Många presterande ägnar sitt liv åt att tänka på hur bra det kan vara att ha 30 timmar på en dag istället för 24 för att lägga mer tid på saker som ger dem glädje. Om du är en av dem bör du veta hur meningslösa dessa tankar är. Du kan inte ändra sådant som tid, men du kan lära dig att leka runt det och hitta det mest effektiva sättet att spendera den. Det är där tidshanteringsförmåga är avgörande – de definierar hur väl du kan fördela timmar av ditt liv så att du har tid för allt planerat utan att slita dig.

Tidshantering hjälper dig att åstadkomma mer på kortare tid

Din hjärna kan bli ganska lat när du inte sätter särskilda tidsgränser för den. Dessutom tenderar det att skjuta upp uppgifter tills dina deadlines börjar brinna. Så genom att utveckla och implementera dina färdigheter i tidshantering optimerar du hur din hjärna fungerar, så att du kan förverkliga dess fulla potential. Faktum är att när du har en speciell plan med steg och tidsramar i åtanke, blir det mycket lättare att påbörja uppgiften och hindra dig från att tänka lat under processen.

Bortsett från att ge dig säkerhet kan tidshantering bli din räddare i olika situationer. Så låt oss titta på varför du definitivt bör börja utveckla denna färdighet.

Tidshantering gör ditt liv mindre stressigt

Tidshantering gör ditt liv mindre stressigt När du inte har en speciell plan för dagen ger du dig själv en extra anledning att oroa dig. Till exempel, när du tillbringade halva dagen med att slentra runt på kontoret eller titta på roliga djurvideor, kan ytterligare en halva av dagen förvandlas till en katastrof.

Du kommer att skylla dig själv för att du skjuter upp och försöka avsluta dina dagliga uppgifter i en hast, vilket orsakar stress för din hjärna och kropp. I slutet av din arbetsdag kommer du att känna dig pressad som citron och ostämning. Vad värre är, när du har dåliga kunskaper om tidshantering kan sådana dagar inträffa upprepade gånger, som en ond cirkel av förhalning.

Om du i sin tur hade spenderat lite tid på morgonen med att planera hur mycket tid du ska lägga på varje aktivitet, blir dagen mindre stressig för dig. Du behöver inte undra: "Ska jag göra allt i tid?" eller "Lyckas jag bli klar innan deadline?" längre.

Även om en uppgift är för tidskrävande att slutföra till slutet av din arbetsdag, kommer du att veta det från början. Du kan varna din chef eller kollegor om det. Om du inser att du inte kommer att hinna till ett möte med en vän eller familjemiddag, kan du lämna några mindre uppgifter till imorgon och sedan spendera tid med dina nära och kära.

Föreställ dig bara - ingen rusning, ingen panik på grund av osäkerhet, inga missade möten och arga kollegor. Dessa saker är primära bidragsgivare till din arbetsrelaterade stress, så bli av med dem med hjälp av tidshantering och börja njuta av ditt arbete igen.

Tidshantering ökar din produktivitet

Anta att du är van vid att fördröja slutförandet av uppgiften till slutet av dagen. I så fall kan tidshantering vara en livräddare för din produktivitet. Denna färdighet hjälper dig att tydligt definiera hur lång tid det kommer att ta för varje uppgift, så att du kan fokusera på att slutföra den. Följaktligen kommer du att kunna utföra fler uppgifter på kortare tid, utan att bli distraherad av brådskan och utan att se framåt mot andra uppdrag. Faktum är att när du har en tydlig plan med specifika tidsramar, öppnar sig en andra vind och du känner dig mer produktiv än någonsin.

