Uthållighet i ditt liv betyder inte bara energi du har under dagarna. Det handlar också om produktiviteten du visar när du utför arbetsuppgifter, löser komplicerade problem och hanterar din tid. Men när du är upptagen är det svårt att hålla alla deadlines och hålla koll på dina prestationer.

Då, finns det något sätt att planera din dag och uppnå dina mål utan att bli uttömd? Först bör du definiera varför du misslyckas med att bli produktiv.

Skäl till varför du kan känna dig oproduktiv

Om du kämpar för att planera din dag men fortfarande inte har tid för allt du planerat, oroa dig inte, du är inte ensam! Forskning i Storbritannien visar att en genomsnittlig person bara är produktiv mindre än tre timmar per dag. Så det är inte konstigt att du känner dig ineffektiv hela dagen. Låt oss nu titta på exakta orsaker till att vara improduktiv:

Dålig prioritering

I början av veckan har du specifika uppgifter att utföra fram till helgen. Men anta att du misslyckas med att prioritera dem i viktordning. I så fall kan du slösa bort din tid med att sortera dina smartphonefiler istället för att avsluta det brådskande projektet.

McKinsey & Companys undersökningar har visat att endast 9 % av professionella yrkesverksamma tycker att deras tidsfördelning är effektiv. Dessutom tror 48 % av yrkesverksamma att de misslyckas med att prioritera uppgifter enligt företagets strategi.

Prokrastinering

Vad kommer du sannolikt att göra när du står inför en utmanande uppgift? Självklart skjuta upp det till imorgon! Prokrastinering är det mest fruktansvärda ont bland professionella karriärer. Ändå följer den med oss ​​dagligen. Som ett resultat kommer du inte ens att slutföra hälften av de planerade uppgifterna.

Och problemet är mer betydande än du kan föreställa dig – forskning visade att 20 % av amerikanska medborgare skjuter upp dagligen. Prokrastinering kan också drastiskt påverka din karriär. En annan studie har visat att förhalare har lägre löner, större chans att bli arbetslösa och kortare anställningstid.

Perfektionism

Det är inget fel med att vara flitig. Tja, tills du blir perfektionist. Perfektionism är en kraftfull produktivitetsdödare om du låter den gå över dig. När du är rädd för att avsluta projektet för att du vill göra det perfekt, är det ett tecken på att din perfektionism redan har blivit ett hinder.

Vissa människor tycker att perfektionism är en utmärkt egenskap för produktivitet. Men Dalhousie Universitys undersökning visar att perfektionister är kontraproduktiva när de strävar efter att göra sitt jobb felfritt.

Om du har märkt att du har en av ovanstående vanor, då är det dags att pumpa upp din produktivitet! Och det är där tidshanteringsförmågan kommer väl till pass.

Varför ska du utföra tidshantering?

Med tidshantering kan du kontrollera din dagliga rutin istället för att vara under konstant press från omständigheterna. Det hjälper dig också att upprätthålla en hälsosam balans mellan arbete och privatliv. I allmänhet kan det ge dig sådana förbättringar i ditt liv:

Visa bättre resultat på jobbet

Tidshantering hjälper dig att prestera bättre på jobbet. Det betyder att du har kontroll över hela processen så att du kan utföra fler uppgifter på kortare tid och med mindre stress. Undersökningen upptäckte att tidshantering hjälper dig att utföra arbetsuppgifter på högsta kompetensnivå och enkelt prioritera dem.

Håll deadlines enkelt

Till och med att höra ordet "deadline" kan göra oss sjuka, utan att ens tala om att hantera dem på jobbet. Men tidshantering kan söta denna gryta. Med dess hjälp kan du utvärdera den tid du behöver för att utföra varje uppgift, och därför klara deadlines utan brådska. Dessutom hjälper tidshantering dig att slutföra uppgifter i förväg för att känna dig mer avslappnad när du arbetar.

Minska stressen

Jobbstressrapporten från CareerCast säger att mer än 71 % av människorna är stressade på jobbet, medan strikta deadlines är den vanligaste orsaken till stress på arbetsplatsen.Effektiv prioritering ger dig tillräckligt med tid för att utföra brådskande uppgifter så att du inte känner dig skyldig eller stressad. Dessutom kommer du att lyckas undvika tidskrävande distraktioner som sänker din produktivitetsnivå.

