La resistenza nella tua vita non significa solo energia che hai durante i giorni. Riguarda anche la produttività che mostri quando svolgi compiti di lavoro, risolvi problemi complicati e gestisci il tuo tempo. Ma quando sei impegnato, è difficile rispettare tutte le scadenze e tenere il passo con le tue prestazioni.

Allora, c'è un modo per pianificare la tua giornata e raggiungere i tuoi obiettivi senza essere sfinito? In primo luogo, dovresti definire perché non riesci a diventare produttivo.

Motivi per cui puoi sentirti improduttivo

Se stai lottando per pianificare la tua giornata ma non hai ancora tempo per tutto ciò che hai pianificato, non preoccuparti, non sei solo! Una ricerca britannica mostra che una persona media è produttiva solo per meno di tre ore al giorno. Quindi, non c'è da meravigliarsi se ti senti inefficiente durante il giorno. Ora diamo un'occhiata ai motivi esatti per essere improduttivi:

Priorità scadente

All'inizio della tua settimana, hai compiti specifici da completare fino al fine settimana. Ma supponiamo che tu non riesca a dare loro la priorità in ordine di importanza. In tal caso, potresti ritrovarti a perdere tempo a ordinare i file del tuo smartphone invece di finire il progetto urgente.

La ricerca di McKinsey & Company ha mostrato che solo il 9% dei professionisti della carriera trova efficace la propria allocazione del tempo. Inoltre, il 48% dei professionisti ritiene di non riuscire a dare priorità alle attività in base alla strategia della propria azienda.

Procrastinazione

Cosa farai probabilmente di fronte a un compito impegnativo? Ovviamente rimandalo a domani! La procrastinazione è il male più terribile dei professionisti della carriera. Eppure ci accompagna quotidianamente. Di conseguenza, non completerai nemmeno la metà delle attività pianificate.

E il problema è più significativo di quanto tu possa immaginare: la ricerca ha rilevato che il 20% dei cittadini statunitensi procrastina ogni giorno. La procrastinazione può anche influenzare drasticamente la tua carriera. Un altro studio ha dimostrato che i procrastinatori hanno stipendi più bassi, maggiori possibilità di essere disoccupati e periodi di lavoro più brevi.

Perfezionismo

Non c'è niente di sbagliato nell'essere diligenti. Bene, finché non diventi un perfezionista. Il perfezionismo è un potente killer della produttività se lasci che ti prenda il sopravvento. Quando hai paura di finire il progetto perché vuoi renderlo perfetto, è segno che il tuo perfezionismo è già diventato un ostacolo.

Alcune persone pensano che il perfezionismo sia una caratteristica eccellente per la produttività. Ma il sondaggio della Dalhousie University mostra che i perfezionisti sono controproducenti quando si sforzano di svolgere il proprio lavoro in modo impeccabile.

Se hai notato che hai una delle abitudini di cui sopra, allora è il momento di aumentare la tua produttività! Ed è qui che le capacità di gestione del tempo tornano utili.

Perché dovresti eseguire la gestione del tempo?

Con la gestione del tempo, puoi controllare la tua routine quotidiana invece di essere sotto la costante pressione delle circostanze. Ti aiuta anche a mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. In generale, può apportare tali miglioramenti alla tua vita:

Mostra risultati migliori sul lavoro

La gestione del tempo ti aiuta a lavorare meglio. Ciò significa che hai il controllo dell'intero processo in modo da poter completare più attività in un tempo più breve e con meno stress. Il sondaggio ha scoperto che la gestione del tempo ti aiuta a svolgere compiti di lavoro al massimo livello di abilità e a dare loro facilmente la priorità.

Rispetta facilmente le scadenze

Anche sentire la parola "scadenza" può farci ammalare, non menzionare nemmeno di averci a che fare al lavoro. Ma la gestione del tempo può addolcire questo piatto. Con il suo aiuto, puoi valutare il tempo necessario per portare a termine ogni compito, rispettando quindi le scadenze senza fretta. Inoltre, la gestione del tempo ti aiuterà a completare le attività in anticipo per sentirti più rilassato quando lavori.

Ridurre lo stress

Il rapporto sullo stress lavorativo di CareerCast afferma che oltre il 71% delle persone è stressato sul lavoro, mentre scadenze rigorose sono la ragione più comune per lo stress sul posto di lavoro.Una definizione efficace delle priorità ti darà abbastanza tempo per completare le attività urgenti in modo da non sentirti in colpa o stressato Inoltre, riuscirai a evitare distrazioni che richiedono tempo e riducono il tuo livello di produttività.