Du kanske undrar: "Kommer jag att spendera mycket av min tid på att planera istället för att utföra saker?". Till en början kan det ta lite av din värdefulla tid: att vänja sig vid tidsplanering, välja verktyg för det och anpassa ditt arbetsflöde till det.Men när du väl har vant dig vid det kommer tidshantering att börja spara massor av tid! Du kan ägna denna tid åt att lära dig, koppla av eller vara bredvid de människor du beundrar — allt utom från jobbet (kom ihåg, balans mellan arbete och privatliv!) Med andra ord, tidshantering ger dig möjlighet att ta kontroll över din produktivitet

Tidshantering hjälper dig att hålla dig frisk

Dålig planering och tidshantering kan leda dig till den punkt där du bör offra din sömn och hälsa för att hålla dig på rätt spår. Enligt studien minskar korta sovande i de flesta fall sin vilotid på grund av arbete. Dålig sömnkvalitet kan i sin tur leda till hjärtsjukdomar, överdriven stress, utmattning och värk i kroppen. Är det ett rimligt pris för fler arbetstimmar? Du hamnar bara i en ond cirkel, när du sover mindre för att arbeta bättre men blir ineffektiv på grund av den dåliga sömnen.

Samtidigt kan överdriven stress på grund av deadlines och oro över att du inte hinner med allt i tid försämra din hälsa. På lång sikt kan de orsaka hjärtsjukdomar, högre blodspänningar och kroniska sjukdomar eftersom stress relaterar till inflammation. Under tiden, genom att tillämpa tidshantering i ditt liv, är det upp till dig att bestämma hur mycket du ska arbeta eller sova. Det låter dig planera din dag så att du avslutar alla uppgifter och ändå har tillräckligt med tid att slappna av och lägga huvudet på en kudde tidigare.

Bästa tidshanteringsstrategier som fungerar

Först av allt, innan du dyker in i schemaläggning och planering av din tid, bör du välja några tidshanteringsstrategier som passar dig. Vilken typ av lämplig strategi kan bero på dina arbetsuppgifter, livsstil och arbetsschema. De flesta av dem kommer dock att ge dig mer fritid och låta dig arbeta superproduktivt vid vissa tider, och sedan ha kvalitetsvila.

Eisenhower-matris

Dwight D. Eisenhower, armégeneral och USA:s 34:e president, studerade knappast teori om tidshantering och tidseffektiva tekniker. Men det är hans fras, "Inte alla brådskande ärenden är viktiga och inte alla viktiga ärenden är brådskande", som beskriver principen bakom Eisenhower-matrisen.

Vår hjärna har en svag punkt för ordet "brådskande". När vi hör det börjar vi känna panik och en oemotståndlig önskan att springa någonstans och göra något. Brådskande uppgifter sammanflätar oss med en osynlig kedja som om vi inte kan blåsa fritt förrän vi är klara med dem.

Forskning har till och med funnit att vi är mer benägna att utföra oviktiga men brådskande uppgifter istället för de som är viktiga för oss men som inte har någon deadline. Således bråkar vi med meningslösa uppgifter som inte har några långsiktiga effekter för att lindra stressen som följer med brådskan.

Eisenhower-matrisen kan i sin tur förändra hur du hanterar dina uppdrag. Det hjälper till att definiera de viktigaste (inte bara brådskande) uppgifterna för att slutföra och filtrera aktiviteter som bara distraherar dig. Survey hävdar att det är den bästa strategin för tidshantering: 50 % av människor som använder den känner att de har fullständig kontroll över sina uppgifter och tid. Men innan du börjar göra din matris måste du veta skillnaden mellan brådskande och väsentligt.

Brådskande uppgifter:

• behöver din uppmärksamhet just nu
• spelar inte nödvändigtvis roll för din produktivitet
• kan inte undvikas och beror ofta på andras beslut

Viktiga uppgifter:

• låter dig få långsiktiga fördelar
• få dig att känna att du verkligen bidrar till arbets- eller livsvärden
• beror på dina egna beslut

Din matris kommer att innehålla fyra huvudsektioner:

1. Brådskande och viktiga uppgifter som du bör göra just nu och som är exakta steg mot dina huvudsakliga livsmål.
2. Inte brådskande men viktiga uppgifter som inte har några deadlines och som gör dig närmare ditt mål.
3. Brådskande men inte viktiga uppgifter — mestadels rutinuppgifter som kan ta mycket tid om du inte prioriterar eller delegerar dem.
4. Inte brådskande och oviktiga uppgifter distraherar dig (som att spela mobilspel eller kolla din personliga inkorg)

Innan du tilldelar uppgifter till sektioner kan du skriva ner alla dina uppgifter och ge dem en god tanke. Vilka av dem kommer faktiskt att hjälpa dig att lyckas på lång sikt? Vilka uppgifter har verkligen betydelse för din karriär och ditt liv, men du fortsätter att skjuta upp dem till senare? När du har svaren, börja lägga in dina uppgifter i matrisen.

Du kan bygga din dagliga eller veckovisa matris, så att dina uppdrag blir mer tillgängliga och realistiska. Sätt alltid tidsgränser för brådskande men inte viktiga uppgifter eftersom du utan dem riskerar att lägga undan dem. Delegera brådskande men inte viktiga uppgifter om möjligt för att spara mer tid. Ta bort inte brådskande och oviktiga uppgifter – de bränner bara din tid, så bli av med dem.

2. Pomodoro-teknik

Efter en tid av komplext och fokuserat produktivt arbete borde du ha märkt att din kropp börjar skicka signaler till dig att ta en paus. Om du lätt blir distraherad, försöker sträcka dig efter ett mellanmål eller börjar titta på din smartphone (med en hemlig önskan att scrolla ditt Twitter-flöde), så är det dags att ge din hjärna lite vila.

Vår kropp går igenom de konstanta viloaktivitetscyklerna - ultradian rytmer. De varar i cirka 120 minuter, vilket innebär att efter 100 minuter av ansträngande hjärnaktivitet behöver du 20 minuter för att kyla ner och återställa dina energikällor.

De flesta av oss åsidosätter dessa cykler; ändå kan du bara visa dina bästa prestationer genom att följa dem. Forskare har funnit att att arbeta i intensiva korta sessioner följt av perioder av total vila är det mest produktiva sättet att hålla sig effektiv under en längre tid. Så om du är redo att känna skillnaden i din arbetsrutin, rekommenderar vi att du provar en Pomodoro-teknik.

Det är en perfekt lösning om du ser tiden som din fiende, som inte tillåter dig att hantera allt planerat, eller om du kämpar med andra, mer komplicerade tidsplaneringstekniker. Pomodoro-tekniken förenklar din arbetsdag till två aktiviteter: arbeta och vila. Det innebär att dela upp din tid i korta intervaller: intensiva arbetsperioder, när du är mycket fokuserad och viloperioder, när din hjärna inte tänker på arbete.

Det hjälper dig att skära bort distraktioner som kan dyka upp när du har hela dagen till ditt förfogande. Med Pomodoro-tekniken har du bara 25 minuter på dig för en uppgift, här och nu. Sedan har du 5 minuters påtvingad paus, när du kan göra allt utom att arbeta, och cykeln upprepas.

Det här systemet förhindrar dig från okontrollerad förhalning, för när du arbetar hårt i 25 minuter vet du att du kommer att ha tid att svalka dig efteråt. Dessutom är Pomodoro-tekniken i linje med dina ultradiska rytmer, vilket förhindrar hjärndimma och extrem utmattning som uppstår när du ignorerar dina inre klockor.

Enligt undersökningar är Pomodoro-tekniken den näst mest framgångsrika tidshanteringsstrategin efter Eisenhower-matrisen. 60 % av människor som använder det hävdar att det hjälper dem att få kontroll över arbetet 4-5 dagar i veckan. Prova det om du tenderar att skjuta upp eller har svårt att fokusera, så kommer du att känna skillnaden direkt.

