Immagina che la tua vita sia una strada senza fine. Puoi muoverti alla cieca senza un obiettivo, ma nessuno può dirti dove sarai tra cinque anni. Molte persone rinunciano allo streaming, non vogliono prendere decisioni, ma poche sono soddisfatte della propria vita.

Un'altra opzione è scegliere il percorso. Ogni direzione, ogni svolta della tua vita ti avvicinerà al tuo obiettivo. Saprai sempre che ti stai muovendo nella giusta direzione. Se non vuoi lasciare che la tua vita faccia il suo corso, hai bisogno di uno strumento come la pianificazione.

La pianificazione è uno strumento per ottenere il massimo dal tuo tempo e dalle tue risorse. È un processo semplice ma potente che comporta la creazione di una strategia per raggiungere i tuoi obiettivi. Lo scomponi in piccoli passaggi (attività) e assegni priorità a ciascuno. Insieme alla valutazione e all'adeguamento secondo necessità, la pianificazione ti aiuta a lavorare in modo più efficiente e a fare di più in meno tempo. Nel complesso, ti consente di avere un quadro completo dei tuoi prossimi passi, valutare i progressi verso l'obiettivo e modificare il tuo approccio se necessario.

Supponiamo di voler massimizzare l'effetto della pianificazione. In tal caso, puoi utilizzare strategie di pianificazione ampiamente conosciute da imprenditori e manager di successo. Le loro soluzioni ti consentono di risparmiare tempo fissando obiettivi e scoprendo ciò che vale i tuoi sforzi e la tua attenzione.

Le 3 migliori strategie di pianificazione per far salire alle stelle la tua produttività:

Metodo Getting Things Done di David Allen

Una delle cose peggiori di un programma frenetico è tenere traccia di tutte le attività nella tua testa. Tenere a mente i tuoi obiettivi e i tuoi doveri può renderti ansioso e interrompere la tua concentrazione. I neuroscienziati affermano che avere in mente i propri piani è 1,4 volte meno efficace rispetto a quando li si scrive. In poche parole, la responsabilità principale della tua mente è quella di trovare grandi idee e risolvere problemi, non di memorizzare ogni attività minore.

Ecco perché David Allen, esperto di produttività e consulente personale, una volta ebbe l'idea di creare un sistema unificato di tutte le attività e gli impegni. David lo ha chiamato Getting Things Done (GTD) - perché ti aiuta a iniziare a completare le attività qui e ora senza posticipare le attività necessarie. Questo sistema rende la tua vita gestibile e aggiunge flessibilità al tuo programma, quando non hai bisogno di fare qualcosa solo perché è nella tua lista di cose da fare. La particolarità di questo sistema è che il suo utilizzo non causa stress, quindi puoi concentrarti meglio sull'esecuzione delle attività al meglio.

La regola principale di GTD è annotare tutti i tuoi compiti, anche quelli che trasformi in routine. L'eccezione sono i compiti che richiedono 1-2 minuti per essere completati. L'esperto suggerisce di farli subito per fare spazio a cose più importanti. Annotare le attività ha due scopi. In primo luogo, ti aiuta ad alleviare lo stress di perdere qualcosa di urgente. Dimentica le notti insonni e i sogni spaventosi di non rispettare la scadenza! E in secondo luogo, ti consentirà di completare le tue attività in modo più efficiente, dando priorità e adattando il programma alle tue capacità e al tuo attuale livello di energia.

Quando applichi Getting Things Done alla tua vita e al tuo lavoro, dovresti seguire cinque passaggi principali:

1. Cattura tutte le tue attività e idee

Per quanto riguarda gli scienziati, potresti avere più di 60.000 pensieri al giorno. La maggior parte sono legati all'autoriflessione o alle emozioni; tuttavia, almeno 1000 di loro sono idee. Per comprare qualcosa, cambiare il tuo modo di lavorare, creare qualcosa di nuovo, chiamare il tuo amico o non indossare mai più queste scarpe scomode. I pensieri sciamano nella tua testa come api e il loro ronzio può distrarre troppo.

