• ti fanno sentire che stai davvero contribuendo ai valori del lavoro o della vita
• dipende dalle tue decisioni

La tua matrice includerà quattro sezioni principali:

1. Compiti urgenti e importanti che dovresti svolgere in questo momento e che sono passi esatti verso i tuoi principali obiettivi di vita.
2. Compiti non urgenti ma importanti che non hanno scadenze e ti avvicinano al tuo obiettivo.
3. Compiti urgenti ma non importanti, per lo più compiti di routine che possono richiedere molto tempo se non si assegnano priorità o si delegano.
4. Attività non urgenti e irrilevanti ti distraggono (come giocare ai giochi per dispositivi mobili o controllare la tua casella di posta personale)

Prima di assegnare compiti alle sezioni, puoi annotare tutti i tuoi compiti e pensarci bene. Quale di loro ti aiuterà effettivamente ad avere successo a lungo termine? Quali compiti contano davvero per la tua carriera e la tua vita, ma continui a rimandarli per dopo? Quando hai le risposte, inizia a inserire i tuoi compiti nella matrice.

Puoi costruire la tua matrice giornaliera o settimanale, così i tuoi compiti saranno più accessibili e realistici. Stabilisci sempre dei limiti di tempo per compiti urgenti ma non importanti perché, senza di essi, rischi di metterli via. Delega compiti urgenti ma non importanti, se possibile, per risparmiare più tempo. Elimina le attività non urgenti e non importanti: bruciano solo il tuo tempo, quindi sbarazzati di loro.

2. Tecnica del pomodoro

Dopo un po' di tempo di lavoro produttivo complesso e mirato, dovresti aver notato che il tuo corpo inizia a inviarti segnali per prenderti una pausa. Se ti distrai facilmente, prova a prendere uno spuntino o inizi a guardare il tuo smartphone (con il desiderio segreto di scorrere il feed di Twitter), allora è il momento di dare un po' di riposo al cervello.

Il nostro corpo attraversa i cicli di attività di riposo costante — ritmi ultradiani. Durano circa 120 minuti, il che significa che dopo 100 minuti di intensa attività cerebrale, hai bisogno di 20 minuti per rinfrescarti e ripristinare le tue fonti di energia.

La maggior parte di noi sta ignorando questi cicli; tuttavia, puoi mostrare le tue migliori prestazioni solo seguendole. Gli scienziati hanno scoperto che lavorare in brevi sessioni intense seguite da periodi di riposo totale è il modo più produttivo per rimanere efficaci più a lungo. Quindi, se sei pronto a sentire la differenza nella tua routine di lavoro, ti consigliamo di provare una tecnica Pomodoro.

È una soluzione perfetta se vedi il tempo come un nemico, che non ti consente di gestire tutto ciò che è pianificato, o se hai difficoltà con altre tecniche di pianificazione del tempo più complicate. La tecnica del Pomodoro semplifica la tua giornata lavorativa a due attività: il lavoro e il riposo. Implica la suddivisione del tuo tempo in brevi intervalli: periodi di lavoro intensi, quando sei molto concentrato, e periodi di riposo, quando il tuo cervello non pensa al lavoro.

Ti aiuta a eliminare le distrazioni che potrebbero apparire quando hai l'intera giornata a tua disposizione. Con la tecnica del Pomodoro hai solo 25 minuti per un compito, qui e ora. Poi hai 5 minuti di pausa forzata, quando puoi fare qualsiasi cosa tranne il lavoro, e il ciclo si ripete.

Questo sistema ti impedisce di procrastinare incontrollato perché quando lavori duramente per 25 minuti, sai che avrai tempo per rinfrescarti in seguito. Inoltre, la tecnica del Pomodoro si allinea con i tuoi ritmi ultradiani, prevenendo la nebbia del cervello e l'esaurimento estremo che compaiono quando ignori i tuoi orologi interiori.

Secondo i sondaggi, la tecnica del Pomodoro è la seconda strategia di gestione del tempo di maggior successo dopo la matrice di Eisenhower. Il 60% delle persone che lo utilizzano afferma che li aiuta ad avere il controllo sul lavoro 4-5 giorni alla settimana. Provalo se tendi a procrastinare o hai difficoltà a concentrarti e sentirai immediatamente la differenza.