Risparmia più tempo per te stesso

Quando acquisisci padronanza delle tue capacità di gestione del tempo, hai bisogno di meno tempo per finire le tue routine lavorative quotidiane o risolvere un problema intricato. Così avrai più tempo da dedicare ai tuoi cari o al tuo hobby. E questo conta anche in termini di produttività, perché quando sei ben riposato sei più efficiente.

Nonostante tutti i vantaggi offerti dalla gestione del tempo, potresti trovare complicato pianificare la tua giornata. Tuttavia, con le giuste strategie, puoi padroneggiare le tue capacità di gestione del tempo, aumentare la tua produttività e avere più tempo per la tua realizzazione personale.

Strategie di gestione del tempo per aumentare la produttività

L'approccio ponderato è la cosa fondamentale quando si tratta di gestione del tempo. Quando sei calmo e costante, non c'è compito che non puoi completare. Ma ciò di cui hai bisogno è anche la premura per realizzare le tue reali capacità, costruire piani realistici e fissare obiettivi raggiungibili. Tuttavia, queste strategie di gestione del tempo possono portare le tue prestazioni a un livello superiore.

Sii realistico quando stabilisci i tuoi obiettivi

La maggior parte degli obiettivi che ti sei prefissato potrebbero sembrare difficilmente accessibili perché prevedi di raggiungerli in un lontano futuro. Ma cerca di essere più realistico verso i tuoi obiettivi e vedrai che puoi raggiungerli più velocemente. La ricerca psicologica afferma anche che gli obiettivi raggiungibili sono collegati al tuo benessere, al successo generale e alla crescita personale.

Imposta piccoli obiettivi specifici e misurabili per la settimana a venire e valuta i tuoi progressi durante i fine settimana. Vedrai quali attività richiedevano troppo tempo e dove procrastinare di più. Tuttavia, otterrai anche risultati di cui essere orgoglioso, ciò aumenterà la tua autostima e ti renderà più produttivo quando completerai ulteriori attività.

Come puoi farlo?

Gli obiettivi realistici sono quelli che puoi raggiungere senza cambiare molto nella tua vita. Ad esempio, se vuoi aumentare il valore della tua attività attuale o allenarti ogni secondo giorno della settimana per un'ora, sono obiettivi raggiungibili. Anche se hai bisogno di un mese o di un anno per raggiungere questi obiettivi, sono comunque realistici perché li imposti in base alle tue capacità iniziali.

A sua volta, quando stabilisci l'obiettivo di diventare milionario in sei mesi senza nemmeno aver avviato la tua attività, significa che non sei realistico. Abbiamo un consiglio su come misurare i tuoi obiettivi: chiediti: "Posso raggiungere questo obiettivo con quello che ho ora?" e “Quanto tempo avrò bisogno per raggiungerlo?”. E se le tue capacità ti consentono di raggiungere l'obiettivo nel prossimo futuro, allora raggiungilo.

Separa i tuoi obiettivi

La prossima cosa che dovresti imparare è separare i tuoi obiettivi in ​​base al tempo di cui hanno bisogno. Annota i tuoi compiti principali e secondari, quindi segna quelli che sono facilmente accessibili, ripetibili e richiedono meno tempo: questi sono i tuoi obiettivi quotidiani. Ad esempio, puoi bere otto bicchieri d'acqua o controllare la posta elettronica e rispondere ai messaggi urgenti entro un giorno, quindi contrassegnali ogni giorno.

Poi decidi le attività a lungo termine che è impossibile completare in un giorno. Può essere un obiettivo di allenamento particolare o un progetto di lavoro: contrassegnali come obiettivi settimanali in modo da essere consapevole che richiederanno più tempo. Puoi dividere gli obiettivi settimanali in piccoli passi ed eseguire un'azione al giorno per raggiungerli fino alla fine della settimana.

Dopodiché, scegli gli obiettivi che sono difficili da raggiungere. Supponiamo che tu voglia leggere dieci libri o imparare il francese. Contrassegna tali obiettivi come mensili e imposta giorni specifici per tornarci in modo che non ti diano fastidio durante le attività più essenziali.

Come puoi farlo?

È difficile tenere a mente tutte le attività e le priorità quando sei impegnato. Pertanto, prendi in considerazione l'utilizzo di un pianificatore o di un calendario per annotare tutte le tue attività, impostarne lo stato e dare priorità alla classifica.Puoi anche annotare un tempo approssimativo per ciascuna attività

Non ti stiamo suggerendo di farti ossessionare ogni minuto. Ma quando tutte le tue attività sono su carta o sullo schermo, sarà più facile per te spostarti verso di esse e valutare i tuoi progressi.