Togliteli dalla testa e metteteli su carta o sulla vostra app di pianificazione preferita. Così, aumenterai la tua concentrazione e valuterai quanto hai nel piatto per ora. Quando ti vengono in mente nuove idee o ricevi nuovi compiti, inseriscili nelle tue liste. Non lasciare nulla che vaghi nella tua mente e ti distragga dal lavoro concentrato.

2.Chiarisci le idee e le attività nel tuo elenco

Ora è il momento di pulire un po'! Non tutte le idee che hai scritto potrebbero essere utili Quindi guarda la tua lista e segna i compiti e i pensieri attuabili. Scrivili come un piano passo dopo passo. Questo è ciò su cui lavorerai, i tuoi doveri primari e le attività a lungo termine che richiedono più tempo. Osserva quel compito e chiediti: "Quali passaggi dovrei eseguire per portarlo a termine?"

All'inizio, potrebbe volerci del tempo per capire quel modo di pianificare ogni impegno. Tuttavia, con più pratica, sarai in grado di pianificare tutto in pochi minuti perché la maggior parte delle tue attività quotidiane sono ripetibili o familiari.

Essere produttivi significa concentrarsi solo sulle cose che puoi fare; più veloce è, meglio è. Se ti rendi conto che non puoi fare nulla per alcuni compiti, scartali. Idee specifiche potrebbero comunque essere utili, quindi salvale in un elenco "un giorno" per poterle tornare in seguito quando avrai tempo o risorse extra.

3. Organizza tutte le tue attività

Ora, quando hai un elenco completo di attività, come puoi risolvere questo pasticcio? Secondo GTD, dovresti organizzare le tue attività passo dopo passo, rendendo le tue ulteriori azioni verso di esse il più semplici possibile. Puoi ordinarli in base a tempo, progetto e contesto.

Se hai alcune attività con limiti di tempo come una riunione, un evento o un compito con una scadenza ardente, inseriscile nel tuo calendario. Imposta una notifica un giorno o due prima di loro in modo da non chiederti quali eventi dovresti visitare o come prepararti per loro nel più breve tempo possibile.

Il metodo GTD afferma che qualsiasi attività che richiede più di un passaggio per essere completata è un progetto. Pertanto, devi creare un elenco separato per annotare tutti i tuoi progetti. Assegna loro dei nomi e descrivili in poche frasi, quindi scrivi i passaggi inclusi in ogni progetto. Di conseguenza, quando arrivi a uno di questi progetti, dovrai solo seguire i passaggi esatti senza chiederti cosa fare.

Inoltre, puoi ordinare le tue attività in base al contesto. Se svolgi alcune attività simili in un giorno, ha senso raggrupparle e completarle. Ad esempio, se devi fare alcune presentazioni o incontrare alcune persone, crea elenchi specifici per queste attività e concentrati finché non le hai completate tutte.

4. Rivedi le tue liste e rifletti

Una parte essenziale del sistema GTD è controllare frequentemente le tue liste, aggiornarle, barrare le attività completate e osservare cosa puoi fare dopo. Esaminali per assicurarti di non aver perso nulla e di conoscere sempre le tue priorità. Puoi fare revisioni settimanali alla fine della settimana per vedere quanto hai realizzato e monitorare i tuoi progressi.

Quando guardi le tue liste e le tue attività, poniti alcune domande:

• Tutti i miei elenchi sono aggiornati?
• Ho cancellato tutte le attività completate?
• Ho messo tutte le nuove idee negli elenchi e le ho ordinate?
• Sono riuscito a tenere il passo con tutti i miei appuntamenti?
• Voglio fare qualcosa dall'elenco "Un giorno" la prossima settimana?
• Cosa posso migliorare per completare più attività contemporaneamente?