Spara mer tid för dig själv

När du behärskar dina färdigheter i tidshantering behöver du mindre tid för att avsluta dina dagliga arbetsrutiner eller lösa ett trassligt problem. På så sätt kommer du att ha mer tid att spendera med dina nära och kära eller på din hobby. Och det spelar också roll när det gäller produktivitet, eftersom du är mer effektiv när du är utvilad.

Trots alla fördelar som tidshantering erbjuder kan du tycka att det är svårt att planera din dag. Ändå kan du, med rätt strategier, behärska din tidshanteringsförmåga, öka din produktivitet och ha extra tid för ditt självförverkligande.

Tidshanteringsstrategier för att öka din produktivitet

Det genomtänkta tillvägagångssättet är kärnan när det gäller tidshantering. När du är lugn och stadig, finns det ingen uppgift du inte kan slutföra. Men vad du också behöver är omtänksamhet för att realisera dina faktiska förmågor, bygga realistiska planer och sätta upp uppnåbara mål. Dessa tidshanteringsstrategier kan dock ta din prestation till nästa nivå.

Var realistisk när du sätter upp dina mål

De flesta av de mål du ställer upp kan tyckas knappast nåbara eftersom du planerar att uppnå dem inom en avlägsen framtid. Men försök att vara mer realistisk mot dina mål, så ser du att du kan nå dem snabbare. Den psykologiska forskningen anger också uppnåeliga mål kopplade till ditt välbefinnande, övergripande framgång och personlig tillväxt.

Sätt upp specifika små mätbara mål för den kommande veckan och utvärdera dina framsteg under helgerna. Du kommer att se vilka uppgifter som var för tidskrävande och var du skjuter upp mer. Även om du också får resultat som du kan vara stolt över – som kommer att öka din självkänsla och göra dig mer produktiv när du slutför ytterligare uppgifter.

Hur kan du göra det?

Realistiska mål är de du kan uppnå utan att förändra mycket i ditt liv. Till exempel, om du vill öka ditt nuvarande företagsvärde eller träna varannan dag i veckan under en timme - det är uppnåeliga mål. Även om du behöver en månad eller ett år för att nå dessa mål är de fortfarande realistiska eftersom du ställer in dem i enlighet med dina initiala förmågor.

När du i sin tur sätter ett mål att bli miljonär på sex månader när du inte ens har startat ditt företag, betyder det att du är orealistisk. Vi har ett tips om hur du kan mäta dina mål – fråga dig själv: "Kan jag nå det här målet med det jag har nu?" och "Hur mycket tid kommer jag att behöva för att nå det?". Och om dina förmågor tillåter dig att nå målet inom den närmaste framtiden, uppnå det då.

Separera dina mål

Nästa sak du bör lära dig är att separera dina mål på grund av den tid de behöver. Skriv ner dina större och mindre uppdrag, markera sedan vilka som är lättillgängliga, repeterbara och tar mindre tid – det här är dina dagliga mål. Du kan till exempel dricka åtta glas vatten eller kolla din e-post och svara på brådskande meddelanden inom en dag, så markera dem dagligen.

Beslut sedan om de långsiktiga uppgifterna som är omöjliga att slutföra på en dag. Det kan vara ett särskilt träningsmål eller ett arbetsprojekt – markera dem som veckomål så att du är medveten om att de kommer att ta mer tid. Du kan dela upp veckomålen i små steg och utföra en åtgärd om dagen för att uppnå det till slutet av veckan.

Välj sedan de mål som är svåra att uppnå. Låt oss anta att du vill läsa tio böcker eller lära dig franska. Markera sådana mål som månatliga och ange specifika dagar för att gå tillbaka till dem så att de inte stör dig under viktigare uppgifter.

Hur kan du göra det?

Det är svårt att ha alla uppgifter och prioriteringar i åtanke när du är upptagen. Överväg därför att använda en planerare eller en kalender för att skriva ner alla dina uppgifter, ställa in deras status och prioritera rangordning.Du kan också skriva ner en ungefärlig tid för varje uppgift

Vi föreslår inte att du blir besatt av varje minut. Men när alla dina uppgifter finns på papper eller din skärm blir det lättare för dig att gå mot dem och utvärdera dina framsteg.