Utilizza la strategia dei "sei compiti"

La maggior parte delle strategie di pianificazione del tempo sono difficili da eseguire. Ti richiedono di fare lunghe liste di cose da fare, vivere secondo un programma e valutare ogni passo che fai verso gli obiettivi. Ma questi compiti non sono troppo distrattivi, soprattutto se devi rimanere concentrato? Quindi prova a provare questa strategia di pianificazione del tempo accessibile della consulente per la produttività Ivy Lee.

La sua strategia era semplicissima: annota sei compiti importanti per domani prima di andare a dormire. Assegna loro la priorità in base alla loro importanza. Il giorno successivo, esegui il primo obiettivo giornaliero e non passare a un altro fino a quando non lo finisci. Porta a termine altri incarichi allo stesso modo. Questa strategia ti consente di concentrarti intensamente su ogni attività in modo da poterle completare al massimo livello di abilità.

Come puoi farlo?

Questa strategia può sembrare un po' confusa quando hai molte piccole attività durante il giorno. Ma può aiutarti anche in questi casi: dividi i tuoi piccoli compiti in sei gruppi in base al tipo e completali uno per uno.

Ad esempio, il tuo primo compito sarebbe chiarire i tuoi prossimi passi in un progetto di lavoro in corso. Quindi inserisci tutte le modifiche necessarie in esso. Puoi dedicare il tuo terzo obiettivo alla tua produttività, come meditare per 15 minuti o fare una piccola pausa per parlare con i tuoi colleghi. Il lavoro non ti strapperà tra dozzine di compiti se completi gradualmente tutti i tuoi piani quotidiani.

"Mangia le tue rane" al mattino

Non lasciarti confondere da questa frase: non mangeremo vere rane! A sua volta, "Eat that frog" è una strategia di pianificazione del tempo di Brian Tracy, ispirata alla citazione di Mark Twain. L'idea principale di questa strategia è svolgere i compiti più difficili e spiacevoli all'inizio della giornata, in modo che il peggio sia alle tue spalle fino alla fine della giornata.

Pensare a un compito complicato può rovinare la tua produttività. Pertanto, terminandolo in anticipo, sarai meno stressato e più motivato nella gestione delle altre routine quotidiane. Ma questa strategia ha anche degli svantaggi. Quando inizi la giornata con il compito peggiore, potresti finire per essere svuotato e stanco dopo averlo completato (si riferisce alla natura del compito). Quindi applicalo quando affronti attività mentalmente, non fisicamente faticose.

Come puoi farlo?

La prima cosa da fare è scegliere quale attività è più stressante per te. Chiamare il tuo medico, prepararti per la presentazione del progetto o fare una presentazione per impressionare il tuo capo può essere un compito impegnativo. Quindi, se trovi deprimente il compito, completalo prima in modo che il resto della giornata proceda senza problemi.

Pianifica chiamate di lavoro importanti al mattino presto se ti fanno sentire a disagio. Quando lo finisci, prendi un pennarello spesso e cancella l'odiato compito dell'agenda, così saprai che è stato fatto e proverai un incredibile sollievo.

Delega i tuoi compiti

È ora di dimenticare la regola: "Se vuoi che il lavoro sia fatto bene, fallo da solo". Naturalmente, questa è un'opzione eccellente per le persone intorno a te, ma non per te. Se vedi di essere sovraccarico di attività e alcune di esse puoi trasferirle ad altri, non esitare!/p>

Uno studio recente ha dimostrato che una delega efficace riduce lo stress sul posto di lavoro e ti motiva a dare il meglio. Ti dà più tempo per completare correttamente i tuoi compiti e ti aiuta a risparmiare un po' di tempo per le attività che ti piacciono, che si tratti di leggere o una piccola festa a casa con i tuoi amici.

Come puoi farlo?

Potrebbe essere difficile iniziare a delegare quando non sei abituato, quindi inizia in piccolo. In primo luogo, rifiuta di aiutare altre persone quando hai ancora incarichi urgenti da completare.Quindi inizia a delegare attività semplici come fare alcune copie di documenti o ordinare i file di lavoro al tuo responsabile dell'ufficio

Puoi anche delegare i tuoi compiti a casa: chiedi al tuo partner di pulire quando sei completamente svuotato o ordina una sana cena da asporto quando non hai tempo per cucinare. Questo non solo ti farà risparmiare tempo, ma ti renderà anche meno stressato e ansioso.