Hur man använder Pomodoro-tekniken:

1. Du kan ställa in en timer på din telefon för att spåra arbets- och vilointervaller eller använda en speciell app som spårar dem automatiskt.
2. Efter att ha genomfört fyra arbetsintervaller, ta en längre paus (20-30 minuter) för att ge din hjärna en ordentlig vila.
3. Varje gång du går in i en ny cykel, granska vad du har gjort hittills under föregående arbetspass.
4. Sätt upp mål för dagen men inte för arbetsintervallerna. Slutför bara så mycket du kan under dem och utvärdera sedan dina framsteg.

3.Tidsblockeringsmetod

Tycker du att att-göra-listor inte är så användbara för att ställa in din produktivitet för dagen? Sedan kan du prova en tidsblockerande metod, utbredd bland de mest framgångsrika presterna som Bill Gates, Elon Musk och Cal Newport. Huvudtanken med denna praxis är att dela upp din arbetstid i tidsblock, där varje block länkar till en specifik uppgift . Så du slutför bara en uppgift åt gången, utan att distrahera dig själv med andra uppgifter eller hjälpa dina kollegor med deras uppgifter.

Samtidigt hjälper tidsblockering dig att undvika destruktiv multitasking. När det gäller forskare presterar multitaskers sämre och lägger mer tid på att växla mellan uppdrag än personer som slutför en uppgift i taget. Samtidigt låter tidsblockering dig fokusera på ett enda projekt med maximal effekt under en viss tid. Ändå kan den här metoden få dig att undra: "Betyder tidshantering att jag inte kan vara spontan?". Nåväl, ingenting i ditt liv kan bli exakt som du planerat, men det betyder inte att du inte ska planera alls.

Du kan inte undvika de dagar då det uppstår något brådskande, vilket tvingar dig att släppa allt annat. Samtidigt bör du som framgångsrik prest vara flexibel nog att hitta tid för oväntade uppgifter. Överraskande nog handlar tidsblockering inte om strikta gränser och tidsgränser; det handlar mer om fast fokus och konsekvens. Genom att ha en speciell plan för dagen är det mycket mindre sannolikt att du går ner i Facebooks kaninhål eller blir distraherad av något annat.

Ändå är tidsblockering inte för alla. Denna tidshanteringsstrategi är till för personer som är avancerade i planering och som vill få ut det mesta av varje timme. Om du precis har börjat din väg mot schemaläggning, är det bättre att prova en mer tillgänglig övning, som Pomodoro-tekniken.

Hur du börjar blockera dina dagar:

1. Börja med att markera din vilotid. Arbete är inte första prioritet när du skapar ett schema enligt tidsblockeringssystemet. Lägg ner dina återkommande tidsblock som kan involvera dina dagliga rutinuppgifter, måltider, tid med din familj eller träning. Sedan kan du placera dina arbetsblock men se till att du har avvecklingsperioder mellan dem.
2. Definiera typerna av arbetsblock. Ju mer detaljerat du anger blocket, desto lättare blir det för dig att ställa in den önskade stämningen. Så vi rekommenderar att du anpassar arbetsblocken till typen av din produktivitet under dagen. Till exempel, på morgonen, när produktivitetsnivåerna är som högst under dagen, kan du sätta ett block "Nödvändigt arbete". För en mitt på dagen kan du schemalägga ett "rutinarbete"-block eftersom dina produktivitetsnivåer sjunker vid den tiden. Med andra ord, det är upp till dig att bestämma vilken typ av arbete du ska utföra under vissa tidsblock, men se till att det överensstämmer med dina förmågor.
3. Ge dig själv mer tid än vad du behöver. Att vara orealistisk mot den tid du behöver för en uppgift betyder bara att du blir stressad och missnöjd med din prestation efteråt. Det finns en term för det fenomenet - "planeringsfelet, vilket innebär att underskatta mängden tid och ansträngning som uppgifter kan kräva. Så var inte för optimistisk och ge dig själv extra tid för varje plikt.
4. Skapa tomma block i ditt schema. När du går djupt in i arbetet är det lätt att glömma sådana enkla saker som att drömma, tänka och reflektera. Det är därför Jeff Weiner, LinkedIns VD, föreslår att du schemalägger tomma block i din dagliga plan. Det ger dig möjligheten att se en större bild av vad som händer runt omkring dig och om du rör dig i rätt riktning.