Come utilizzare la tecnica del pomodoro:

1. Puoi impostare un timer sul telefono per tenere traccia degli intervalli di lavoro e di riposo o utilizzare un'app particolare che li tiene traccia automaticamente.
2. Dopo aver completato quattro intervalli di lavoro, fai una pausa più lunga (20-30 minuti) per dare al tuo cervello un riposo decente.
3. Ogni volta che entri in un nuovo ciclo, rivedi ciò che hai fatto finora durante la sessione di lavoro precedente.
4. Imposta obiettivi per la giornata ma non per gli intervalli di lavoro. Completa il più possibile durante le operazioni e poi valuta i tuoi progressi.

3.Metodo di blocco temporale

Trovi che gli elenchi di cose da fare non siano così utili per impostare la tua produttività giornaliera? Quindi puoi provare un metodo di blocco del tempo, diffuso tra i realizzatori di maggior successo come Bill Gates, Elon Musk e Cal Newport L'idea principale di questa pratica è dividere il tuo tempo di lavoro in blocchi di tempo, in cui ogni blocco è collegato a un'attività specifica . Quindi completi solo un'attività alla volta, senza distrarti con altre attività o aiutare i tuoi colleghi con i loro compiti.

Allo stesso tempo, il blocco del tempo ti aiuta a evitare il multitasking distruttivo. Per quanto riguarda gli scienziati, i multitasker hanno prestazioni peggiori e passano più tempo a passare da un incarico all'altro rispetto alle persone che completano un compito alla volta. Nel frattempo, il blocco del tempo ti consente di concentrarti su un singolo progetto con il massimo rendimento durante un periodo di tempo specifico. Tuttavia, questo metodo può farti chiedere: "La gestione del tempo significa che non posso essere spontaneo?". Beh, niente nella tua vita può andare esattamente come avevi pianificato, ma ciò non significa che non dovresti pianificare affatto.

Non puoi evitare quei giorni in cui qualche urgenza si presenta, costringendoti a rinunciare a tutto il resto. Allo stesso tempo, come persona di successo, dovresti essere abbastanza flessibile da trovare il tempo per compiti inaspettati. Sorprendentemente, il blocco del tempo non riguarda confini e limiti di tempo rigidi; si tratta più di una solida concentrazione e coerenza. Avendo un piano particolare per la giornata, è molto meno probabile che tu cada nella tana del coniglio di Facebook o ti distragga per qualcos'altro.

Tuttavia, il time-blocking non è per tutti. Questa strategia di gestione del tempo è per le persone avanzate nella pianificazione che vogliono sfruttare al massimo ogni ora. Se hai appena iniziato il tuo percorso verso la programmazione, è meglio provare una pratica più accessibile, come la tecnica del pomodoro.

Come iniziare a bloccare le tue giornate:

1. Inizia segnando il tuo tempo di riposo. Il lavoro non è la prima priorità quando crei un programma in base al sistema di blocco del tempo. Metti giù i tuoi periodi di tempo ricorrenti che possono coinvolgere le tue attività quotidiane di routine, i pasti, il tempo trascorso con la tua famiglia o l'allenamento. Quindi, puoi posizionare i tuoi blocchi di lavoro, ma assicurati di avere periodi di rilassamento tra di loro.
2. Definisci i tipi di blocchi di lavoro. Più dettagliato designi il blocco, più facile sarà per te sintonizzarti sull'umore desiderato. Quindi ti consigliamo di allineare i blocchi di lavoro ai tipi della tua produttività durante il giorno. Ad esempio, al mattino, quando i livelli di produttività sono i più alti durante la giornata, puoi inserire un blocco "Lavoro essenziale". Per metà giornata, puoi programmare un blocco di "lavoro di routine" perché, in quel momento, i tuoi livelli di produttività diminuiscono. In altre parole, spetta a te decidere quale tipo di lavoro svolgere durante determinati intervalli di tempo, ma assicurati che sia in linea con le tue capacità.
3. Concediti più tempo del necessario. Essere irrealistici riguardo al tempo necessario per un'attività significa solo che finirai per essere stressato e insoddisfatto della tua prestazione in seguito. C'è un termine per quel fenomeno: "l'errore di pianificazione, che significa sottovalutare la quantità di tempo e impegno che le attività possono richiedere. Quindi non essere troppo ottimista e concediti più tempo per ogni dovere.
4. Crea dei blocchi vuoti nella tua agenda. Quando ci addentriamo nel lavoro, è facile dimenticarsi di cose semplici come sognare, pensare e riflettere. Ecco perché Jeff Weiner, CEO di LinkedIn, suggerisce di programmare blocchi vuoti nel tuo piano giornaliero. Ti darà la possibilità di vedere il quadro più ampio di ciò che accade intorno a te e se ti stai muovendo nella giusta direzione.