Använd strategin "sex uppgifter"

Majoriteten av tidsplaneringsstrategierna är svåra att utföra. De kräver att du gör långa att göra-listor, följer ett schema och utvärderar varje steg du tar mot mål. Men är inte dessa uppgifter för distraherande, speciellt om du behöver hålla dig koncentrerad? Överväg sedan att prova denna tillgängliga tidsplaneringsstrategi från produktivitetskonsulten Ivy Lee.

Hans strategi var lätt som en plätt – skriv ner sex viktiga uppgifter för morgondagen innan du går och lägger dig. Prioritera dem efter deras betydelse. Nästa dag, utför det första dagliga målet och flytta inte till ett annat förrän du är klar med det. Utför andra uppdrag på samma sätt. Denna strategi låter dig fokusera intensivt på varje uppgift så att du kan slutföra dem på högsta nivå.

Hur kan du göra det?

Den här strategin kan låta lite förvirrande när du har många små uppgifter under dagen. Men det kan också hjälpa dig i sådana fall — dela upp dina små uppgifter i sex grupper efter typ och slutför dem en efter en.

Till exempel skulle din första uppgift vara att klargöra dina nästa steg i ett pågående arbetsprojekt. Sedan infogar du alla nödvändiga ändringar i den. Du kan ägna ditt tredje mål åt din produktivitet, som att meditera i 15 minuter eller ta en liten paus för att prata med dina kollegor. Arbete kommer inte att slita dig mellan dussintals uppgifter om du gradvis slutför alla dina dagliga planer.

"Ät dina grodor" på morgonen

Låt inte den här frasen förvirra dig – vi ska inte äta riktiga grodor! I sin tur är "Eat that frog" en tidsplaneringsstrategi från Brian Tracy, inspirerad av Mark Twains citat. Den här strategins huvudtanke är att göra de svåraste och obehagliga uppgifterna i början av dagen, så det värsta kommer att ligga bakom dig till slutet av dagen.

Att tänka på en komplicerad uppgift kan förstöra din produktivitet. Således, genom att avsluta det tidigt, blir du mindre stressad och mer motiverad när du hanterar andra dagliga rutiner. Men denna strategi har också nackdelar. När du börjar din dag med den värsta uppgiften, kan du sluta med att bli utmattad och trött efter att ha slutfört den (det har att göra med uppgiftens natur). Så använd det när du står inför mentala, inte fysiskt ansträngande aktiviteter.

Hur kan du göra det?

Det första du bör göra är att välja vilken uppgift som är mest stressande för dig. Att ringa din läkare, förbereda sig för projektpresentationen eller göra en presentation för att imponera på din chef kan vara en utmanande uppgift. Så om du tycker att uppdraget är deprimerande, slutför det först så att resten av dagen går felfritt.

Schemalägg viktiga jobbsamtal tidigt på morgonen om de får dig att känna dig obekväm. När du är klar, ta en tjock markör och stryk över planerarens hatade uppgift, så att du vet att den är klar och känner en otrolig lättnad.

Delegera dina uppgifter

Det är dags att glömma regeln, "Du vill att jobbet utförs väl, du gör det själv." Naturligtvis är detta ett utmärkt alternativ för människor runt omkring dig, men inte för dig. Om du ser att du är överbelastad med uppgifter, och några av dem kan du överföra till andra, tveka inte!/p>

En nyligen genomförd studie har visat att effektiv delegering minskar stress på arbetsplatsen och motiverar dig att prestera ditt bästa. Det ger dig mer tid att slutföra dina uppgifter ordentligt och hjälper till att spara lite tid för aktiviteter du tycker om, vare sig det är lässtund eller en liten hemmafest med dina vänner.

Hur kan du göra det?

Det kan vara svårt att börja delegera när du inte är van vid det, så börja i det små. För det första, vägra att hjälpa andra människor när du fortfarande har brådskande uppdrag att utföra.Börja sedan delegera enkla uppgifter som att göra några dokumentkopior eller sortera arbetsfilerna till din kontorschef

Du kan också delegera dina hemuppgifter – be din partner att städa när du är helt tömd eller beställ en hälsosam takeaway-middag när du inte har tid att laga mat. Det kommer inte bara att spara tid utan också göra dig mindre stressad och orolig.