5. Partecipa ai tuoi compiti

Il mezzo successo quando si applica GTD è pianificare e annotare ogni passaggio. L'altra metà è effettivamente quella di agire. Se il tuo lavoro non ti accende il cuore, nessun elenco di attività può aiutarti a diventare più efficace. Quindi cerca di trovare qualcosa che ammiri nel tuo lavoro e poi attieniti a questo pensiero positivo mentre pianifichi le tue giornate e completi le attività.

Un'altra cosa che ti aiuterà a rimanere al passo con le tue prestazioni è adattare le tue azioni alle tue risorse interiori. Mentre guardi le liste delle cose da fare al mattino, pensa a cosa hai l'energia e il tempo per cui hai l'energia e il tempo per cui è meglio passare a un altro giorno. Solo le attività con una scadenza specifica possono essere urgenti, mentre puoi facilmente adattare il resto dei piani al tuo benessere e umore.

Getting Things Done è perfetto per te se stai cercando una strategia di pianificazione che ti aiuti a "svegliarti" e iniziare ad apportare modifiche Non ti dà chiavi magiche per tutte le porte: distrugge solo tutte le voci in modo che tu possa rapidamente muoversi in qualsiasi direzione. Dopotutto, quando nulla ti ostacola, che si tratti di pensieri ansiosi o mancanza di un piano, è molto più facile godersi il processo e ottenere risultati affascinanti.

Metodo di pianificazione "Must, Should, Want"

Se sei un principiante nella pianificazione o vuoi rendere la tua routine di pianificazione meno stressante e più piacevole, allora dovresti provare! I sistemi di pianificazione precedenti ti sembrano troppo dettagliati e dispendiosi in termini di tempo? Quindi abbiamo un metodo meno complicato. "Must, Should, Want" è una strategia di pianificazione che ti aiuta a concentrarti su tre attività essenziali al giorno.

Quando segui "Devi, dovresti, vuoi", inizi la tua lista quotidiana di cose da fare con tre attività:

• il compito che devi svolgere in ogni caso, qualcosa di urgente o essenziale per la tua carriera/salute
• l'attività non necessaria che contribuisce ai tuoi obiettivi a lungo termine
• l'attività che vorresti effettivamente svolgere (principalmente qualcosa al di fuori della routine lavorativa)

Quindi ogni giorno svolgi un compito che ha un impatto immediato sulla tua vita, uno per avvicinarti ai tuoi sogni e uno per sentirti meglio qui e ora. Questo metodo di pianificazione è perfetto per mantenere la sanità mentale e rilassarsi dopo periodi di intenso lavoro con programmi frenetici ed elenchi completi di cose da fare.

Al mattino, rivedi l'elenco di ieri e valuta i tuoi progressi. Ti senti soddisfatto quando porti a termine tutti e tre i compiti? Ti aiutano ad avvicinarti alla vita che desideri? Quando rispondi a queste domande, decidi se desideri modificare qualcosa nella tua lista.

Il sistema di pianificazione dei risultati Agile

È difficile seguire i tuoi obiettivi senza vedere risultati effettivi. Potresti pensare che stai solo calpestando l'acqua senza andare avanti, quindi la tua motivazione diminuisce. Tuttavia, c'è un modo per costruire la tua pianificazione attorno ai risultati. Mentre la maggior parte delle strategie e degli approcci di pianificazione si concentra sulla definizione degli obiettivi e sul loro raggiungimento, il sistema dei risultati Agile mira a ottenere risultati significativi.

Secondo questo sistema, invece di sovraccaricarti di compiti, definisci solo tre risultati che vuoi ottenere in un dato tempo. Puoi evidenziare i tuoi risultati ai seguenti livelli: tre risultati per il giorno, la settimana, il mese e l'anno.

I risultati di ciascun livello si supportano a vicenda, consentendoti di perseguire i tuoi principali obiettivi di vita. Il rispetto della "regola dei 3 risultati" ti mostrerà come concentrarti sulla destinazione piuttosto che sui mezzi per raggiungerla. In altre parole, ti aiuta ad essere flessibile nel tuo approccio ma a ricordare costantemente le tue priorità.