4. "Ät den där grodan"-tekniken

Har du några plikter som får dig att darra och svettas även när du bara tänker på dem? Oavsett om det är en månadsrapport, ett viktigt möte eller något pappersarbete, kan du skjuta upp det och vänta med fasa på det ögonblick då du måste göra det.Denna väntetid dödar din produktivitet och tillåter dig inte att koncentrera dig på dina nuvarande uppdrag

Den här typen av situation inspirerade Mark Twain att citera, "Ät en levande groda först på morgonen, och inget värre kommer att hända dig resten av dagen." Efter mer än ett sekel har självutvecklingsförfattaren Brian Tracy skapat hela produktivitetssystemet med ett roligt namn, "Ät den där grodan." Det handlar faktiskt inte om grodor utan smart prioriteringsinställning. Enligt denna tidshanteringsstrategi bör du schemalägga dina viktigaste eller mest irriterande uppgifter för morgonen för att vara lugn resten av dagen.

Du kanske tänker: "Hur i hela friden skulle det kunna göra mig mer produktiv om jag börjar min dag med något komplicerat eller skrämmande?" Tja, tänk sedan tillbaka på de situationerna när du äntligen har åstadkommit något väsentligt eller komplext. Efter långa förberedelser och plågsam väntan, när uppgiften är över, känner du en otrolig frihet som om du hade vingar. Lägg till din ökade självkänsla och ditt självförtroende här så får du en perfekt produktivitet! Genom att äta dina grodor på morgonen minskar du din dagliga stress och låter dig fokusera på andra uppgifter utan att distrahera tankar eftersom det värsta redan har hänt.

Hur man "äter dina grodor" som ett proffs:

1. Prioritera efter uppgifternas komplexitet och brådska. När du skriver ner alla dina uppgifter för dagen kan du betygsätta dem enligt ABCD-kriterier. Så A är den mest brådskande och väsentliga uppgiften som kommer att stå först på din lista, medan D är den mindre uppgiften som du kan lämna för slutet av dagen.
2. ”Ät de fulaste grodorna” först. Ibland kan du ha några komplexa och irriterande uppgifter för en dag. Börja i så fall med de svåraste av dem och fortsätt avsluta dem tills du är slut på "grodor".
3. Sätt upp definierade och realistiska mål. Det skulle vara extremt svårt att följa "ät den grodan"-tekniken om dina uppgifter är oprecisa och enorma. Dela upp dem i några steg om det behövs och välj sedan det svåraste - det blir din groda.
4. Planera endast för den aktuella dagen. En av de största fördelarna med denna tidsplaneringsstrategi är att ditt sinne bara fokuserar på nuet. Så du behöver inte planera någonting för en vecka framåt och undra över framtida uppgifter. Du kommer att börja fräscht varje dag utan onödiga bekymmer.

Du kan välja en strategi upp till din nuvarande livsstil eller arbetsschema, men kom ihåg - vilken som helst av dem skulle fungera om du håller dig till dem regelbundet. I sin tur, om du tränar tidshantering några gånger i månaden och glömmer bort det resten av din tid, är chansen stor att du inte ser några resultat. Låt oss nu titta på hur de mest framgångsrika presterna i vårt århundrade hanterar sin tidshantering.

Resurser:

• Många amerikanska arbetare offrar sömn för arbetstimmar, långa pendlingar (2014)
• Den blotta brådskande effekten (2022)
• Tidshanteringsstatistik och fakta (2021)
• Tacka in dina ultradiska rytmer för maximal produktivitet (2022)
• Multicosts of Multitasking (2019)
• Varför underskattar vi hur lång tid det tar att slutföra en uppgift? (2022)
• Vikten av att schemalägga ingenting (2013)

.