Undvik multitasking

Det finns en vanlig uppfattning att om du bara gör en uppgift i taget så är du svag och kontraproduktiv. Även om multitasking är fruktansvärt för din energi- och produktivitetsnivå. Neurovetenskaplig forskning har visat att multitasking gör dig 40 % mindre produktiv, saktar ner ditt arbetsflöde och gör dig mindre koncentrerad.

Taskjonglering minskar din arbetsprestation och skapar en ångeststock på grund av de oavslutade pågående uppgifterna. Försök därför att slutföra dina dagliga mål – steg för steg. Detta tillvägagångssätt kommer att öka ditt fokus och hjälpa dig att visa bättre resultat.

Hur kan du göra det?

Om du är van vid att göra flera uppgifter samtidigt, kan du ha svårt att ändra denna vana. Men vi har gett dig några tips om hur du kan undvika multitasking. Om du lyssnar på några poddsändningar när du arbetar, skruva ner ljudvolymen så att du inte blir så distraherad av informationen den erbjuder.

Och om du svarar på massor av meddelanden och blir blöt i sociala medier medan du hanterar arbetsproblem, försök att stänga av aviseringarna. Du kan svara på dem senare när din hjärna inte behöver ett starkt fokus.

Använd planeringsverktyg

Kom ihåg att du inte behöver ha alla uppgifter och plikter i minnet eftersom det finns många tidshanterings- och planeringsverktyg för att göra det åt dig. Sådana kostnadsfria planeringsappar som Trello, Asana eller Notion är perfekta för att lagra alla dina uppgifter med beskrivningar, bifogade filer och andra viktiga detaljer.

Du kan justera dem till maximal komfort: om du till exempel vill få aviseringar om ytterligare uppgifter, aktivera dem. Spåra varje måls framsteg, dela dina planer med andra människor och håll dina rutiner på ett ställe för att inte glömma något brådskande. Sådana verktyg kan göra ditt liv mycket enklare. Genom att få alla planer listade skapar du en steg-för-steg-guide för dina uppgifter och rutiner så att du har fullständig kontroll över hela ditt liv.

Hur kan du göra det?

Om du vill få ut det mesta av planeringsverktygen, välj ett och håll dig till det. Genom att använda många planeringsappar kan du lätt bli trasslig och mindre produktiv. Så prova olika verktyg, testa deras funktioner och bestäm vilket som passar dig bäst.

Om du inte har använt planeringsappar tidigare kan du börja med din smartphones/laptops systempåminnelseapp (som Apple Reminders eller Google Calendar) eller använda enkla appar som Microsoft Todoist.Efter det, ange alla dina uppgifter och mål, börja spåra dem, markera slutförda uppdrag och känn hur produktiviteten fyller dig till bredden!

Resurser:

• Hur många produktiva timmar på en arbetsdag? Bara 2 timmar, 23 minuter... (2021)
• Att göra tidshantering till organisationens prioritet (2013)
• Prokrastineringspsykologi: varför människor skjuter upp viktiga uppgifter till sista minuten (2010)
• Prokrastineringens inverkan på arbetsplatsen och arbetsplatsens inverkan på förhalningen (2013)
• Perfektionismdimensioner och forskningsproduktivitet hos psykologiprofessorer: konsekvenser för att förstå perfektionismens (mal)anpassningsförmåga (2010)
• Effektiv tidshantering för anställdas prestationer i Northern Nigeria Noodle Company LTD (2020)
• Stressande jobb läsarundersökning (2017)
• En närmare titt på livsmål i vuxen ålder: Att tillämpa ett utvecklingsperspektiv på innehåll, dynamik och resultat av målviktighet och måluppnåelighet (2019)
• Ivy Lee-metoden: The Daily Rutine Experts Recommend for Peak Productivity (2020)
• Eat That Frog: Brian Tracy Explains The Truth About Frogs (2021)
• Effektiv delegering och dess inverkan på anställdas prestationer (2020)
• Är multi-tasking dåligt för din hjärna? Experter avslöjar de dolda farorna med att jonglera med för många jobb (2009)
• Spred inte ut dig för tunn: Effekten av uppgiftsjonglering på arbetarnas hastighet att slutföra jobb (2010)