Allo stesso tempo, i risultati Agile sono un sistema molto più accessibile rispetto alle strategie di obiettivi GTD o SMART. Non ha bisogno di preparazioni, strumenti speciali o una profonda comprensione di ogni fase di progettazione. Hai solo bisogno di un foglio di carta o di un documento vuoto sul tuo PC/smartphone per annotare i tuoi tre risultati desiderabili.

Il tuo piano preliminare, in base ai risultati di Agile, potrebbe assomigliare a questo:

1.Tre "vittorie" per un giorno. All'inizio di ogni giornata, stabilisci tre risultati che vuoi ottenere. Dato che hai solo 18 ore al giorno, assicurati che i tuoi obiettivi siano realizzabili e realistici.

2. Tre risultati per ogni settimana. Il lunedì, definisci i tre risultati principali che desideri ottenere entro la fine della settimana. Idealmente, dovrebbero corrispondere ai risultati giornalieri. Quindi, venerdì, analizza ciò che hai realizzato e quali risultati non ti hanno avvicinato ai tuoi obiettivi a lungo termine. Quindi sbarazzati dei risultati che ti tirano indietro e concentrati su quelli utili per i tuoi risultati mensili e annuali.

3. Tre obiettivi per ogni mese. I tuoi risultati giornalieri e settimanali dovrebbero aiutarti a raggiungere obiettivi più significativi, quelli che dovresti fissare all'inizio di ogni mese.Non sono così facilmente realizzabili, ma ti aiutano a vedere il quadro completo del tuo percorso futuro Puoi concentrarti sul risultato più notevole quando ottieni risultati meno significativi nel processo.

4. Tre risultati cruciali per l'anno. Non aver paura di pensare in grande a ciò che vuoi ottenere durante l'anno. Più ambizioso è il tuo obiettivo, più in alto volerai per raggiungerlo. Alla fine, non sarà così importante se hai raggiunto i tuoi risultati: la quantità di impegno e di esperienza acquisita sarà molto più significativa. Nel frattempo, non dimenticare che i tuoi risultati minori dovrebbero contribuire a risultati maggiori, come un ruscello che sfocia in un fiume e nel mare.

Il sistema dei risultati Agile ti aiuta a iniziare ad agire se sei bloccato nella fase di pianificazione. Inoltre, non trascina la tua attenzione su attività minori che non richiedono una pianificazione aggiuntiva. Un livello avanzato di risultati Agile include la divisione dei risultati in "sfere di influenza" in modo da poter scegliere ciò che vuoi ottenere in ogni sfera della tua vita.

Ad esempio, le tue principali sfere di interesse potrebbero essere Salute, Carriera e Famiglia. Crea tre colonne per loro nei tuoi elenchi di attività e scrivile, iniziando con le priorità più alte. Allora sarai in grado di dominare tutte le sfere della tua vita senza perdere nulla di essenziale.

Come conservare il tempo per te e per i tuoi cari?

Oltre a pianificare la tua crescita professionale e fissare obiettivi per lo sviluppo delle tue capacità, dovresti anche avere abbastanza tempo di qualità da trascorrere come preferisci. Mentre la maggior parte delle persone usa una scusa "non ho tempo, devo lavorare" per non passare il tempo con i propri amici, la famiglia o il hobby, hai la possibilità di cambiarlo in questo momento!

Gli scienziati continuano a dire che la vita sociale è importante per la tua produttività, felicità e sanità mentale. Una carriera è essenziale per rimanere a galla e avere la sensazione di essere all'altezza del tuo potenziale, ma socializzare e concentrarsi sui tuoi desideri sono ugualmente cruciali. Trascorrere più tempo circondato da persone affina la tua memoria, aumenta le tue capacità cognitive e può persino prolungare la tua vita. Ma come puoi riservare alcune ore per questo nel tuo frenetico programma?