4. La tecnica "Mangia quella rana"

Hai dei doveri che ti fanno tremare e sudare anche solo al pensiero? Che si tratti di un rapporto mensile, di una riunione importante o di alcune scartoffie, potresti rimandarlo e aspettare con orrore il momento in cui dovrai farlo.Questo tempo di attesa uccide la tua produttività e non ti consente di concentrarti sui tuoi compiti attuali

Questo tipo di situazione ha ispirato Mark Twain a citare: "Mangia una rana viva al mattino presto e non ti succederà niente di peggio per il resto della giornata". Dopo più di un secolo, l'autore dell'autosviluppo Brian Tracy ha creato l'intero sistema di produttività con un nome divertente, "Mangia quella rana". In realtà non si riferisce alle rane ma all'impostazione intelligente delle priorità. Secondo questa strategia di gestione del tempo, dovresti programmare le tue attività più importanti o più fastidiose per la mattina per essere a tuo agio per il resto della giornata.

Potresti pensare: "Come diavolo potrei rendermi più produttivo se inizio la mia giornata con qualcosa di complicato o terrificante?" Bene, allora ripensa a quelle situazioni in cui hai finalmente realizzato qualcosa di essenziale o complesso. Dopo una lunga preparazione e un'attesa straziante, quando il compito è finito, ti senti incredibilmente libero come se avessi le ali. Aggiungi qui la tua maggiore autostima e sicurezza e otterrai uno stato di produttività perfetto! Mangiando le tue rane al mattino, riduci lo stress quotidiano e ti concentri su altri compiti senza pensieri distratti perché il peggio è già successo.

Come "mangiare le tue rane" come un professionista:

1. Dai priorità in base alla complessità e all'urgenza delle attività. Quando scrivi tutte le attività della giornata, puoi classificarle in base ai criteri ABCD. Quindi A è il compito più urgente ed essenziale che sarà il primo della tua lista, mentre D è l'incarico minore che puoi lasciare per la fine della giornata.
2. "Mangia prima le rane più brutte". A volte potresti avere alcuni compiti complessi e fastidiosi per un giorno. In tal caso, inizia con le più difficili e continua a finirle finché non hai finito le "rane".
3. Stabilisci obiettivi definiti e realistici. Sarebbe estremamente difficile seguire la tecnica "mangia quella rana" se i tuoi compiti sono imprecisi e immensi. Suddividili in pochi passaggi se necessario e poi scegli quello più difficile: sarà la tua rana.
4. Pianifica solo per il giorno corrente. Uno dei maggiori vantaggi di questa strategia di pianificazione del tempo è che la tua mente è focalizzata solo sul giorno presente. Quindi non è necessario pianificare nulla per una settimana in anticipo e interrogarsi sulle attività future. Inizierai da zero ogni giorno senza inutili preoccupazioni.

Puoi scegliere una strategia adatta al tuo attuale stile di vita o al tuo programma di lavoro, ma ricorda: ognuna di esse funzionerebbe se la segui regolarmente. A sua volta, se pratichi la gestione del tempo un paio di volte al mese, dimenticandotene per il resto del tempo, è probabile che non vedrai alcun risultato. Ora, diamo un'occhiata a come le persone di maggior successo del nostro secolo gestiscono la loro gestione del tempo.

Risorse:

• Molti lavoratori statunitensi stanno sacrificando il sonno per ore di lavoro, lunghi spostamenti (2014)
• Il mero effetto urgenza (2022)
• Statistiche e fatti sulla gestione del tempo (2021)
• Attieniti ai tuoi ritmi ultradiani per la massima produttività (2022)
• Multicosti del multitasking (2019)
• Perché sottovalutiamo quanto tempo ci vorrà per completare un compito? (2022)
• L'importanza di non programmare nulla (2013)

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