Evita il multitasking

C'è la convinzione comune che se stai facendo un solo compito alla volta, allora sei debole e controproducente. Tuttavia, il multitasking è terribile per il tuo livello di energia e produttività. La ricerca neuroscientifica ha dimostrato che il multitasking ti rende il 40% meno produttivo, rallentando il tuo flusso di lavoro e rendendoti meno concentrato.

La giocoleria di compiti riduce le tue prestazioni lavorative e crea un arretrato di ansia a causa delle attività in corso non completate. Quindi, cerca di completare i tuoi obiettivi quotidiani di conseguenza, passo dopo passo. Questo approccio aumenterà la tua concentrazione e ti aiuterà a mostrare risultati migliori.

Come puoi farlo?

Se sei abituato a svolgere più attività contemporaneamente, potresti avere difficoltà a cambiare questa abitudine. Ma ti abbiamo coperto con alcuni suggerimenti su come evitare il multitasking. Se stai ascoltando alcuni podcast mentre lavori, abbassa il volume dell'audio in modo da non essere così distratto dalle informazioni che offre.

E se rispondi a tonnellate di messaggi e ti immergi nei social media mentre gestisci problemi di lavoro, prova a disattivare le notifiche. Puoi rispondere più tardi quando il tuo cervello non avrà bisogno di una forte concentrazione.

Utilizza gli strumenti di pianificazione

Ricorda, non è necessario conservare ogni compito e dovere nella tua memoria poiché ci sono numerosi strumenti di pianificazione e gestione del tempo per farlo per te. Tali app di pianificazione gratuite come Trello, Asana o Notion sono perfette per archiviare tutte le tue attività con descrizioni, file allegati e altri dettagli cruciali.

Puoi regolarli nella misura del massimo comfort: ad esempio, se vuoi ricevere notifiche su ulteriori attività, attivali. Tieni traccia dei progressi di ogni obiettivo, condividi i tuoi piani con altre persone e mantieni le tue routine in un unico posto per non dimenticare nulla di urgente. Tali strumenti possono semplificarti la vita. Dopo aver elencato tutti i piani, crei una guida passo passo per i tuoi compiti e le tue routine in modo da avere il controllo completo di tutta la tua vita.

Come puoi farlo?

Se vuoi ottenere il massimo dagli strumenti di pianificazione, scegline uno e attieniti ad esso. Utilizzando numerose app di pianificazione, puoi facilmente essere incasinato e meno produttivo. Quindi prova vari strumenti, testa le loro funzionalità e decidi quale ti si addice meglio.

Se in precedenza non hai utilizzato app di pianificazione, puoi iniziare con l'app di promemoria di sistema del tuo smartphone/laptop (come Apple Reminders o Google Calendar) o utilizzare semplici app come Microsoft Todoist.Dopodiché, inserisci tutte le tue attività e obiettivi, inizia a seguirli, contrassegna i compiti completati e senti come la produttività ti riempie fino all'orlo!

Risorse:

• Quante ore produttive in una giornata lavorativa? Solo 2 ore, 23 minuti... (2021)
• Rendere la gestione del tempo la priorità dell'organizzazione (2013)
• Psicologia della procrastinazione: perché le persone rimandano compiti importanti fino all'ultimo minuto (2010)
• L'impatto della procrastinazione sul posto di lavoro e l'impatto del posto di lavoro sulla procrastinazione (2013)
• Dimensioni del perfezionismo e produttività della ricerca nei professori di psicologia: implicazioni per comprendere l'adattabilità (mal)del perfezionismo (2010)
• Gestione efficace del tempo sulle prestazioni dei dipendenti della Nigeria settentrionale Noodle Company LTD (2020)
• Sondaggio sui lettori sui lavori stressanti (2017)
• Uno sguardo più da vicino agli obiettivi della vita nell'età adulta: applicare una prospettiva di sviluppo a contenuti, dinamiche e risultati dell'importanza e della raggiungibilità degli obiettivi (2019)
• Il metodo Ivy Lee: la routine quotidiana consigliata dagli esperti per il picco di produttività (2020)
• Mangia quella rana: Brian Tracy spiega la verità sulle rane (2021)
• Delega efficace e suo impatto sulla performance dei dipendenti (2020)
• Il multitasking fa male al cervello? Gli esperti rivelano i pericoli nascosti di destreggiarsi tra troppi lavori (2009)
• Non dilungarti troppo: l'impatto della giocoleria sulla velocità di completamento del lavoro da parte dei lavoratori (2010)