È qui che la pianificazione torna utile! Non pensare di poter programmare solo riunioni con i colleghi e inserire gli accordi di lavoro nel tuo calendario. Anche la tua famiglia, i tuoi amici e i tuoi hobby meritano di essere nelle liste delle cose da fare. Abbiamo creato alcuni suggerimenti pratici che ti aiuteranno a trovare sempre il tempo per le cose e le persone che ami:

1. Pianifica le cene. Cibo gustoso e compagnia piacevole possono rendere la tua giornata più piacevole (e aiutarti a socializzare)! Quindi, se sei impegnato per la maggior parte della giornata, lascia un po' di tempo libero per una cena commovente con i tuoi amici o la tua famiglia. Sarà un'occasione perfetta per condividere le ultime notizie, ottenere il supporto necessario e rilassarsi dopo una dura giornata di lavoro. Puoi organizzare tali cene due o tre volte a settimana, ma non dimenticare di inserirle nel tuo programma e impostare una notifica preventiva.

2. Prepara un piano per le chiamate di famiglia/amici. Abbiamo tutti quelle settimane senza un minuto in più per espirare, senza nemmeno menzionare di avere qualche ora per il tempo libero. Aspetta, non è ancora una scusa per dimenticare le persone a cui tieni! Programma 15 minuti ogni due giorni durante la pausa per chiamare i tuoi genitori e far loro sapere che ci tieni o per chiedere ai tuoi amici come stanno. Rimanere in contatto con loro può ridurre la tua ansia e migliorare il tuo umore anche quando sopravvivi alle tue giornate lavorative più folli.

3. Crea un consiglio comune di desideri e incarnali insieme. Quando hai una famiglia numerosa o una compagnia di amici con interessi completamente diversi, è difficile trovare un compromesso e passare del tempo insieme. Ecco perché potresti rimandare ed evitare all'infinito quegli incontri. Creare una bacheca dei desideri comune (su carta o in un documento online), dove tutti possono esprimere la propria visione di un tempo di perfetta qualità insieme.Ogni volta che ti incontri, puoi incarnare uno dei desideri del consiglio, adattando il desiderio alle tue attuali capacità, finanze ed energia

4. Trascorrete le vacanze insieme. Sei uno di quelli che saltano le vacanze a causa di un carico di lavoro elevato, proprio come l'altro 26% di persone di successo? Quindi è il momento di modificare questa abitudine improduttiva e sfruttare al meglio i tuoi giorni di ferie combinandoli con il tempo della famiglia o degli amici. Offri ai tuoi cari di trascorrere le vacanze insieme. Ti divertirai molto di più e imparerai a divertirti anche se sei un maniaco del lavoro confermato. Inoltre, creerai ricordi preziosi che ti renderanno più vicino l'uno all'altro. Sembra un ottimo affare, eh?

Segui questi suggerimenti per la pianificazione e trasformerai la socializzazione in una sana abitudine. Ti aiuterà a costruire legami forti e a rimanere sempre un premuroso amico-genitore-figlio-partner.

La pianificazione può diventare il superpotere che ti consente di essere al di sopra di ⅔ delle persone intorno a te con un approccio intelligente e ponderato. In effetti, la pianificazione è uno strumento efficace per tenere traccia dei tuoi obiettivi e delle tue priorità senza perdere alcun aspetto della tua vita. È un modo per rimanere al passo con le tue prestazioni e domare la tua ansia di dimenticare scadenze e accordi. Quindi cosa ti impedisce di usarlo?

Risorse:

• Sondaggio: 7 piani su 10 per le vacanze estive che cambiano a causa dell'inflazione (2022)
• Minuto della Mayo Clinic: i vantaggi di essere socialmente connessi (2019)
• Getting Things Done: un sistema di produttività per tutti gli ambiti della vita (2019)
• Le neuroscienze spiegano perché è necessario annotare i propri obiettivi se si desidera effettivamente raggiungerli (2018)

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